Uma diferença de 270
Ricardo Almeida tem uma loja de ferragens há onze anos e cuida ele mesmo dos livros, em uma planilha que conhece de cor. É o último dia do mês. Ele soma a coluna dos débitos: 48.620. Soma a dos créditos: 48.350. Faltam 270, e ele não sabe onde.
Revisa os lançamentos da primeira semana, depois os da segunda. Às onze da noite já repassou duzentos movimentos e a diferença continua lá, intacta, como uma pedra no sapato. Então se lembra de algo que uma professora de contabilidade lhe ensinou muitos anos atrás: antes de procurar, faça contas com a diferença.
O que o balancete detecta e o que não detecta
O balancete de verificação compara a soma de todos os saldos devedores com a de todos os saldos credores. Se não forem iguais, com certeza há um erro. Mas, se forem iguais, isso não prova que não haja.
| O balancete detecta | O balancete não detecta |
|---|---|
| Um lançamento cujo débito e crédito não coincidem | Um lançamento que nunca foi registrado |
| Um valor passado ao razão de um lado só | Um lançamento registrado duas vezes |
| Uma soma malfeita | Um valor na conta errada, do lado certo |
| Um número escrito diferente no débito e no crédito | O mesmo valor errado nos dois lados |
Cinco pistas para encontrar a diferença
- Some de novo. Parece óbvio, mas o erro está na soma mais vezes do que se imagina.
- Procure a diferença exata. Um valor igual à diferença costuma ser uma linha que falta: um lançamento com débito e sem crédito.
- Divida por dois. Se um valor foi lançado do lado errado, a diferença é o dobro desse valor. Com 270, procure um 135.
- Divida por nove. Se a diferença é divisível por 9, desconfie de dois algarismos invertidos (4.350 escrito 4.530 deixa 180) ou de uma vírgula deslocada (300 escrito 30 deixa 270).
- Compare com o mês anterior. Uma conta cujo saldo mudou muito mais que o normal é um bom lugar para começar.
O erro de Ricardo
Ricardo divide 270 por 2: 135. Não encontra nenhum 135. Divide 270 por 9: 30, exato. Procura então um 30 que deveria ser 300, ou um 300 que deveria ser 30. Encontra em dois minutos: uma compra de parafusos de 300 reais, debitada no estoque por 300 e creditada no caixa por 30. Um zero que ficou no teclado.
Naquela noite Ricardo aprende duas coisas. A primeira: a aritmética encontra em minutos o que os olhos não acham em horas. A segunda: o erro nem deveria ter entrado. Um lançamento com 300 a débito e 30 a crédito não fecha, e um sistema de partidas dobradas o teria recusado na hora.
Os erros que o balancete não vê
No mês seguinte Ricardo já mantém os livros em um sistema que recusa lançamentos desequilibrados, e o seu balancete sempre fecha. Mas isso não o torna infalível. Para os erros que não alteram a soma, estas revisões funcionam:
- Concilie o banco todo mês: um lançamento omitido ou duplicado costuma aparecer como diferença com o extrato.
- Revise os saldos normais: um caixa com saldo credor ou uma despesa com saldo credor são impossíveis e denunciam um lado ou uma conta errados.
- Compare cada conta com o mesmo mês do ano anterior e pergunte o porquê de cada salto grande.
- Conte o estoque e compare com o que dizem os livros.
Foi assim que Ricardo achou o segundo erro: o aluguel da loja, 1.000 reais, lançado na conta de energia elétrica. O balancete fechava, mas a conta de luz do mês parecia de uma fábrica.
Como corrigir um lançamento sem apagar nada
Um lançamento registrado não se apaga nem se sobrescreve. Ele é corrigido com um estorno, que é o mesmo lançamento com os lados invertidos, e depois se registra o lançamento correto. As três linhas ficam no livro diário e qualquer pessoa pode acompanhar o que aconteceu.
| Lançamento | Débito | Crédito | Valor |
|---|---|---|---|
| Original, errado | Energia elétrica | Caixa | 1.000 |
| Estorno | Caixa | Energia elétrica | 1.000 |
| Lançamento correto | Despesa de aluguel | Caixa | 1.000 |
Apagar teria sido mais rápido, mas um livro que pode ser apagado é um livro em que ninguém pode confiar: nem o contador, nem o banco, nem você daqui a um ano.
Onde entra o Aconta Online
O Aconta Online recusa qualquer lançamento cujo débito e crédito não coincidam, então a diferença de 270 nem chega a existir. Nunca edita um lançamento registrado: anula-o com um estorno e guarda os dois, com a data e a pessoa que fez cada um. O balancete de verificação está sempre em dia, e o glossário explica o saldo normal de cada tipo de conta para que você perceba de relance o que não se encaixa. A primeira empresa é grátis, sem cartão.
Perguntas frequentes
Por que o meu balancete não fecha?
Quase sempre por um lançamento cujo débito e crédito não coincidem, um valor passado ao razão de um lado só ou uma soma malfeita. Divida a diferença por 2 e por 9 para orientar a busca.
O que significa a diferença ser divisível por 9?
Que provavelmente há dois algarismos invertidos, como 54 escrito 45, ou uma vírgula deslocada, como 300 escrito 30. Os dois casos deixam uma diferença múltipla de 9.
É possível apagar um lançamento contábil errado?
Não deve ser apagado. Registra-se um estorno com os lados invertidos e depois o lançamento correto, para que a história completa fique no livro diário.
Se o balancete fecha, os meus livros estão certos?
Não necessariamente. O balancete não vê um lançamento omitido, um duplicado nem um valor na conta errada. Para isso servem a conciliação bancária, a revisão de saldos e a contagem de estoque.