Een verschil van 270
Daan Visser heeft al elf jaar een ijzerwarenwinkel en doet zelf de boekhouding, in een spreadsheet die hij uit zijn hoofd kent. Het is de laatste dag van de maand. Hij telt de debetkolom op: 48.620. De creditkolom: 48.350. Er ontbreekt 270, en hij weet niet waar.
Hij loopt de boekingen van de eerste week na, dan die van de tweede. Om elf uur 's avonds heeft hij tweehonderd mutaties bekeken en het verschil is er nog steeds, onaangetast, als een steentje in zijn schoen. Dan herinnert hij zich iets wat een docente boekhouden hem jaren geleden leerde: reken eerst met het verschil, en zoek pas daarna.
Wat de proefbalans ziet en wat niet
De proefbalans vergelijkt het totaal van alle debetsaldi met het totaal van alle creditsaldi. Zijn ze ongelijk, dan zit er zeker een fout in. Maar als ze gelijk zijn, bewijst dat niet dat er geen fout is.
| De proefbalans ziet | De proefbalans ziet niet |
|---|---|
| Een boeking waarin debet en credit verschillen | Een boeking die nooit is vastgelegd |
| Een bedrag dat maar aan één kant in het grootboek is overgenomen | Een boeking die twee keer is vastgelegd |
| Een verkeerde optelling | Een bedrag op de verkeerde rekening, aan de goede kant |
| Een cijfer dat in debet anders staat dan in credit | Hetzelfde verkeerde bedrag aan beide kanten |
Vijf aanwijzingen om het verschil te vinden
- Tel opnieuw op. Het klinkt vanzelfsprekend, maar de fout zit vaker in het totaal dan men denkt.
- Zoek het exacte verschil. Een bedrag gelijk aan het verschil is vaak een ontbrekende regel: een boeking met debet en zonder credit.
- Deel door twee. Staat een bedrag aan de verkeerde kant, dan is het verschil het dubbele van dat bedrag. Bij 270 zoekt u een 135.
- Deel door negen. Is het verschil zonder rest deelbaar door 9, denk dan aan twee verwisselde cijfers (4.350 geschreven als 4.530 geeft 180) of een verschoven komma (300 geschreven als 30 geeft 270).
- Vergelijk met de vorige maand. Een rekening waarvan het saldo veel meer veranderde dan normaal, is een goed vertrekpunt.
De fout van Daan
Daan deelt 270 door 2: 135. Nergens een 135. Hij deelt 270 door 9: precies 30. Dus zoekt hij een 30 die 300 had moeten zijn, of een 300 die 30 had moeten zijn. Hij vindt hem binnen twee minuten: een inkoop van schroeven voor 300 euro, in debet op voorraad geboekt voor 300 en in credit op kas voor 30. Een nul die op het toetsenbord was blijven liggen.
Die avond leert Daan twee dingen. Ten eerste vindt rekenwerk in minuten wat het oog in uren niet vindt. Ten tweede had de fout er nooit in mogen komen: een boeking met 300 in debet en 30 in credit sluit niet, en een systeem met dubbel boekhouden had haar direct geweigerd.
De fouten die de proefbalans niet ziet
De maand daarna houdt Daan zijn boeken bij in een systeem dat boekingen weigert die niet sluiten, en zijn proefbalans sluit altijd. Onfeilbaar is ze daardoor niet. Voor fouten die de totalen niet veranderen, helpen deze controles:
- Stem elke maand de bank af: een ontbrekende of dubbele boeking verschijnt meestal als verschil met het bankafschrift.
- Controleer de normale saldi: een kas met een creditsaldo of een kostenrekening met een creditsaldo is onmogelijk en verraadt een verkeerde kant of een verkeerde rekening.
- Vergelijk elke rekening met dezelfde maand vorig jaar en vraag naar elke grote sprong.
- Tel de voorraad en vergelijk die met wat de boeken zeggen.
Zo vond Daan zijn tweede fout: de winkelhuur van 1.000 euro, geboekt op de rekening elektriciteit. De proefbalans sloot, maar de stroomrekening van die maand leek die van een fabriek.
Hoe u een boeking herstelt zonder iets te wissen
Een vastgelegde boeking wordt niet gewist of overschreven. Ze wordt hersteld met een tegenboeking, dezelfde boeking met de kanten omgedraaid, en daarna wordt de juiste boeking vastgelegd. Alle drie blijven in het journaal staan en iedereen kan volgen wat er gebeurd is.
| Boeking | Debet | Credit | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Oorspronkelijk, fout | Elektriciteit | Kas | 1.000 |
| Tegenboeking | Kas | Elektriciteit | 1.000 |
| Juiste boeking | Huurkosten | Kas | 1.000 |
Wissen was sneller geweest, maar een boek dat gewist kan worden, is een boek dat niemand kan vertrouwen: niet de boekhouder, niet de bank en uzelf over een jaar ook niet.
Waar Aconta Online in beeld komt
Aconta Online weigert elke boeking waarin debet en credit niet overeenkomen, dus het verschil van 270 ontstaat niet eens. Het wijzigt nooit een vastgelegde boeking: het maakt haar ongedaan met een tegenboeking en bewaart beide, met de datum en de persoon die elk ervan maakte. De proefbalans is altijd actueel, en de woordenlijst legt het normale saldo van elk soort rekening uit, zodat u in één oogopslag ziet wat niet past. Het eerste bedrijf is gratis, zonder creditcard.
Veelgestelde vragen
Waarom sluit mijn proefbalans niet?
Bijna altijd door een boeking waarin debet en credit verschillen, een bedrag dat maar aan één kant in het grootboek staat of een verkeerde optelling. Deel het verschil door 2 en door 9 om gerichter te zoeken.
Wat betekent het als het verschil deelbaar is door 9?
Dat er waarschijnlijk twee cijfers zijn verwisseld, zoals 54 geschreven als 45, of een komma is verschoven, zoals 300 geschreven als 30. Beide geven een verschil dat een veelvoud van 9 is.
Mag een verkeerde boeking worden gewist?
Ze moet niet worden gewist. U legt een tegenboeking vast met de kanten omgedraaid en daarna de juiste boeking, zodat de hele geschiedenis in het journaal blijft.
Als de proefbalans sluit, kloppen mijn boeken dan?
Niet per se. De proefbalans ziet geen ontbrekende boeking, geen dubbele en geen bedrag op de verkeerde rekening. Daarvoor zijn de bankafstemming, de controle van de saldi en de voorraadtelling.