积压的账怎么补：一步一步赶上进度，不再手忙脚乱

抽屉里的半年

赵敏经营一家设计工作室，手下有两位同事。生意很好，好到过去半年她连一个下午都没空记账。开出的发票在邮箱里，供应商的发票在一个文件夹里，打车和文具的收据塞在一个已经关不上的抽屉里。

一个星期一，会计师发来消息：三周内需要把账补到最新，以便准备年度申报。赵敏拉开抽屉看了一会儿，又关上了。她不知道从哪里下手，正因为如此，她一直没有开始。

为什么会越积越多

几乎没有人是因为马虎才落下的。落下，是因为客户的事总显得更急；记一周的账显得微不足道，补半年的账又显得遥不可及；打开抽屉，还怕看见里面的东西。积压会自我滋长：越多，越难开始。所以出路不是更强的意志力，而是一份计划。

开始之前，准备好这些

• 每个积压月份的银行对账单，PDF或纸质都可以。
• 开给客户的发票和收到的供应商发票。
• 用现金或刷卡支付的费用收据。
• 借款、租赁和设备采购合同。
• 最近一次结账的资产负债表，至少要有期初余额。

七步计划

1. 确定起点。 选定开始记账的日期，写下每个科目的期初余额：库存现金、银行存款、应收账款、应付账款、借款和实收资本。
2. 按月分类。 每月一个信封或文件夹。先不要记任何账。
3. 以银行流水为主线。 对账单上的每一行就是一笔分录：一笔收款、一笔付款、一笔手续费。从这里开始，因为银行什么都不会忘。
4. 补上银行看不到的部分。 现金支出、尚未收款的赊销，以及尚未付款的供应商发票。
5. 每结完一个月，再进入下一个月。 核对银行，检查试算平衡表，全部平衡后，把这个月视为结清。
6. 记下缺少的东西。 缺发票就记下来，向供应商索取；缺对账单，就向银行索取。不要编造数字。
7. 赶上进度后，定一个每周固定的时间。 每个星期五一小时，就足以让抽屉不再塞满。

需要多长时间

取决于交易笔数，而不是月数。第一个月最慢，因为要决定每类交易怎么记；之后的月份只是重复这些决定，会快得多。如果业务量很大，或者有逾期的税务义务，最好一开始就请会计师帮忙。

要避免什么

• 一笔谁也解释不清的“半年调整”分录。
• 为了快点赶上而跳过某些月份：每个月都依赖上个月的余额。
• 为了让账平而编造或凑整数字。无法解释的差额是一条信息；编造的数字是一处隐藏的错误。
• 忘了个人的钱：如果企业替个人付了开销，要记为业主提取，而不是费用。

赵敏的三周

赵敏在日历上空出了三个星期六。第一个星期六，她按月整理单据、录入期初余额；记一月份的账花了她整个上午。二月份只用了一半时间。第二个星期六，她结清了三月、四月和五月；第三个星期六，完成了六月和最后一次银行对账。某家供应商缺了两张发票，星期二通过邮件补到了。

她比截止日期提前两天把账交给了会计师。从那以后，每个星期五下午五点，赵敏都会把这一周的账记好。用不了一个小时，她说，那是她一周里最安心的一小时。

Aconta Online 能做什么

在 Aconta Online 中，您可以录入期初余额，并按每笔交易实际发生的日期，一个月一个月地记账。借贷不平的分录会被当场拒绝，试算平衡表自动更新；某个月核对完毕后，您可以将其结账，以后谁也改不了。第一家公司免费，无需绑卡。