เดือนที่ดีที่สุดกับลิ้นชักว่างเปล่า
วิชัย ทองดี ส่งน้ำยาและอุปกรณ์ทำความสะอาดให้โรงแรม สำนักงาน และร้านอาหาร เดือนกันยายนคือเดือนที่ดีที่สุด เขาขายได้ 12,000 และงบกำไรขาดทุนแสดงกำไร 2,500 วิชัยฉลองในวันจันทร์ วันพุธเขาเปิดดูบัญชีธนาคารเพื่อจ่ายเงินเดือนวันศุกร์ 1,800 และพบว่ามีเงินอยู่ 600
ความคิดแรกของเขาคือบัญชีผิด แต่ไม่ใช่ วิชัยเพิ่งเจอความจริงข้อหนึ่งที่สวนสัญชาตญาณที่สุดของการทำธุรกิจ คือคุณอาจกำลังทำเงินและขาดเงินไปพร้อมกันได้
กำไรกับเงินสดไม่ใช่สิ่งเดียวกัน
การบัญชีรับรู้รายได้เมื่อได้รับสิทธิ์ ไม่ใช่เมื่อได้รับเงิน และรับรู้ค่าใช้จ่ายเมื่อเกิดขึ้น ไม่ใช่เมื่อจ่ายเงิน งบกำไรขาดทุนจึงวัดว่าธุรกิจสร้างมูลค่าหรือไม่ ส่วนเงินสดจะขยับก็ต่อเมื่อเงินเข้าหรือออกจริง ตัวเลขทั้งสองแยกห่างจากกันทุกครั้งที่มีช่วงเวลาระหว่างการขายกับการได้รับเงิน หรือระหว่างการซื้อกับการใช้
ห้าที่ที่เงินซ่อนอยู่
- ลูกหนี้การค้า การขายเชื่อเป็นกำไรวันนี้ และเป็นเงินสดในอีก 30, 60 หรือ 90 วัน
- สินค้าคงเหลือ สินค้าที่ซื้อมาแล้วยังอยู่ในคลัง เงินออกจากลิ้นชักไปแล้ว แต่ยังไม่เป็นค่าใช้จ่าย
- การผ่อนชำระเงินกู้ ดอกเบี้ยเป็นค่าใช้จ่าย แต่เงินต้นที่ผ่อนไม่ใช่ ถึงอย่างนั้นก็ออกจากลิ้นชักเหมือนกัน
- การซื้ออุปกรณ์ ชั้นวางหรือรถเป็นสินทรัพย์ เงินออกไปทีเดียว แต่กลายเป็นค่าใช้จ่ายทีละน้อย
- เงินถอนของเจ้าของ ไม่ทำให้กำไรลด แต่ทำให้เงินสดลด
เดือนของวิชัยเป็นตัวเลข
ไล่ดูทีละบรรทัดว่ากำไร 2,500 กลายเป็นเงินสด 600 ได้อย่างไร
| รายการ | ผลต่อเงินสด |
|---|---|
| เงินสดต้นเดือน | 5,000 |
| กำไรของเดือน | +2,500 |
| ขายเชื่อที่ยังไม่ได้รับเงิน | -4,000 |
| สินค้าที่ซื้อมาและยังอยู่ในคลัง | -1,500 |
| เงินต้นที่ผ่อนชำระ | -800 |
| ซื้อชั้นวางสินค้า | -600 |
| เงินสดปลายเดือน | 600 |
เงินไม่ได้หายไปไหน มันอยู่ในใบแจ้งหนี้ของโรงแรม ในกล่องที่คลัง ในเงินกู้ที่ลดลงเล็กน้อย และในชั้นวางใหม่ เพียงแต่ไม่ได้อยู่ในธนาคาร และเงินเดือนจ่ายจากธนาคาร
จะเห็นได้อย่างไรในงบการเงิน
งบกำไรขาดทุนบอกว่าคุณได้กำไรเท่าไร งบแสดงฐานะการเงินบอกว่ากำไรนั้นอยู่ที่ไหน ลองเปรียบเทียบงบแสดงฐานะการเงินต้นเดือนกับปลายเดือน ถ้าลูกหนี้หรือสินค้าคงเหลือเพิ่มขึ้น เงินสดไปอยู่ตรงนั้น ถ้าเจ้าหนี้การค้าเพิ่มขึ้น แปลว่าผู้ขายกำลังให้สินเชื่อคุณอยู่ การเปรียบเทียบทีละบัญชีแบบนี้คือจุดเริ่มต้นของงบกระแสเงินสดที่นักบัญชีจัดทำ
