Καθυστερημένα λογιστικά: πώς να τα ενημερώσετε βήμα βήμα χωρίς να χάσετε την ψυχραιμία σας

Έξι μήνες σε ένα συρτάρι

Η Πωλίνα Μιχαηλίδου διευθύνει ένα στούντιο σχεδιασμού με δύο συνεργάτες. Η δουλειά πάει καλά: τόσο καλά που τους τελευταίους έξι μήνες δεν βρήκε ούτε ένα απόγευμα για τα λογιστικά. Τα τιμολόγια που εξέδωσε είναι στο email της, των προμηθευτών σε έναν φάκελο, οι αποδείξεις από ταξί και χαρτικά σε ένα συρτάρι που δεν κλείνει πια.

Μια Δευτέρα ο λογιστής της γράφει: χρειάζεται τα βιβλία ενημερωμένα σε τρεις εβδομάδες για να ετοιμάσει την ετήσια δήλωση. Η Πωλίνα ανοίγει το συρτάρι, το κοιτάζει για λίγο και το ξανακλείνει. Δεν ξέρει από πού να αρχίσει, και ακριβώς γι' αυτό δεν άρχισε ποτέ.

Γιατί συσσωρεύονται

Σχεδόν κανείς δεν μένει πίσω από αμέλεια. Μένει πίσω γιατί η δουλειά με τους πελάτες μοιάζει πάντα πιο επείγουσα, γιατί μία εβδομάδα μοιάζει λίγη και έξι μήνες αδύνατοι, και γιατί το άνοιγμα του συρταριού φέρνει φόβο για το τι θα βρεθεί. Η καθυστέρηση τρέφεται από τον εαυτό της: όσο μεγαλώνει, τόσο πιο δύσκολο γίνεται το ξεκίνημα. Γι' αυτό η λύση δεν είναι περισσότερη θέληση, αλλά ένα σχέδιο.

Πριν ξεκινήσετε, συγκεντρώστε

• Τα αντίγραφα κίνησης κάθε καθυστερημένου μήνα, σε PDF ή σε χαρτί.
• Τα τιμολόγια προς πελάτες και τα τιμολόγια των προμηθευτών.
• Τις αποδείξεις εξόδων που πληρώθηκαν με μετρητά ή κάρτα.
• Τις συμβάσεις δανείων, μισθώσεων και αγορών εξοπλισμού.
• Τον τελευταίο κλεισμένο ισολογισμό ή τουλάχιστον τα υπόλοιπα με τα οποία ξεκίνησε η περίοδος.

Το σχέδιο σε επτά βήματα

1. Ορίστε το σημείο εκκίνησης. Επιλέξτε την ημερομηνία από την οποία θα καταχωρίζετε και σημειώστε το υπόλοιπο έναρξης κάθε λογαριασμού: ταμείο, τράπεζα, πελάτες, προμηθευτές, δάνεια και κεφάλαιο.
2. Ταξινομήστε ανά μήνα. Ένας φάκελος ανά μήνα. Μην καταχωρίσετε τίποτα ακόμη.
3. Κάντε την τράπεζα ραχοκοκαλιά. Κάθε γραμμή του αντιγράφου κίνησης είναι μια εγγραφή: μια είσπραξη, μια πληρωμή, μια προμήθεια. Ξεκινήστε από εκεί, γιατί η τράπεζα δεν ξεχνά τίποτα.
4. Συμπληρώστε ό,τι δεν βλέπει η τράπεζα. Έξοδα με μετρητά, πωλήσεις με πίστωση που δεν εισπράχθηκαν και τιμολόγια προμηθευτών που δεν πληρώθηκαν.
5. Κλείστε κάθε μήνα πριν περάσετε στον επόμενο. Κάντε συμφωνία τράπεζας, ελέγξτε το ισοζύγιο και, όταν όλα ισοσκελίζονται, θεωρήστε τον μήνα κλεισμένο.
6. Σημειώστε ό,τι λείπει. Αν λείπει τιμολόγιο, σημειώστε το και ζητήστε το από τον προμηθευτή· αν λείπει αντίγραφο κίνησης, ζητήστε το από την τράπεζα. Μην επινοήσετε το ποσό.
7. Όταν φτάσετε στο σήμερα, κλείστε ένα εβδομαδιαίο ραντεβού. Μία ώρα κάθε Παρασκευή αρκεί για να μη γεμίσει ξανά το συρτάρι.

Πόσο χρόνο θέλει

Εξαρτάται από τον αριθμό των κινήσεων, όχι από τον αριθμό των μηνών. Ο πρώτος μήνας είναι ο πιο αργός, γιατί σας αναγκάζει να αποφασίσετε πώς καταχωρίζεται κάθε είδος πράξης· οι επόμενοι επαναλαμβάνουν αυτές τις αποφάσεις και πάνε πολύ πιο γρήγορα. Αν ο όγκος είναι πολύ μεγάλος ή υπάρχουν ληξιπρόθεσμες φορολογικές υποχρεώσεις, ζητήστε βοήθεια από τον λογιστή σας από την αρχή.

Τι να αποφύγετε

• Μία μόνο εγγραφή «διόρθωση εξαμήνου» που κανείς δεν θα μπορεί να εξηγήσει αργότερα.
• Να πηδήξετε μήνες για να φτάσετε πιο γρήγορα στο σήμερα: κάθε μήνας εξαρτάται από τα υπόλοιπα του προηγούμενου.
• Να επινοήσετε ή να στρογγυλέψετε ποσά για να ισοσκελιστεί κάτι. Μια ανεξήγητη διαφορά είναι πληροφορία· ένα επινοημένο ποσό είναι κρυμμένο λάθος.
• Να ξεχάσετε τα προσωπικά χρήματα: αν η επιχείρηση πλήρωσε προσωπικά έξοδα, καταχωρίστε τα ως αναλήψεις ιδιοκτήτη, όχι ως έξοδα.

Οι τρεις εβδομάδες της Πωλίνας

Η Πωλίνα έκλεισε τρία Σάββατα στο ημερολόγιό της. Το πρώτο το αφιέρωσε στην ταξινόμηση των χαρτιών ανά μήνα και στα υπόλοιπα έναρξης· ο Ιανουάριος τής πήρε όλο το πρωί. Ο Φεβρουάριος τον μισό χρόνο. Το δεύτερο Σάββατο έκλεισε τον Μάρτιο, τον Απρίλιο και τον Μάιο· το τρίτο, τον Ιούνιο και την τελική συμφωνία τράπεζας. Έλειπαν δύο τιμολόγια ενός προμηθευτή, που ήρθαν με email την Τρίτη.

Παρέδωσε τα βιβλία στον λογιστή της με δύο μέρες περιθώριο. Από τότε, κάθε Παρασκευή στις πέντε, η Πωλίνα καταχωρίζει την εβδομάδα. Της παίρνει λιγότερο από μία ώρα και, όπως λέει, είναι η πιο ήσυχη ώρα της εβδομάδας της.

Πού μπαίνει το Aconta Online

Στο Aconta Online περνάτε τα υπόλοιπα έναρξης και καταχωρίζετε εγγραφές με την ημερομηνία που έγινε κάθε πράξη, μήνα με τον μήνα. Κάθε εγγραφή που δεν ισοσκελίζεται απορρίπτεται αμέσως, το ισοζύγιο ενημερώνεται μόνο του και, όταν ένας μήνας ελεγχθεί, τον κλείνετε ώστε να μην τον αλλάξει τίποτα αργότερα. Η πρώτη εταιρεία είναι δωρεάν, χωρίς κάρτα.