Conciliação bancária: o que fazer quando o banco e os seus livros não batem

Dois saldos para a mesma conta

André Moreira tem uma pequena gráfica: cartões de visita, convites, cartazes para o comércio do bairro. Em 31 de março ele baixa o extrato: o banco diz que ele tem 8.940. Os seus livros dizem 9.615. São 675 de diferença, e na sexta-feira ele precisa pagar o papel.

A primeira reação é pensar o pior: uma cobrança indevida, um cliente que não pagou, um erro nos livros. A segunda reação é melhor. Ele coloca o extrato ao lado da conta Bancos do livro razão e começa a marcar, um por um, os movimentos que aparecem nos dois lados. Isso, sem saber, é uma conciliação bancária.

O que é a conciliação bancária

Conciliar é comparar o extrato do banco com a conta do banco nos seus livros, movimento por movimento, e explicar cada diferença até chegar ao mesmo saldo pelos dois caminhos. Não se trata de copiar o saldo do banco nos livros: trata-se de entender por que eles diferem e corrigir só o que realmente falta.

Por que quase nunca batem

• Cheques emitidos que o fornecedor ainda não descontou: já saíram dos seus livros, mas ainda não do banco.
• Depósitos em trânsito: você os registrou, mas o banco os credita um ou dois dias depois.
• Tarifas, juros e débitos automáticos: o banco os registrou, mas você ainda não.
• Erros: um valor copiado errado, um movimento registrado duas vezes, do seu lado ou, raramente, do lado do banco.

A conciliação em cinco passos

1. Reúna o extrato do mês e o livro razão da conta Bancos, do mesmo período.
2. Marque cada movimento que aparece nos dois com o mesmo valor.
3. Liste o que aparece só nos seus livros: cheques não descontados e depósitos em trânsito. Eles ajustam o saldo do banco.
4. Liste o que aparece só no banco: tarifas, juros, débitos automáticos. Eles ajustam os seus livros, com um lançamento cada.
5. Confira se os dois saldos ajustados são iguais. Se não forem, ainda há um erro a encontrar.

O exemplo de André, resolvido

Depois de marcar, sobram para André quatro movimentos sem par: um depósito de 1.200 que ele fez no dia 31 e o banco creditou em 1º de abril, um cheque de 650 ao fornecedor de papel ainda não descontado, uma tarifa bancária de 25 e o débito automático da internet, 100, que ele esqueceu de registrar.

Os dois caminhos chegam a 9.490. O depósito e o cheque não precisam de lançamento: o banco vai registrá-los nos próximos dias. A tarifa e a internet sim, porque são despesas reais que faltavam nos livros:

Com que frequência conciliar

Pelo menos uma vez por mês, quando chega o extrato, e antes de fechar o mês nos seus livros. Se a empresa tem muitos movimentos, uma vez por semana. Conciliar um mês leva minutos; conciliar um ano inteiro leva dias.

Sinais de alerta

• Uma diferença que não se explica e se repete mês após mês.
• Cheques não descontados há muitos meses: vale ligar para o fornecedor.
• Cobranças que ninguém reconhece ou que aparecem duas vezes.
• Depósitos em trânsito que nunca chegam ao banco.

O que mudou para André

André pagou o papel na sexta-feira, sem susto. Desde então concilia no primeiro dia útil de cada mês, com um café e o extrato; leva vinte minutos. Em junho a conciliação lhe mostrou uma cobrança duplicada da maquininha de cartão. Ele contestou e recebeu o valor de volta. Sem conciliar, teria pago duas vezes.

Onde entra o Aconta Online

O Aconta Online não se conecta ao seu banco: você concilia com o extrato na mão. O que ele lhe dá é o livro razão da conta Bancos, em ordem de data, com cada movimento e o seu saldo, que é exatamente a outra metade da conciliação. Os ajustes são registrados como lançamentos e ficam no histórico, e quando o mês está conciliado e revisado, você pode fechá-lo para que nada o altere depois. A primeira empresa é grátis, sem cartão.