Lucro sem dinheiro em caixa: por que uma empresa lucra e mesmo assim fica sem caixa

O melhor mês e um caixa vazio

Jorge Santos distribui produtos de limpeza para hotéis, escritórios e restaurantes. Setembro foi o seu melhor mês: vendeu 12.000 e a demonstração do resultado mostra um lucro de 2.500. Jorge comemora na segunda-feira. Na quarta, olha o banco para pagar a folha de sexta-feira, 1.800, e encontra 600.

O primeiro pensamento é que a contabilidade está errada. Não está. Jorge acaba de esbarrar em uma das verdades menos intuitivas dos negócios: dá para ganhar dinheiro e ficar sem ele ao mesmo tempo.

Lucro e caixa não são a mesma coisa

A contabilidade registra uma receita quando ela é ganha, não quando é recebida, e uma despesa quando é incorrida, não quando é paga. Por isso a demonstração do resultado mede se a empresa gera valor. O caixa, ao contrário, só se move quando o dinheiro entra ou sai de verdade. Os dois números se separam sempre que há uma defasagem entre ganhar e receber, ou entre comprar e consumir.

Cinco lugares onde o dinheiro se esconde

• Contas a receber: uma venda a prazo é lucro hoje e caixa daqui a 30, 60 ou 90 dias.
• Estoque: a mercadoria comprada e ainda no depósito saiu do caixa, mas ainda não é despesa.
• Pagamento de empréstimos: os juros são despesa; o principal devolvido não é, mas sai do caixa do mesmo jeito.
• Compra de equipamentos: uma estante ou um veículo são ativos; saem do caixa de uma vez e viram despesa aos poucos.
• Retiradas do dono: não reduzem o lucro, mas reduzem o caixa.

O mês de Jorge em números

Assim se explica, linha por linha, como um lucro de 2.500 terminou em 600 de caixa:

O dinheiro não sumiu. Está nas faturas dos hotéis, nas caixas do depósito, no empréstimo que agora é um pouco menor e na estante nova. Só não está no banco, e a folha se paga com banco.

Como enxergar isso nas demonstrações

A demonstração do resultado diz quanto você lucrou. O balanço patrimonial diz onde está o que você lucrou. Compare dois balanços, o do início e o do fim do mês: se as contas a receber ou o estoque subiram, foi para lá que o caixa foi; se as contas a pagar aos fornecedores subiram, são eles que estão financiando você. Essa comparação, conta por conta, é o ponto de partida da demonstração dos fluxos de caixa que os contadores preparam.

Cinco medidas para o caixa dar conta

1. Receba antes. Prazos claros em cada fatura, um sinal nos pedidos grandes e uma ligação gentil no dia em que uma fatura vence.
2. Compre de acordo com o que vende. Estoque parado é dinheiro dormindo.
3. Negocie prazos com os fornecedores. Se você dá 60 dias aos clientes e paga em 15, financia todo mundo menos você.
4. Projete as próximas semanas. Uma tabela simples, semana a semana, com os recebimentos e pagamentos esperados, avisa do problema antes que ele chegue.
5. Guarde uma reserva. Um mês de custos fixos em uma conta separada transforma uma crise em um incômodo.

O que Jorge fez

Naquela sexta-feira Jorge pagou a folha com uma linha de crédito, a um custo que doeu. Na segunda-feira seguinte mudou três coisas: pediu 30% de sinal nos pedidos dos hotéis, negociou 30 dias com o principal fornecedor e passou a revisar toda semana uma tabela com os recebimentos e pagamentos das oito semanas seguintes. Em dezembro, outro mês recorde, o lucro e o caixa finalmente contaram a mesma história.

Onde entra o Aconta Online

Com cada lançamento em dia, o Aconta Online lhe dá a demonstração do resultado para saber quanto você lucra e o balanço patrimonial em qualquer data para ver onde está esse dinheiro: com os clientes, no estoque, nos equipamentos ou no banco. O livro razão de cada conta mostra o que entrou, o que saiu e o que falta receber. O Aconta não prepara projeções de caixa, mas lhe dá os números certos para montá-las. A primeira empresa é grátis, sem cartão.