लेखा की गलतियाँ: तलपट न मिलने की वजह कैसे खोजें

270 का अंतर

राजेश गुप्ता ग्यारह साल से हार्डवेयर की दुकान चलाते हैं और हिसाब ख़ुद रखते हैं, एक स्प्रेडशीट में जिसे वे ज़ुबानी जानते हैं। महीने का आख़िरी दिन है। वे डेबिट वाला कॉलम जोड़ते हैं: 48,620। क्रेडिट वाला: 48,350। 270 कम हैं, और पता नहीं कहाँ।

वे पहले हफ़्ते की प्रविष्टियाँ देखते हैं, फिर दूसरे की। रात ग्यारह बजे तक दो सौ लेन-देन देख चुके हैं और अंतर जस का तस है, जूते में फँसे कंकड़ की तरह। तभी उन्हें बरसों पहले की एक शिक्षिका की बात याद आती है: खोजने से पहले अंतर से हिसाब लगाइए।

तलपट क्या पकड़ता है और क्या नहीं

तलपट सभी डेबिट शेषों के जोड़ की तुलना सभी क्रेडिट शेषों के जोड़ से करता है। बराबर न हों तो गलती पक्की है। पर बराबर हों, तो भी यह साबित नहीं होता कि गलती नहीं है।

अंतर खोजने के पाँच सुराग़

1. फिर से जोड़िए। सुनने में मामूली लगता है, पर गलती अक्सर जोड़ में ही होती है।
2. ठीक अंतर जितनी रक़म खोजिए। अंतर के बराबर रक़म अक्सर छूटी हुई पंक्ति होती है: डेबिट वाली प्रविष्टि, जिसका क्रेडिट नहीं है।
3. दो से भाग दीजिए। अगर कोई रक़म उलटी तरफ़ चली गई, तो अंतर उस रक़म का दोगुना होता है। 270 हो तो 135 खोजिए।
4. नौ से भाग दीजिए। अगर अंतर 9 से पूरा कट जाए, तो दो अंकों की अदला-बदली (4,350 की जगह 4,530 लिखने से 180 का अंतर) या खिसका दशमलव (300 की जगह 30 लिखने से 270 का अंतर) पर शक कीजिए।
5. पिछले महीने से तुलना कीजिए। जिस खाते का शेष सामान्य से कहीं ज़्यादा बदला हो, वहाँ से शुरू करना अच्छा है।

राजेश की गलती

राजेश 270 को 2 से भाग देते हैं: 135। कहीं 135 नहीं है। 270 को 9 से भाग देते हैं: ठीक 30। तो वे ऐसा 30 खोजते हैं जो 300 होना चाहिए था, या ऐसा 300 जो 30 होना चाहिए था। दो मिनट में मिल जाता है: पेंचों की 300 रुपये की ख़रीद, जो डेबिट में स्टॉक पर 300 और क्रेडिट में रोकड़ पर 30 दर्ज थी। कीबोर्ड पर रह गया एक शून्य।

उस रात राजेश ने दो बातें सीखीं। पहली, जो आँख घंटों में नहीं ढूँढ पाती, अंकगणित मिनटों में ढूँढ लेता है। दूसरी, यह गलती अंदर आनी ही नहीं चाहिए थी: डेबिट में 300 और क्रेडिट में 30 वाली प्रविष्टि का मिलान नहीं होता, और दोहरी प्रविष्टि वाली प्रणाली उसे उसी पल लौटा देती।

वे गलतियाँ जो तलपट नहीं देखता

अगले महीने से राजेश ऐसी प्रणाली में हिसाब रखते हैं जो बेमेल प्रविष्टियाँ लौटा देती है, और उनका तलपट हमेशा मिलता है। फिर भी वह अचूक नहीं है। जो गलतियाँ जोड़ नहीं बदलतीं, उनके लिए ये जाँचें काम आती हैं:

• हर महीने बैंक मिलान कीजिए: छूटी या दोहरी प्रविष्टि आम तौर पर बैंक विवरण से अंतर के रूप में दिखती है।
• सामान्य शेष जाँचिए: क्रेडिट शेष वाली रोकड़ या क्रेडिट शेष वाला ख़र्च असंभव है और गलत तरफ़ या गलत खाते की ओर इशारा करता है।
• हर खाते की तुलना पिछले साल के उसी महीने से कीजिए और हर बड़े उछाल की वजह पूछिए।
• स्टॉक गिनिए और बहियों से मिलाइए।

इसी तरह राजेश ने दूसरी गलती पकड़ी: दुकान का 1,000 रुपये किराया बिजली के खाते में दर्ज था। तलपट मिल रहा था, पर उस महीने का बिजली का बिल किसी कारख़ाने जैसा लग रहा था।

बिना कुछ मिटाए प्रविष्टि कैसे सुधारें

दर्ज प्रविष्टि न मिटाई जाती है, न उसके ऊपर लिखा जाता है। उसे प्रतिलोम प्रविष्टि से सुधारा जाता है, यानी वही प्रविष्टि उलटी तरफ़ों के साथ, और फिर सही प्रविष्टि दर्ज की जाती है। तीनों रोजनामचे में रहती हैं और कोई भी देख सकता है कि क्या हुआ।

मिटाना तेज़ होता, पर जो बही मिटाई जा सके, उस पर कोई भरोसा नहीं कर सकता: न लेखाकार, न बैंक, न एक साल बाद आप ख़ुद।

Aconta Online कहाँ काम आता है

Aconta Online हर उस प्रविष्टि को लौटा देता है जिसके डेबिट और क्रेडिट बराबर न हों, इसलिए 270 का अंतर पैदा ही नहीं होता। यह दर्ज प्रविष्टि कभी नहीं बदलता: उसे प्रतिलोम प्रविष्टि से रद्द करता है और दोनों को तारीख़ और करने वाले व्यक्ति के नाम के साथ रखता है। तलपट हमेशा अद्यतन रहता है, और शब्दावली हर तरह के खाते का सामान्य शेष समझाती है ताकि जो मेल न खाए, वह एक नज़र में दिख जाए। पहली कंपनी मुफ़्त है, कार्ड की ज़रूरत नहीं।