Claudias Schuhkarton
Claudia Wagner hat einen Blumenladen. Die Einnahmen kommen in eine Geldkassette aus Metall; aus dieser Kassette kommen manchmal auch der Wocheneinkauf, das Benzin für den Sonntag und das Schulgeld ihres Sohnes. Reicht die Kassette nicht für den Rosenlieferanten, zahlt Claudia mit ihrer privaten Karte. Die Belege für alles landen in einem Schuhkarton.
An einem Dezemberabend fragt ihre Schwester, wie viel der Laden verdient. Claudia rechnet im Kopf: etwa 2.000 im Monat. Die Schwester hakt nach: mit oder ohne den Wocheneinkauf? Mit oder ohne die Rosen, die mit der Karte bezahlt wurden? Claudia weiß es nicht. Und genau diese einfache Frage zählt, wenn es um Preise geht, um einen Kredit oder um die Entscheidung, ob sich die Sonntagsöffnung lohnt.
Das Unternehmen ist eine eigene Person
Die Buchhaltung geht vom sogenannten Einheitsprinzip aus: Das Unternehmen ist eine andere Person als seine Inhaberin, selbst wenn das Gesetz die beiden nicht trennt, wie beim Einzelunternehmen. Was das Unternehmen besitzt und schuldet, steht in seinen Büchern; was die Inhaberin besitzt und schuldet, nicht. Was von der einen zur anderen wandert, wird als das gebucht, was es ist: eine Einlage oder eine Entnahme.
Was das Vermischen kostet
- Niemand kennt den echten Gewinn: Eine private Ausgabe aus der Kasse senkt ihn, eine Betriebsausgabe mit der privaten Karte bläht ihn auf.
- Die Preise werden falsch kalkuliert, weil niemand weiß, was ein Strauß wirklich kostet.
- Eine private Ausgabe, die als Betriebsausgabe gebucht ist, kann zum Problem mit dem Finanzamt werden.
- Die Bank sieht kein gesundes Geschäft, sondern Geldbewegungen, die niemand erklären kann.
- Steigt eines Tages ein Partner ein oder wird das Geschäft verkauft, kann niemand belegen, was es wert ist.
Wie man Einlagen und Entnahmen bucht
Für die Buchhaltung ist Geld, das die Inhaberin ins Unternehmen steckt, eine Einlage ins Eigenkapital, und Geld, das sie mitnimmt, eine Entnahme. Keines von beiden ist Ertrag oder Aufwand des Unternehmens. Eine Betriebsausgabe, die mit privatem Geld bezahlt wird, ist dagegen ein Aufwand, ausgeglichen durch eine Einlage. So sehen vier Situationen von Claudia aus:
| Situation | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| Steckt 1.000 ihrer Ersparnisse ins Geschäft | Kasse | Kapital | 1.000 |
| Nimmt Bargeld mit nach Hause | Privatentnahmen | Kasse | 300 |
| Zahlt den Rosenlieferanten mit der privaten Karte | Wareneinkauf Blumen | Kapital | 250 |
| Zahlt den Wocheneinkauf aus der Kasse | Privatentnahmen | Kasse | 80 |
Das Konto Privatentnahmen mindert das Eigenkapital und wird zum Jahresende darüber abgeschlossen. Der Wocheneinkauf erscheint nie als Aufwand: Er ist keiner.
Ein Gehalt für Sie
Die gesündeste Entnahme ist die geplante. Legen Sie einen Monatsbetrag fest, den das Geschäft tragen kann, entnehmen Sie ihn an einem festen Tag und buchen Sie ihn immer gleich. Im Einzelunternehmen ist es eine Entnahme; ist das Unternehmen eine Gesellschaft und beziehen Sie ein Gehalt, ist es ein Aufwand mit eigenen steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten, die von Land zu Land verschieden sind. Fragen Sie Ihre Steuerberatung, was in Ihrem Fall gilt.
Fünf Gewohnheiten, um nichts mehr zu vermischen
- Eröffnen Sie ein Bankkonto nur für das Geschäft und nutzen Sie eine Karte nur für das Geschäft.
- Nehmen Sie alle Verkäufe auf dem Konto oder in der Kasse des Geschäfts ein, nie auf Ihrem eigenen.
- Zählen Sie bei jedem Ladenschluss die Kasse und notieren Sie eine etwaige Differenz.
- Bewahren Sie einen Beleg für alles auf, was hinausgeht, und sei es eine handgeschriebene Quittung.
- Wenn Sie doch einmal vermischen, buchen Sie es sofort als Einlage oder Entnahme, nicht erst zum Jahresende.
Was Claudia herausfand
Claudia eröffnete ein Konto für den Laden und legte sich eine Entnahme von 1.200 im Monat fest. Drei Monate später, mit getrennten Büchern, zeigte ihre Gewinn- und Verlustrechnung etwas Unerwartetes: Der Laden verdiente 1.450 im Monat, nicht 2.000. Brautsträuße brachten wenig Marge, Gestecke für Firmen viel. Sie hob den Preis der ersten an, suchte mehr Aufträge der zweiten, und im Frühjahr lag der Gewinn tatsächlich über 2.000. Im Schuhkarton sind jetzt nur noch Schuhe.
Wo Aconta Online ins Spiel kommt
In Aconta Online können Sie die Eigenkapitalkonten anlegen, die Sie brauchen, etwa Kapital und Privatentnahmen, und jede Einlage und jede Entnahme mit ihrer Buchung erfassen. Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt nur die Erträge und Aufwendungen des Geschäfts, und die Bilanz zeigt, was das Geschäft besitzt, was es schuldet und was Ihnen gehört. Jede Buchung bleibt mit ihrem Datum erfasst und wird danach nicht mehr geändert. Das erste Unternehmen ist kostenlos, ohne Karte.
Häufige Fragen
Warum ist es wichtig, privates und geschäftliches Geld zu trennen?
Weil ohne Trennung niemand den echten Gewinn kennt, die Preise falsch kalkuliert werden und eine als Betriebsausgabe gebuchte Privatausgabe steuerliche Probleme machen kann. Außerdem brauchen Bank und Partner nachprüfbare Zahlen.
Wie bucht man Geld, das die Inhaberin oder der Inhaber dem Geschäft entnimmt?
Als Entnahme: im Soll auf einem Eigenkapitalkonto, Privatentnahmen, im Haben auf Kasse oder Bank. Sie ist kein Aufwand und mindert daher den Gewinn des Geschäfts nicht.
Was tun, wenn ich eine Betriebsausgabe mit meiner privaten Karte bezahlt habe?
Buchen Sie den Aufwand auf sein Aufwandskonto und als Gegenbuchung eine Einlage ins Eigenkapital. Bewahren Sie den Beleg auf wie bei jeder anderen Ausgabe.
Ist eine Privatentnahme ein Aufwand des Geschäfts?
Im Einzelunternehmen nicht: Sie ist eine Ausschüttung aus dem Eigenkapital. In einer Gesellschaft kann das Gehalt eines mitarbeitenden Gesellschafters Aufwand sein, mit seinen Pflichten. Fragen Sie Ihre Steuerberatung.