दराज़ में छह महीने
पूजा मेहता दो साथियों के साथ एक डिज़ाइन स्टूडियो चलाती हैं। काम अच्छा चल रहा है: इतना अच्छा कि पिछले छह महीनों में हिसाब के लिए एक भी दोपहर नहीं मिली। जारी किए बिल ईमेल में हैं, आपूर्तिकर्ताओं के बिल एक फ़ोल्डर में, और टैक्सी व स्टेशनरी की रसीदें एक दराज़ में जो अब बंद नहीं होती।
एक सोमवार उनके लेखाकार का संदेश आता है: सालाना रिटर्न तैयार करने के लिए तीन हफ़्ते में अद्यतन बहियाँ चाहिए। पूजा दराज़ खोलती हैं, कुछ देर देखती हैं और फिर बंद कर देती हैं। उन्हें नहीं पता कहाँ से शुरू करें, और इसीलिए उन्होंने कभी शुरू ही नहीं किया।
यह जमा क्यों होता जाता है
लगभग कोई भी लापरवाही से पीछे नहीं होता। पीछे इसलिए होते हैं क्योंकि ग्राहकों का काम हमेशा ज़्यादा ज़रूरी लगता है, एक हफ़्ते का हिसाब छोटा लगता है और छह महीने का असंभव, और दराज़ खोलने पर डर लगता है कि अंदर क्या निकलेगा। पिछड़ापन ख़ुद को बढ़ाता है: जितना बड़ा, उतना कठिन शुरू करना। इसलिए रास्ता ज़्यादा इच्छाशक्ति नहीं, एक योजना है।
शुरू करने से पहले यह इकट्ठा कीजिए
सात चरणों की योजना
- शुरुआती बिंदु तय कीजिए। वह तारीख़ चुनिए जिससे आप दर्ज करेंगे, और हर खाते का आरंभिक शेष लिखिए: रोकड़, बैंक, ग्राहक, आपूर्तिकर्ता, कर्ज़ और पूँजी।
- महीने के हिसाब से छाँटिए। हर महीने के लिए एक लिफ़ाफ़ा या फ़ोल्डर। अभी कुछ दर्ज मत कीजिए।
- बैंक को आधार बनाइए। बैंक विवरण की हर पंक्ति एक प्रविष्टि है: एक प्राप्ति, एक भुगतान, एक शुल्क। वहीं से शुरू कीजिए, क्योंकि बैंक कुछ नहीं भूलता।
- जो बैंक में नहीं दिखता, उसे जोड़िए। नक़द ख़र्च, उधार की बिक्री जिसका पैसा अभी नहीं आया, और आपूर्तिकर्ताओं के बिल जो अभी नहीं चुकाए।
- अगले महीने पर जाने से पहले हर महीना बंद कीजिए। बैंक मिलान कीजिए, तलपट देखिए, और सब मिल जाए तो महीने को बंद मानिए।
- जो कमी है, उसे लिखिए। बिल न हो तो लिखिए और आपूर्तिकर्ता से माँगिए; बैंक विवरण न हो तो बैंक से। कोई रक़म गढ़िए मत।
- वर्तमान तक पहुँचकर हर हफ़्ते का समय तय कीजिए। हर शुक्रवार एक घंटा काफ़ी है ताकि दराज़ फिर न भरे।
कितना समय लगता है
यह लेन-देन की संख्या पर निर्भर है, महीनों की संख्या पर नहीं। पहला महीना सबसे धीमा होता है, क्योंकि तय करना पड़ता है कि हर तरह का लेन-देन कैसे दर्ज होगा; बाद के महीने वही फ़ैसले दोहराते हैं और बहुत तेज़ चलते हैं। अगर मात्रा बहुत ज़्यादा है या कर दायित्वों की तारीख़ निकल चुकी है, तो शुरू से ही अपने लेखाकार की मदद लीजिए।
किन बातों से बचें
- “छह महीने का समायोजन” नाम की एक अकेली प्रविष्टि, जिसे बाद में कोई समझा न सके।
- जल्दी वर्तमान तक पहुँचने के लिए महीने छोड़ देना: हर महीना पिछले महीने के शेष पर टिका है।
- कुछ मिलाने के लिए रक़में गढ़ना या गोल करना। बिना कारण वाला अंतर एक जानकारी है; गढ़ी हुई रक़म छिपी हुई गलती।
- निजी पैसे को भूल जाना: अगर व्यवसाय ने निजी ख़र्च चुकाए हैं, तो उन्हें ख़र्च नहीं, मालिक के आहरण के रूप में दर्ज कीजिए।
पूजा के तीन हफ़्ते
पूजा ने अपने कैलेंडर में तीन शनिवार रोक लिए। पहले शनिवार उन्होंने काग़ज़ महीने के हिसाब से छाँटे और आरंभिक शेष डाले; जनवरी दर्ज करने में पूरी सुबह लग गई। फ़रवरी में उसका आधा समय। दूसरे शनिवार उन्होंने मार्च, अप्रैल और मई बंद किए; तीसरे शनिवार जून और आख़िरी बैंक मिलान। एक आपूर्तिकर्ता के दो बिल कम थे, जो मंगलवार को ईमेल से आ गए।
उन्होंने बहियाँ दो दिन पहले ही लेखाकार को सौंप दीं। तब से हर शुक्रवार शाम पाँच बजे पूजा हफ़्ते भर का हिसाब दर्ज करती हैं। एक घंटे से कम लगता है और, वे कहती हैं, यह उनके हफ़्ते का सबसे शांत घंटा है।
Aconta Online कहाँ काम आता है
Aconta Online में आप आरंभिक शेष डाल सकते हैं और हर लेन-देन को उसी तारीख़ से दर्ज कर सकते हैं जिस दिन वह हुआ, महीना-दर-महीना। हर बेमेल प्रविष्टि तुरंत लौटा दी जाती है, तलपट अपने आप अद्यतन होता है, और जब कोई महीना जाँच लिया जाए, तो आप उसे बंद कर देते हैं ताकि बाद में कुछ न बदले। पहली कंपनी मुफ़्त है, कार्ड की ज़रूरत नहीं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
पिछड़ा हुआ हिसाब कैसे पूरा करें?
योजना से: आरंभिक शेष तय कीजिए, दस्तावेज़ महीने के हिसाब से छाँटिए, पहले बैंक के लेन-देन दर्ज कीजिए, फिर नक़द और उधार की बिक्री-ख़रीद जोड़िए, और अगले महीने पर जाने से पहले हर महीना बंद कीजिए।
अगर कई महीने दर्ज नहीं हुए तो कहाँ से शुरू करें?
पहले पिछड़े महीने के बैंक विवरण से। हर लेन-देन एक प्रविष्टि है, और बैंक कोई नहीं भूलता।
क्या सभी पिछड़े महीनों के लिए एक ही प्रविष्टि कर सकते हैं?
ऐसा करना ठीक नहीं। एक समेकित प्रविष्टि न समझाई जा सकती है, न जाँची जा सकती है, गलतियाँ छिपाती है और आपके व आपके लेखाकार के लिए महीनों को बिना जानकारी के छोड़ देती है।
अगर कोई बिल नहीं मिल रहा तो क्या करें?
आपूर्तिकर्ता से उसकी प्रति माँगिए और लिखिए कि वह बाक़ी है। महीना बंद करने के लिए रक़म गढ़िए या गोल मत कीजिए।