सबसे अच्छा महीना और ख़ाली गल्ला
विकास सिंह होटलों, दफ़्तरों और रेस्तराँ को सफ़ाई का सामान देते हैं। सितंबर उनका सबसे अच्छा महीना था: बिक्री 12,000 और लाभ-हानि खाते में मुनाफ़ा 2,500। विकास ने सोमवार को जश्न मनाया। बुधवार को शुक्रवार का 1,800 वेतन देने के लिए बैंक देखा, तो सिर्फ़ 600 मिले।
उनका पहला ख़याल था कि हिसाब गलत है। ऐसा नहीं था। विकास कारोबार की सबसे उलटी लगने वाली सच्चाइयों में से एक से टकराए थे: कोई एक साथ पैसा कमा भी सकता है और पैसे की कमी में भी हो सकता है।
मुनाफ़ा और नक़दी एक नहीं हैं
लेखा आय तब दर्ज करता है जब वह कमाई जाती है, न कि जब पैसा आता है, और ख़र्च तब जब वह होता है, न कि जब चुकाया जाता है। इसलिए लाभ-हानि खाता बताता है कि व्यवसाय मूल्य बना रहा है या नहीं। नक़दी तभी हिलती है जब पैसा सच में आता या जाता है। जब भी कमाने और पैसा आने के बीच, या ख़रीदने और इस्तेमाल करने के बीच समय होता है, ये दोनों आँकड़े अलग हो जाते हैं।
पाँच जगहें जहाँ पैसा छिपता है
- प्राप्य खाते: उधार की बिक्री आज मुनाफ़ा है और 30, 60 या 90 दिन बाद नक़दी।
- स्टॉक: ख़रीदा हुआ माल जो अभी गोदाम में है, गल्ले से निकल चुका है पर अभी ख़र्च नहीं बना।
- कर्ज़ की अदायगी: ब्याज ख़र्च है; लौटाया गया मूलधन नहीं, पर वह भी गल्ले से ही जाता है।
- उपकरण की ख़रीद: रैक या गाड़ी संपत्ति है; पैसा एक बार में जाता है और ख़र्च धीरे-धीरे बनता है।
- मालिक का आहरण: मुनाफ़ा नहीं घटाता, पर नक़दी घटाता है।
विकास का महीना, आँकड़ों में
पंक्ति-दर-पंक्ति देखिए कि 2,500 का मुनाफ़ा 600 की नक़दी कैसे बना:
| मद | नक़दी पर असर |
|---|---|
| महीने की शुरुआत में नक़दी | 5,000 |
| महीने का मुनाफ़ा | +2,500 |
| उधार की बिक्री जिसका पैसा नहीं आया | -4,000 |
| ख़रीदा माल जो गोदाम में पड़ा है | -1,500 |
| चुकाया गया कर्ज़ का मूलधन | -800 |
| एक रैक की ख़रीद | -600 |
| महीने के अंत में नक़दी | 600 |
पैसा ग़ायब नहीं हुआ। वह होटलों के बिलों में है, गोदाम के डिब्बों में, थोड़े घटे कर्ज़ में और नई रैक में। बस बैंक में नहीं है, और वेतन बैंक से ही जाता है।
अपने विवरणों में इसे कैसे देखें
लाभ-हानि खाता बताता है कि आपने कितना कमाया। तुलन पत्र बताता है कि कमाया हुआ कहाँ है। महीने की शुरुआत और अंत के दो तुलन पत्रों की तुलना कीजिए: अगर प्राप्य खाते या स्टॉक बढ़े, तो नक़दी वहीं गई; अगर आपूर्तिकर्ताओं के देय बढ़े, तो वे आपको पैसा उधार दे रहे हैं। खाते-दर-खाते यही तुलना उस नक़दी प्रवाह विवरण की शुरुआत है जो लेखाकार बनाते हैं।
नक़दी बनाए रखने के पाँच उपाय
