Utilidad sin efectivo: por qué un negocio gana dinero y aun así se queda sin caja

El mejor mes y una caja vacía

Jorge Salinas distribuye productos de limpieza a hoteles, oficinas y restaurantes. Septiembre fue su mejor mes: vendió 12,000 y su estado de resultados marca una utilidad de 2,500. Jorge lo celebra el lunes. El miércoles revisa el banco para pagar la planilla del viernes, 1,800, y encuentra 600.

Su primer pensamiento es que la contabilidad está mal. No lo está. Jorge acaba de encontrarse con una de las verdades menos intuitivas de los negocios: se puede ganar dinero y quedarse sin él al mismo tiempo.

Utilidad y efectivo no son lo mismo

La contabilidad registra un ingreso cuando se gana, no cuando se cobra, y un gasto cuando se consume, no cuando se paga. Por eso el estado de resultados mide si el negocio crea valor. El efectivo, en cambio, solo se mueve cuando el dinero entra o sale de verdad. Las dos cifras se separan cada vez que hay un desfase entre ganar y cobrar, o entre comprar y gastar.

Cinco lugares donde se esconde el dinero

• Cuentas por cobrar: una venta al crédito es utilidad hoy y efectivo dentro de 30, 60 o 90 días.
• Inventario: la mercadería comprada y aún en bodega salió de la caja, pero todavía no es un gasto.
• Pagos de préstamos: los intereses son gasto; el capital que se devuelve no lo es, pero sale de la caja igual.
• Compras de equipo: una estantería o un vehículo son activos; salen de la caja de una vez y pasan al gasto poco a poco.
• Retiros del dueño: no reducen la utilidad, pero sí el efectivo.

El mes de Jorge en números

Así se explica, línea por línea, cómo una utilidad de 2,500 terminó en 600 de caja:

El dinero no desapareció. Está en las facturas de los hoteles, en las cajas de la bodega, en el préstamo, que ahora es un poco menor, y en la estantería nueva. Solo que no está en el banco, y la planilla se paga con banco.

Cómo verlo en sus estados financieros

El estado de resultados le dice cuánto ganó. El balance general le dice dónde está lo que ganó. Compare dos balances, el del inicio y el del final del mes: si las cuentas por cobrar o el inventario subieron, ahí se fue el efectivo; si las cuentas por pagar a proveedores subieron, ellos le están financiando a usted. Esa comparación, cuenta por cuenta, es el principio del estado de flujos de efectivo que preparan los contadores.

Cinco medidas para que la caja alcance

1. Cobre antes. Plazos claros en cada factura, un anticipo en los pedidos grandes y una llamada amable el día en que una factura vence.
2. Compre según lo que vende. El inventario que no rota es dinero dormido.
3. Negocie plazos con sus proveedores. Si usted da 60 días a sus clientes y paga a 15, financia a todos menos a usted.
4. Proyecte las próximas semanas. Una tabla sencilla, semana por semana, con los cobros y pagos que espera, avisa del problema antes de que llegue.
5. Guarde una reserva. Un mes de gastos fijos en una cuenta aparte convierte una crisis en una molestia.

Lo que hizo Jorge

Ese viernes Jorge pagó la planilla con una línea de crédito, a un costo que le dolió. El lunes siguiente cambió tres cosas: pidió el 30 % de anticipo en los pedidos de hoteles, negoció 30 días con su principal proveedor y empezó a revisar cada semana una tabla con los cobros y pagos de las ocho semanas siguientes. En diciembre, otro mes récord, la utilidad y la caja por fin contaron la misma historia.

Dónde entra Aconta Online

Aconta Online le da, con cada asiento al día, el estado de resultados para saber cuánto gana y el balance general a cualquier fecha para ver dónde está ese dinero: en clientes, en inventario, en equipo o en el banco. El libro mayor de cada cuenta muestra qué entró, qué salió y qué falta por cobrar. Aconta no prepara proyecciones de caja, pero le da las cifras ciertas para hacerlas. La primera empresa es gratis, sin tarjeta.