会计系统是什么：有哪些类型，如何为您的企业选择

一笔贷款、一家银行和一本蓝色笔记本

王丽华经营宴会外烩已经四年。收到的钱、付出的钱、客户还欠她的钱，她都记在一本蓝色封面的笔记本里。这本笔记本从没让她失望过，直到那个星期二，她申请贷款购买一辆冷藏车。银行的客户经理客气而明确：需要最近两年的资产负债表和利润表。

那天晚上，丽华在厨房的餐桌上翻开笔记本。所有数字都在，可银行要的两份报表一份也没有。她缺的不是信息，而是一套能把这些信息变成别人可以阅读、可以核对的报表的系统。

什么是会计系统

会计系统是企业把每一笔交易变成有用信息所依靠的一整套规则、记录和工具。工具只是其中一部分；之所以称为系统，是因为每一笔销售、采购或付款，从原始凭证到报表，走的都是同一条路。它由五个部分组成：

• 会计科目表：企业使用的科目清单，分为资产、负债、所有者权益、收入和费用。
• 原始凭证：发票、收据、合同和银行对账单等证明每笔交易的单据。
• 账簿：按日期记录分录的日记账，以及按科目归集的总账。
• 流程：由谁记账、多久核对一次、何时月末结账。
• 报表：试算平衡表、利润表和资产负债表。

单式记账还是复式记账

单式记账就像流水账：一张收钱和花钱的清单。它能告诉您手上有多少现金，却说不清企业拥有什么、欠了什么、真正赚了多少，也编不出资产负债表。

复式记账则把每笔交易以相同金额记入两个科目：一个记借方，另一个记贷方。所以借方合计永远等于贷方合计；一旦不等，系统就会提示有错。银行向丽华要的两份报表，正是从复式记账中产生的。许多国家的商事法律要求公司采用复式记账；关于萨尔瓦多、西班牙和日本的指南，分别介绍了各国的要求。

四种记账方式

电子表格之夜

丽华决定把笔记本搬进电子表格。她抄录了两年的交易，设好公式，三个晚上之后，资产负债表差了350。她找了好几个小时。凌晨一点，错误终于现身：某一列的求和公式少算了一行，漏掉了一场婚宴的收款。

丽华并没有记错账，只是工具没有拦住她。选择时真正要看的就是这一点：好的会计系统，价值既在于它能做什么，也在于它不允许什么。借贷不等的分录它不接受，已经记录的金额也不会无声无息地消失。

选择时要问的六个问题

1. 它是否采用复式记账，并拒绝不平衡的分录？
2. 它是否保留历史？已记录的分录不会被删除，而是用冲销分录抵消，两条都看得见。
3. 它能否提供法律、银行和您的会计师需要的东西：日记账、总账、试算平衡表、利润表和资产负债表？
4. 如果您或您的会计师需要，它能否同时管理多家公司？
5. 您能否随时下载全部数据，而不必征得任何人同意？
6. 它是否支持您的语言？能解释每个术语的系统，学得更快，用得更好。

故事的结局

丽华在一个在线系统里建立了公司，录入期初余额，手拿凭证一个月一个月地记账。每一笔借贷不平的分录，都在入账之前被退回。两周后，会计师审核了账簿，丽华带着谁都能核对的资产负债表和利润表走进了银行。那本蓝色笔记本，如今收在抽屉里作纪念。

Aconta Online 能做什么

Aconta Online 是一款采用复式记账的在线会计系统。它拒绝任何借贷不相等的分录，从不修改已记录的分录（错误用冲销分录更正，两条都保留），并随每一笔分录更新日记账、总账、试算平衡表、利润表和资产负债表。它支持十四种语言，在术语表中解释每一个术语，会计事务所还可以管理多家公司。您的数据随时可以下载。它不代为报税，报税仍是您会计师的工作。第一家公司免费，无需绑卡。