- जल्दी वसूलिए। हर बिल पर साफ़ भुगतान अवधि, बड़े ऑर्डर पर अग्रिम, और बिल की तारीख़ आने पर विनम्र फ़ोन।
- जितना बिकता है उतना ख़रीदिए। जो स्टॉक नहीं घूमता, वह सोया हुआ पैसा है।
- आपूर्तिकर्ताओं से भुगतान अवधि तय कीजिए। अगर आप ग्राहकों को 60 दिन देते हैं और आपूर्तिकर्ताओं को 15 दिन में चुकाते हैं, तो आप अपने व्यवसाय को छोड़कर सबको पैसा उधार दे रहे हैं।
- अगले कुछ हफ़्तों का अनुमान लगाइए। हफ़्ते-दर-हफ़्ते अपेक्षित प्राप्तियों और भुगतानों की एक सादी तालिका समस्या आने से पहले चेता देती है।
- एक आरक्षित राशि रखिए। अलग खाते में एक महीने का स्थायी ख़र्च संकट को बस एक असुविधा बना देता है।
विकास ने क्या किया
उस शुक्रवार विकास ने ओवरड्राफ़्ट से वेतन दिया, ऐसी लागत पर जो चुभी। अगले सोमवार उन्होंने तीन चीज़ें बदलीं: होटलों के ऑर्डर पर 30% अग्रिम माँगा, मुख्य आपूर्तिकर्ता से 30 दिन की भुगतान अवधि तय की, और हर हफ़्ते अगले आठ हफ़्तों की प्राप्तियों और भुगतानों की तालिका देखनी शुरू की। दिसंबर में, एक और रिकॉर्ड महीने में, मुनाफ़े और नक़दी ने आख़िरकार एक ही कहानी कही।
Aconta Online कहाँ काम आता है
हर प्रविष्टि अद्यतन हो तो Aconta Online आपको लाभ-हानि खाता देता है ताकि पता रहे कि आप कितना कमा रहे हैं, और किसी भी तारीख़ का तुलन पत्र ताकि दिखे कि वह पैसा कहाँ है: ग्राहकों के पास, स्टॉक में, उपकरणों में या बैंक में। हर खाते की खाताबही दिखाती है कि क्या आया, क्या गया और क्या अभी वसूलना है। Aconta नक़दी का अनुमान नहीं बनाता, पर उसके लिए ज़रूरी सही आँकड़े देता है। पहली कंपनी मुफ़्त है, कार्ड की ज़रूरत नहीं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
मेरे व्यवसाय में मुनाफ़ा है पर पैसा क्यों नहीं है?
क्योंकि मुनाफ़ा कमाए जाने पर दर्ज होता है और नक़दी तब हिलती है जब पैसा आता या जाता है। उधार की बिक्री, स्टॉक, कर्ज़ का मूलधन और उपकरण की ख़रीद मुनाफ़ा घटाए बिना नक़दी खा जाते हैं।
मुनाफ़े और नक़दी प्रवाह में क्या अंतर है?
मुनाफ़ा बताता है कि किसी अवधि में व्यवसाय ने मूल्य बनाया या नहीं: कमाई गई आय में से हुए ख़र्च घटाकर। नक़दी प्रवाह उसी अवधि में सच में आए और गए पैसे को मापता है।
क्या कर्ज़ की अदायगी ख़र्च है?
सिर्फ़ ब्याज। लौटाया गया मूलधन कर्ज़ घटाता है, मुनाफ़ा नहीं, भले ही वह भी गल्ले से जाए।
छोटा व्यवसाय अपना नक़दी प्रवाह कैसे सुधारे?
जल्दी वसूली, बिक्री के हिसाब से ख़रीद, आपूर्तिकर्ताओं से भुगतान अवधि तय करना, अगले हफ़्तों की प्राप्तियों और भुगतानों का अनुमान और एक आरक्षित राशि रखना।