La caja de zapatos de Carmen
Carmen Ortiz tiene una floristería. Las ventas van a una caja metálica; de esa caja salen también, a veces, el supermercado de la semana, la gasolina del domingo y la cuota del colegio de su hijo. Cuando la caja no alcanza para pagar al proveedor de rosas, Carmen paga con su tarjeta personal. Los recibos de todo terminan en una caja de zapatos.
Una noche de diciembre, su hermana le pregunta cuánto gana la floristería. Carmen calcula de memoria: unos 2,000 al mes. Su hermana insiste: ¿con o sin el supermercado? ¿Con o sin las rosas que pagó con la tarjeta? Carmen no sabe responder. Y esa pregunta, tan simple, es la que importa para fijar precios, pedir un préstamo o decidir si vale la pena abrir los domingos.
El negocio es otra persona
La contabilidad parte de un principio que se llama de entidad: el negocio es una persona distinta de su dueño, aunque la ley no los separe, como ocurre con un comerciante individual. Lo que el negocio tiene y lo que adeuda se registra en sus libros; lo que tiene y adeuda su dueño, no. Lo que pasa de una persona a la otra se registra como lo que es: un aporte o un retiro.
Lo que cuesta mezclar
- No se conoce la utilidad real: un gasto personal pagado con la caja la reduce, y un gasto del negocio pagado con la tarjeta personal la infla.
- Los precios se calculan mal, porque no se sabe cuánto cuesta de verdad cada ramo.
- Un gasto personal registrado como gasto del negocio puede convertirse en un problema con las autoridades fiscales.
- El banco no ve un negocio sano, sino un movimiento de dinero que nadie puede explicar.
- Si un día entra un socio o vende el negocio, nadie podrá probar lo que vale.
Cómo se registra lo que el dueño pone y lo que retira
Para la contabilidad, el dinero que el dueño pone es un aporte al patrimonio, y el que se lleva es un retiro. Ninguno de los dos es un ingreso o un gasto del negocio. Un gasto del negocio pagado con dinero personal sí es un gasto, compensado con un aporte. Así quedan cuatro situaciones de Carmen:
| Situación | Debe | Haber | Importe |
|---|---|---|---|
| Pone 1,000 de sus ahorros en el negocio | Caja | Capital | 1,000 |
| Se lleva efectivo para la casa | Retiros del dueño | Caja | 300 |
| Paga rosas al proveedor con su tarjeta personal | Compras de flores | Capital | 250 |
| Paga el supermercado con la caja | Retiros del dueño | Caja | 80 |
La cuenta de retiros resta del patrimonio y se cierra contra él al final del ejercicio. El supermercado nunca aparece como gasto: no lo es.
Un sueldo para usted
El retiro más sano es el que se planifica. Fije una cantidad mensual que el negocio pueda sostener, retírela en una fecha fija y regístrela siempre igual. En un negocio individual es un retiro; si el negocio es una sociedad y usted cobra un sueldo, es un gasto con sus propias obligaciones fiscales y laborales, que cambian según el país. Pregunte a su contador cuál es su caso.
Cinco hábitos para no volver a mezclar
- Abra una cuenta bancaria solo para el negocio y use una tarjeta solo del negocio.
- Cobre todas las ventas en la cuenta o la caja del negocio, nunca en la suya.
- Cuente la caja al cerrar cada día y anote la diferencia, si la hay.
- Guarde un documento de todo lo que sale, aunque sea un recibo escrito a mano.
- Si alguna vez mezcla, regístrelo de inmediato como aporte o como retiro, no a fin de año.
Lo que descubrió Carmen
Carmen abrió una cuenta para la floristería y se fijó un retiro de 1,200 al mes. Tres meses después, con los libros separados, su estado de resultados dijo algo que no esperaba: la floristería ganaba 1,450 al mes, no 2,000. Los ramos de boda dejaban poco margen, y los arreglos para empresas, mucho. Subió el precio de los primeros, buscó más de los segundos, y en primavera la utilidad pasó de 2,000 de verdad. La caja de zapatos ahora guarda solo zapatos.
Dónde entra Aconta Online
En Aconta Online usted puede abrir las cuentas de patrimonio que necesite, como Capital y Retiros del dueño, y registrar cada aporte y cada retiro con su asiento. El estado de resultados muestra solo los ingresos y gastos del negocio, y el balance general muestra lo que el negocio tiene, lo que debe y lo que es suyo. Cada asiento queda registrado con su fecha y no se edita después. La primera empresa es gratis, sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Por qué es importante separar el dinero personal del negocio?
Porque sin separarlo no se conoce la utilidad real, los precios se calculan mal y un gasto personal registrado como gasto del negocio puede causar problemas fiscales. Además, el banco y cualquier socio necesitan cifras que se puedan comprobar.
¿Cómo se registra el dinero que el dueño saca del negocio?
Como un retiro: se carga a una cuenta de patrimonio, Retiros del dueño, y se abona a la caja o al banco. No es un gasto, así que no reduce la utilidad del negocio.
¿Qué hago si pagué un gasto del negocio con mi tarjeta personal?
Registre el gasto en su cuenta de gasto y, como contrapartida, un aporte del dueño en el patrimonio. Guarde el recibo como con cualquier otro gasto.
¿Un retiro del dueño es un gasto del negocio?
No en un negocio individual: es una distribución del patrimonio. En una sociedad, un sueldo pagado al socio que trabaja sí puede ser un gasto, con sus obligaciones. Consulte a su contador.