ห้าวิธีให้เงินสดพอใช้
- เก็บเงินให้เร็วขึ้น ระบุกำหนดชำระชัดเจนในใบแจ้งหนี้ทุกใบ เก็บมัดจำสำหรับคำสั่งซื้อใหญ่ และโทรติดตามอย่างสุภาพในวันที่ครบกำหนด
- ซื้อตามที่ขายได้ สินค้าที่ไม่หมุนคือเงินที่หลับอยู่
- ต่อรองเครดิตเทอมกับผู้ขาย ถ้าคุณให้ลูกค้า 60 วัน แต่จ่ายผู้ขายภายใน 15 วัน คุณกำลังให้ทุกคนยืมเงิน ยกเว้นธุรกิจของคุณเอง
- คาดการณ์สัปดาห์ข้างหน้า ตารางง่าย ๆ รายสัปดาห์ที่มีเงินรับและเงินจ่ายที่คาดไว้ จะเตือนปัญหาก่อนที่มันจะมาถึง
- สำรองเงินไว้ ค่าใช้จ่ายคงที่หนึ่งเดือนในบัญชีแยก จะเปลี่ยนวิกฤตให้เป็นแค่ความไม่สะดวก
สิ่งที่วิชัยทำ
วันศุกร์นั้นวิชัยจ่ายเงินเดือนด้วยวงเงินเบิกเกินบัญชี ซึ่งมีต้นทุนที่ทำให้เจ็บใจ วันจันทร์ถัดมาเขาเปลี่ยนสามอย่าง ขอมัดจำร้อยละ 30 สำหรับคำสั่งซื้อของโรงแรม ต่อรองเครดิต 30 วันกับผู้ขายรายหลัก และเริ่มดูตารางเงินรับเงินจ่ายของแปดสัปดาห์ข้างหน้าทุกสัปดาห์ ในเดือนธันวาคม ซึ่งเป็นเดือนที่ทำสถิติอีกครั้ง กำไรกับเงินสดก็เล่าเรื่องเดียวกันเสียที
Aconta Online ช่วยได้อย่างไร
เมื่อบันทึกรายการเป็นปัจจุบัน Aconta Online ให้งบกำไรขาดทุนเพื่อรู้ว่าคุณได้กำไรเท่าไร และงบแสดงฐานะการเงิน ณ วันใดก็ได้ เพื่อดูว่าเงินอยู่ที่ไหน ที่ลูกค้า ในสินค้าคงเหลือ ในอุปกรณ์ หรือในธนาคาร บัญชีแยกประเภทของแต่ละบัญชีแสดงว่าอะไรเข้า อะไรออก และอะไรยังเก็บไม่ได้ Aconta ไม่ได้ทำประมาณการเงินสด แต่ให้ตัวเลขที่ถูกต้องสำหรับใช้ทำ บริษัทแรกใช้ฟรี ไม่ต้องใช้บัตร
คำถามที่พบบ่อย
ทำไมธุรกิจของฉันมีกำไรแต่ไม่มีเงิน
เพราะกำไรรับรู้เมื่อได้รับสิทธิ์ ส่วนเงินสดขยับเมื่อรับหรือจ่ายเงินจริง การขายเชื่อ สินค้าคงเหลือ เงินต้นที่ผ่อน และการซื้ออุปกรณ์ ใช้เงินสดโดยไม่ทำให้กำไรลด
กำไรกับกระแสเงินสดต่างกันอย่างไร
กำไรวัดว่าธุรกิจสร้างมูลค่าในช่วงเวลาหนึ่งหรือไม่ คือรายได้ที่ได้รับสิทธิ์หักค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ส่วนกระแสเงินสดวัดเงินที่เข้าและออกจริงในช่วงเวลาเดียวกัน
การผ่อนชำระเงินกู้เป็นค่าใช้จ่ายหรือไม่
เฉพาะดอกเบี้ย เงินต้นที่ผ่อนลดหนี้ ไม่ได้ลดกำไร แม้จะออกจากลิ้นชักเหมือนกัน
ธุรกิจขนาดเล็กจะปรับปรุงกระแสเงินสดได้อย่างไร
เก็บเงินให้เร็วขึ้น ซื้อตามที่ขายได้ ต่อรองเครดิตกับผู้ขาย คาดการณ์เงินรับเงินจ่ายของสัปดาห์ข้างหน้า และสำรองเงินไว้