Как разделить личные деньги и деньги бизнеса: ошибка, которая скрывает, прибылен ли ваш бизнес

Обувная коробка Светланы

У Светланы Кузнецовой цветочный магазин. Выручка идёт в металлическую кассу; из той же кассы иногда уходят продукты на неделю, бензин на выходные и плата за школу сына. Когда в кассе не хватает на поставщика роз, Светлана платит личной картой. Чеки за всё оказываются в обувной коробке.

Однажды декабрьским вечером сестра спрашивает, сколько зарабатывает магазин. Светлана прикидывает в уме: около 2 000 в месяц. Сестра уточняет: с продуктами или без? С розами, оплаченными картой, или без? Светлана не знает. А ведь именно этот простой вопрос важен, когда нужно назначить цены, взять кредит или решить, стоит ли работать по воскресеньям.

Бизнес — отдельное лицо

Учёт исходит из так называемого принципа обособленности: бизнес — это лицо, отдельное от своего владельца, даже если закон их не разделяет, как у индивидуального предпринимателя. То, чем бизнес владеет и что он должен, отражается в его книгах; то, чем владеет и что должен владелец, — нет. То, что переходит от одного к другому, отражают как есть: как вложение или как изъятие.

Чем оборачивается смешивание

• Неизвестна реальная прибыль: личный расход из кассы её уменьшает, а расход бизнеса, оплаченный личной картой, завышает.
• Цены рассчитываются неверно, потому что никто не знает, сколько на самом деле стоит каждый букет.
• Личный расход, учтённый как расход бизнеса, может обернуться проблемами с налоговой.
• Банк видит не здоровый бизнес, а движение денег, которое никто не может объяснить.
• Если однажды появится партнёр или бизнес будет продан, никто не сможет доказать, сколько он стоит.

Как отражать вложения и изъятия владельца

Для учёта деньги, которые владелец вкладывает в бизнес, — это вклад в капитал, а деньги, которые он забирает, — изъятие. Ни то, ни другое не является доходом или расходом бизнеса. А вот расход бизнеса, оплаченный личными деньгами, — это расход, уравновешенный вкладом. Вот четыре ситуации Светланы:

Счёт изъятий уменьшает капитал и закрывается на него в конце финансового года. Продукты никогда не появляются как расход: они им не являются.

Зарплата для себя

Самое здоровое изъятие — запланированное. Определите ежемесячную сумму, которую бизнес выдержит, забирайте её в фиксированный день и отражайте всегда одинаково. У индивидуального предпринимателя это изъятие; если бизнес — компания и вы получаете зарплату, это расход со своими налоговыми и трудовыми обязательствами, которые зависят от страны. Уточните у бухгалтера, что относится к вашему случаю.

Пять привычек, чтобы больше не смешивать

1. Откройте банковский счёт только для бизнеса и пользуйтесь картой только для бизнеса.
2. Принимайте всю выручку на счёт или в кассу бизнеса, никогда — на личный счёт.
3. Пересчитывайте кассу при каждом закрытии и записывайте расхождение, если оно есть.
4. Сохраняйте документ на каждый расход, пусть даже рукописную квитанцию.
5. Если всё же смешали, сразу отразите это как вложение или изъятие, а не в конце года.

Что обнаружила Светлана

Светлана открыла счёт для магазина и назначила себе изъятие 1 200 в месяц. Через три месяца, при раздельном учёте, отчёт о финансовых результатах показал неожиданное: магазин зарабатывал 1 450 в месяц, а не 2 000. Свадебные букеты приносили мало, композиции для компаний — много. Она подняла цену на первые, стала искать больше заказов на вторые, и весной прибыль действительно превысила 2 000. В обувной коробке теперь лежит только обувь.

Где помогает Aconta Online

В Aconta Online вы можете открыть нужные счета капитала, например Капитал и Изъятия владельца, и отражать каждое вложение и каждое изъятие своей проводкой. Отчёт о финансовых результатах показывает только доходы и расходы бизнеса, а баланс — чем бизнес владеет, сколько должен и что принадлежит вам. Каждая проводка сохраняется со своей датой и потом не изменяется. Первая компания бесплатна, без карты.