Bankabstimmung: was zu tun ist, wenn Bank und Bücher nicht übereinstimmen

Zwei Salden für dasselbe Konto

Andreas Keller hat eine kleine Druckerei: Visitenkarten, Einladungen, Plakate für die Läden im Viertel. Am 31. März lädt er seinen Kontoauszug herunter: Die Bank sagt, er habe 8.940. Seine Bücher sagen 9.615. Das sind 675 Differenz, und am Freitag muss er das Papier bezahlen.

Seine erste Reaktion ist, das Schlimmste zu befürchten: eine unberechtigte Abbuchung, ein Kunde, der nicht gezahlt hat, ein Fehler in seinen Büchern. Seine zweite Reaktion ist besser. Er legt den Kontoauszug neben das Bankkonto in seinem Hauptbuch und hakt eine Bewegung nach der anderen ab, die auf beiden Seiten steht. Das ist, ohne dass er es weiß, eine Bankabstimmung.

Was eine Bankabstimmung ist

Abstimmen heißt, den Kontoauszug der Bank mit dem Bankkonto in Ihren Büchern zu vergleichen, Bewegung für Bewegung, und jede Differenz zu erklären, bis beide Wege zum selben Saldo führen. Es geht nicht darum, den Saldo der Bank in die Bücher zu übernehmen, sondern zu verstehen, warum sie abweichen, und nur zu korrigieren, was wirklich fehlt.

Warum sie fast nie übereinstimmen

• Ausgestellte Schecks, die der Lieferant noch nicht eingelöst hat: Sie sind aus Ihren Büchern heraus, aber noch nicht von der Bank.
• Einzahlungen unterwegs: Sie stehen schon in Ihren Büchern, die Bank schreibt sie aber erst ein, zwei Tage später gut.
• Gebühren, Zinsen und Lastschriften: Die Bank hat sie gebucht, Sie noch nicht.
• Fehler: ein falsch abgeschriebener Betrag, eine doppelt gebuchte Bewegung, auf Ihrer Seite oder, selten, auf der der Bank.

Die Abstimmung in fünf Schritten

1. Legen Sie den Kontoauszug des Monats und das Hauptbuch des Bankkontos für denselben Zeitraum bereit.
2. Haken Sie jede Bewegung ab, die in beiden mit demselben Betrag steht.
3. Listen Sie auf, was nur in Ihren Büchern steht: nicht eingelöste Schecks und Einzahlungen unterwegs. Sie berichtigen den Saldo der Bank.
4. Listen Sie auf, was nur bei der Bank steht: Gebühren, Zinsen, Lastschriften. Sie berichtigen Ihre Bücher, mit je einer Buchung.
5. Prüfen Sie, ob die beiden berichtigten Salden gleich sind. Wenn nicht, ist noch ein Fehler zu finden.

Das Beispiel von Andreas, durchgerechnet

Nach dem Abhaken bleiben Andreas vier Bewegungen ohne Gegenstück: eine Einzahlung von 1.200, die er am 31. gemacht und die Bank am 1. April gutgeschrieben hat, ein Scheck über 650 an den Papierlieferanten, noch nicht eingelöst, eine Bankgebühr von 25 und die Lastschrift für den Internetanschluss, 100, die er zu buchen vergessen hatte.

Beide Wege kommen bei 9.490 an. Einzahlung und Scheck brauchen keine Buchung: Die Bank wird sie in den nächsten Tagen erfassen. Gebühr und Internet schon, denn das sind echte Aufwendungen, die in den Büchern fehlten:

Wie oft abstimmen

Mindestens einmal im Monat, wenn der Kontoauszug kommt, und bevor Sie den Monat in Ihren Büchern abschließen. Bei vielen Bewegungen einmal pro Woche. Einen Monat abzustimmen dauert Minuten; ein ganzes Jahr dauert Tage.

Warnsignale

• Eine Differenz, die sich nicht erklären lässt und Monat für Monat wiederkehrt.
• Schecks, die seit vielen Monaten nicht eingelöst sind: Ein Anruf beim Lieferanten lohnt sich.
• Abbuchungen, die niemand kennt oder die doppelt erscheinen.
• Einzahlungen unterwegs, die nie bei der Bank ankommen.

Was sich für Andreas änderte

Andreas bezahlte das Papier am Freitag, ohne Schreck. Seitdem stimmt er am ersten Werktag jedes Monats ab, mit einem Kaffee und dem Kontoauszug; das dauert zwanzig Minuten. Im Juni zeigte ihm die Abstimmung eine doppelte Abbuchung des Kartenzahlungsanbieters. Er widersprach und bekam das Geld zurück. Ohne Abstimmung hätte er doppelt gezahlt.

Wo Aconta Online ins Spiel kommt

Aconta Online verbindet sich nicht mit Ihrer Bank: Sie stimmen mit dem Kontoauszug in der Hand ab. Was es Ihnen gibt, ist das Hauptbuch des Bankkontos, nach Datum geordnet, mit jeder Bewegung und ihrem Saldo, also genau die andere Hälfte der Abstimmung. Korrekturen werden als Buchungen erfasst und bleiben in der Historie, und wenn der Monat abgestimmt und geprüft ist, können Sie ihn abschließen, damit ihn nichts mehr ändert. Das erste Unternehmen ist kostenlos, ohne Karte.