Achterstallige boekhouding: zo haalt u stap voor stap uw achterstand in, zonder het overzicht te verliezen

Zes maanden in een la

Lotte Mulder leidt een ontwerpstudio met twee medewerkers. Het gaat goed: zo goed dat ze de afgelopen zes maanden geen enkele middag voor de boekhouding had. De verkoopfacturen staan in haar mailbox, de inkoopfacturen in een map, de bonnetjes van taxi's en kantoorartikelen in een la die niet meer dichtgaat.

Op een maandag mailt haar boekhouder: hij heeft de boeken over drie weken bijgewerkt nodig om de jaaraangifte voor te bereiden. Lotte trekt de la open, kijkt er een tijdje naar en schuift hem weer dicht. Ze weet niet waar ze moet beginnen, en precies daarom is ze nooit begonnen.

Waarom het zich opstapelt

Bijna niemand raakt achterop uit slordigheid. Men raakt achterop omdat het werk voor klanten altijd dringender lijkt, omdat één week boeken weinig lijkt en zes maanden onmogelijk, en omdat het openen van de la angst geeft voor wat erin zit. De achterstand voedt zichzelf: hoe groter hij wordt, hoe moeilijker het begin. Daarom ligt de uitweg niet in meer wilskracht, maar in een plan.

Leg dit klaar voordat u begint

• De bankafschriften van elke achterstallige maand, als pdf of op papier.
• De facturen aan klanten en de facturen van leveranciers.
• De bonnetjes van uitgaven die contant of met een kaart zijn betaald.
• De contracten van leningen, huur en aankopen van apparatuur.
• De laatste afgesloten balans, of op zijn minst de saldi waarmee de periode begon.

Het plan in zeven stappen

1. Bepaal het startpunt. Kies de datum vanaf wanneer u boekt en noteer het openingssaldo van elke rekening: kas, bank, debiteuren, crediteuren, leningen en kapitaal.
2. Sorteer per maand. Eén envelop of map per maand. Boek nog niets.
3. Maak de bank de ruggengraat. Elke regel van het afschrift is een boeking: een ontvangst, een betaling, bankkosten. Begin daar, want de bank vergeet niets.
4. Vul aan wat de bank niet ziet. Contante uitgaven, verkopen op rekening die nog niet zijn betaald en inkoopfacturen die nog openstaan.
5. Sluit elke maand af voordat u verdergaat. Stem de bank af, bekijk de proefbalans en beschouw de maand als afgesloten als alles klopt.
6. Noteer wat ontbreekt. Ontbreekt een factuur, noteer dat en vraag haar op bij de leverancier; ontbreekt een afschrift, vraag het aan de bank. Verzin geen bedrag.
7. Eenmaal bij het heden, plan een vast moment per week. Eén uur elke vrijdag is genoeg om de la niet opnieuw te laten vollopen.

Hoe lang het duurt

Dat hangt af van het aantal mutaties, niet van het aantal maanden. De eerste maand is de traagste, omdat u moet beslissen hoe elk soort transactie wordt geboekt; de volgende maanden herhalen die beslissingen en gaan veel sneller. Is het volume erg groot of zijn er belastingverplichtingen verlopen, schakel dan vanaf het begin uw boekhouder in.

Wat u beter kunt vermijden

• Eén enkele boeking „correctie zes maanden” die later niemand kan uitleggen.
• Maanden overslaan om sneller bij het heden te zijn: elke maand hangt af van de saldi van de vorige.
• Bedragen verzinnen of afronden zodat iets sluit. Een onverklaard verschil is informatie; een verzonnen bedrag is een verborgen fout.
• Het privégeld vergeten: heeft de zaak privé-uitgaven betaald, boek ze dan als privé-opnamen, niet als kosten.

De drie weken van Lotte

Lotte blokte drie zaterdagen in haar agenda. De eerste sorteerde ze de papieren per maand en voerde ze de openingssaldi in; januari boeken kostte haar de hele ochtend. Februari de helft daarvan. Op de tweede zaterdag sloot ze maart, april en mei af, op de derde juni en de laatste bankafstemming. Twee facturen van een leverancier ontbraken; ze kwamen dinsdag per e-mail.

Ze leverde de boeken bij haar boekhouder in met twee dagen speling. Sindsdien boekt Lotte op vrijdag om vijf uur de week. Het kost haar minder dan een uur en het is, zegt ze, het rustigste uur van haar week.

Waar Aconta Online in beeld komt

Met Aconta Online voert u de openingssaldi in en boekt u elke transactie op de datum waarop ze plaatsvond, maand voor maand. Elke boeking die niet sluit, wordt meteen geweigerd, de proefbalans werkt zichzelf bij en als een maand is gecontroleerd, sluit u haar af zodat niets haar later verandert. Het eerste bedrijf is gratis, zonder creditcard.