Sistema contábil: o que é, quais são os tipos e como escolher o da sua empresa

Um empréstimo, um banco e um caderno azul

Mariana Costa tem um bufê há quatro anos. Anota tudo em um caderno de capa azul: o que recebe, o que paga e o que os clientes lhe devem. O caderno nunca falhou, até a terça-feira em que ela pede um empréstimo para comprar uma van refrigerada. A gerente do banco é gentil e precisa: precisa de um balanço patrimonial e de uma demonstração do resultado dos dois últimos anos.

Naquela noite Mariana abre o caderno na mesa da cozinha. Todos os números estão ali, mas nenhum dos dois documentos que pediram. Não lhe falta informação: falta um sistema que transforme essa informação em demonstrações que outra pessoa possa ler e conferir.

O que é um sistema contábil

Um sistema contábil é o conjunto de regras, registros e ferramentas com que uma empresa transforma cada operação em informação útil. A ferramenta é só uma parte; o que faz dele um sistema é que cada venda, compra ou pagamento segue sempre o mesmo caminho, do documento ao relatório. Ele tem cinco peças:

• O plano de contas: a lista de contas da empresa, agrupadas em ativo, passivo, patrimônio líquido, receitas e despesas.
• Os documentos de suporte: notas fiscais, recibos, contratos e extratos que comprovam cada movimento.
• Os livros: o livro diário, que registra os lançamentos por data, e o livro razão, que os organiza conta por conta.
• Os procedimentos: quem registra, com que frequência se revisa e quando se fecha um mês.
• Os relatórios: o balancete de verificação, a demonstração do resultado e o balanço patrimonial.

Partidas simples ou partidas dobradas

As partidas simples funcionam como um talão de cheques: uma lista de entradas e saídas de dinheiro. Dizem quanto havia em caixa, mas não o que a empresa tem, o que deve nem quanto lucrou de verdade, e não conseguem produzir um balanço patrimonial.

Nas partidas dobradas, cada movimento é registrado em duas contas pelo mesmo valor: a débito de uma e a crédito de outra. Por isso a soma dos débitos é sempre igual à dos créditos, e quando não é, o sistema avisa de um erro. Com partidas dobradas saem as duas demonstrações que o banco pediu a Mariana. Muitas leis comerciais exigem das sociedades uma contabilidade formal por partidas dobradas; os guias de El Salvador, Espanha e Japão explicam o que cada país pede.

Quatro formas de fazer a contabilidade

A noite da planilha

Mariana decide passar o caderno para uma planilha. Copia dois anos de movimentos, monta suas fórmulas e, três noites depois, o balanço não fecha por 350. Procura durante horas. O erro aparece à uma da manhã: a fórmula de soma de uma coluna terminava uma linha antes e deixava de fora o recebimento de um casamento.

Mariana não tinha feito a contabilidade errado. Foi a ferramenta que não a impediu. Essa é a diferença que importa na hora de escolher: um bom sistema contábil vale tanto pelo que faz quanto pelo que não permite. Não aceita um lançamento cujo débito e crédito não coincidem, e não deixa um valor registrado desaparecer sem rastro.

Seis perguntas para escolher

1. Ele trabalha com partidas dobradas e recusa um lançamento que não fecha?
2. Ele guarda o histórico? Um lançamento registrado não se apaga: é anulado com um estorno, e os dois ficam à vista.
3. Ele entrega o que pedem a lei, o banco e o seu contador: livro diário, livro razão, balancete, demonstração do resultado e balanço patrimonial?
4. Ele consegue manter mais de uma empresa, se você ou o seu contador precisarem?
5. Você pode baixar todos os seus dados quando quiser, sem pedir permissão?
6. Ele fala o seu idioma? Um sistema que explica cada termo se aprende mais rápido e se usa melhor.

O fim da história

Mariana abre a sua empresa em um sistema on-line, lança os saldos de abertura e registra mês a mês com os documentos na mão. Cada lançamento que não fecha é devolvido antes de entrar. Duas semanas depois, o contador revisa os livros e ela leva ao banco um balanço patrimonial e uma demonstração do resultado que qualquer pessoa pode conferir. O caderno azul continua em uma gaveta, como lembrança.

Onde entra o Aconta Online

O Aconta Online é um sistema contábil on-line por partidas dobradas. Recusa qualquer lançamento cujo débito e crédito não coincidam, nunca edita um lançamento registrado (um erro se corrige com um estorno, e os dois ficam) e mantém em dia, a cada lançamento, o livro diário, o livro razão, o balancete de verificação, a demonstração do resultado e o balanço patrimonial. Funciona em catorze idiomas, explica cada termo no seu glossário e permite que um escritório mantenha várias empresas. Os seus dados podem ser baixados quando você quiser. Ele não entrega declarações de impostos: isso continua sendo trabalho do seu contador. A primeira empresa é grátis, sem cartão.