Прибыль без денег: почему бизнес зарабатывает, но остаётся без средств

Лучший месяц и пустая касса

Игорь Лебедев поставляет моющие средства в гостиницы, офисы и рестораны. Сентябрь стал его лучшим месяцем: продажи 12 000, а в отчёте о финансовых результатах прибыль 2 500. Игорь празднует в понедельник. В среду он проверяет счёт, чтобы в пятницу выплатить зарплату, 1 800, и видит 600.

Первая мысль — учёт неверен. Это не так. Игорь только что столкнулся с одной из самых неочевидных истин бизнеса: можно зарабатывать деньги и одновременно оставаться без них.

Прибыль и деньги — не одно и то же

Учёт признаёт доход, когда он заработан, а не когда получены деньги, и расход, когда он понесён, а не когда оплачен. Поэтому отчёт о финансовых результатах показывает, создаёт ли бизнес ценность. Деньги же движутся, только когда они реально поступают или уходят. Эти две цифры расходятся всякий раз, когда между заработком и оплатой или между покупкой и использованием проходит время.

Пять мест, где прячутся деньги

• Дебиторская задолженность: продажа в кредит — это прибыль сегодня и деньги через 30, 60 или 90 дней.
• Запасы: купленный и ещё лежащий на складе товар уже ушёл из кассы, но расходом ещё не стал.
• Погашение кредита: проценты — расход; возвращённое тело кредита — нет, но из кассы оно уходит всё равно.
• Покупка оборудования: стеллаж или машина — это активы; деньги уходят сразу, а в расходы стоимость переходит постепенно.
• Изъятия владельца: прибыль они не уменьшают, а денег становится меньше.

Месяц Игоря в цифрах

Вот как, строка за строкой, прибыль 2 500 превратилась в 600 на счёте:

Деньги не исчезли. Они в счетах гостиниц, в коробках на складе, в кредите, который стал чуть меньше, и в новом стеллаже. Просто их нет в банке, а зарплату платят из банка.

Как увидеть это в отчётности

Отчёт о финансовых результатах говорит, сколько вы заработали. Баланс говорит, где находится заработанное. Сравните два баланса, на начало и на конец месяца: если выросли дебиторская задолженность или запасы, деньги ушли туда; если выросла задолженность перед поставщиками, это они кредитуют вас. Такое сравнение, счёт за счётом, — отправная точка отчёта о движении денежных средств, который составляют бухгалтеры.

Пять мер, чтобы денег хватало

1. Получайте оплату раньше. Чёткие сроки в каждом счёте, предоплата по крупным заказам и вежливый звонок в день, когда наступает срок оплаты.
2. Закупайте по продажам. Товар, который не оборачивается, — это спящие деньги.
3. Договоритесь об отсрочке с поставщиками. Если клиентам вы даёте 60 дней, а поставщикам платите за 15, вы кредитуете всех, кроме собственного бизнеса.
4. Планируйте ближайшие недели. Простая таблица по неделям с ожидаемыми поступлениями и платежами предупреждает о проблеме до того, как она наступит.
5. Держите резерв. Месяц постоянных расходов на отдельном счёте превращает кризис в неудобство.

Что сделал Игорь

В ту пятницу Игорь выплатил зарплату за счёт кредитной линии, и это обошлось ему недёшево. В следующий понедельник он изменил три вещи: стал брать 30 % предоплаты по заказам гостиниц, договорился с главным поставщиком об отсрочке на 30 дней и начал каждую неделю просматривать таблицу поступлений и платежей на восемь недель вперёд. В декабре, ещё в одном рекордном месяце, прибыль и деньги наконец рассказали одну и ту же историю.

Где помогает Aconta Online

При актуальных проводках Aconta Online даёт отчёт о финансовых результатах, чтобы знать, сколько вы зарабатываете, и баланс на любую дату, чтобы видеть, где эти деньги: у клиентов, в запасах, в оборудовании или в банке. Карточка каждого счёта в главной книге показывает, что поступило, что ушло и что ещё предстоит получить. Прогнозы движения денег Aconta не строит, но даёт точные цифры, на которых их можно построить. Первая компания бесплатна, без карты.