De beste maand en een lege kas
Joris de Boer levert schoonmaakmiddelen aan hotels, kantoren en restaurants. September was zijn beste maand: hij verkocht voor 12.000 en zijn winst- en verliesrekening toont 2.500 winst. Joris viert het op maandag. Op woensdag kijkt hij op de bank om vrijdag de lonen te betalen, 1.800, en vindt 600.
Zijn eerste gedachte is dat de boekhouding niet klopt. Dat is niet zo. Joris is net gestuit op een van de minst voor de hand liggende waarheden van het ondernemen: u kunt geld verdienen en tegelijk zonder geld zitten.
Winst en liquiditeit zijn niet hetzelfde
De boekhouding legt een opbrengst vast wanneer die verdiend is, niet wanneer die betaald wordt, en kosten wanneer ze ontstaan, niet wanneer ze betaald worden. Daarom meet de winst- en verliesrekening of het bedrijf waarde schept. De kas beweegt daarentegen alleen wanneer geld echt binnenkomt of uitgaat. De twee cijfers lopen uiteen zodra er tijd zit tussen verdienen en ontvangen, of tussen inkopen en verbruiken.
Vijf plekken waar geld zich verstopt
- Debiteuren: een verkoop op rekening is vandaag winst en over 30, 60 of 90 dagen geld.
- Voorraad: goederen die zijn gekocht en nog in het magazijn liggen, zijn uit de kas, maar nog geen kosten.
- Aflossingen: rente is een kostenpost; de aflossing niet, maar die gaat toch uit de kas.
- Investeringen: een stelling of een bestelbus is een bezitting; ze gaat in één keer uit de kas en wordt beetje bij beetje kosten.
- Privé-opnamen: ze verlagen de winst niet, maar wel de kas.
De maand van Joris in cijfers
Zo werd, regel voor regel, een winst van 2.500 een kassaldo van 600:
| Post | Effect op de kas |
|---|---|
| Geld aan het begin van de maand | 5.000 |
| Winst van de maand | +2.500 |
| Verkopen op rekening, nog niet betaald | -4.000 |
| Gekochte goederen die nog in het magazijn liggen | -1.500 |
| Afgeloste lening | -800 |
| Aankoop van een stelling | -600 |
| Geld aan het eind van de maand | 600 |
Het geld is niet verdwenen. Het zit in de facturen van de hotels, in de dozen in het magazijn, in de lening die nu iets kleiner is en in de nieuwe stelling. Het staat alleen niet op de bank, en lonen betaalt u van de bank.
Hoe u het in uw overzichten ziet
De winst- en verliesrekening vertelt hoeveel u hebt verdiend. De balans vertelt waar dat verdiende geld zit. Vergelijk twee balansen, die van het begin en die van het eind van de maand: zijn debiteuren of voorraad gestegen, dan is het geld daarheen gegaan; zijn de schulden aan leveranciers gestegen, dan financieren zij u. Die vergelijking, rekening voor rekening, is het vertrekpunt van het kasstroomoverzicht dat boekhouders opstellen.
Vijf maatregelen om de kas op peil te houden
- Ontvang eerder. Duidelijke betalingstermijnen op elke factuur, een aanbetaling bij grote orders en een vriendelijk telefoontje op de dag dat een factuur vervalt.
- Koop in naar wat u verkoopt. Voorraad die niet draait, is slapend geld.
- Onderhandel betalingstermijnen met uw leveranciers. Geeft u klanten 60 dagen en betaalt u leveranciers binnen 15, dan financiert u iedereen behalve uw eigen bedrijf.
- Plan de komende weken vooruit. Een eenvoudige tabel, week na week, met de verwachte ontvangsten en betalingen waarschuwt voor het probleem voordat het er is.
- Houd een reserve aan. Eén maand vaste lasten op een aparte rekening maakt van een crisis een ongemak.
Wat Joris deed
Die vrijdag betaalde Joris de lonen met zijn rekening-courantkrediet, tegen kosten die pijn deden. De maandag daarop veranderde hij drie dingen: hij vroeg 30 % aanbetaling op orders van hotels, onderhandelde 30 dagen betalingstermijn met zijn belangrijkste leverancier en bekeek voortaan elke week een tabel met de ontvangsten en betalingen van de acht weken daarna. In december, opnieuw een recordmaand, vertelden winst en kas eindelijk hetzelfde verhaal.
Waar Aconta Online in beeld komt
Met elke boeking bijgewerkt geeft Aconta Online u de winst- en verliesrekening om te weten hoeveel u verdient, en de balans op elke datum om te zien waar dat geld zit: bij klanten, in voorraad, in bedrijfsmiddelen of op de bank. Het grootboek van elke rekening toont wat binnenkwam, wat uitging en wat nog te ontvangen is. Liquiditeitsprognoses maakt Aconta niet, maar het geeft u de betrouwbare cijfers om ze op te bouwen. Het eerste bedrijf is gratis, zonder creditcard.
Veelgestelde vragen
Waarom maakt mijn bedrijf winst maar heeft het geen geld?
Omdat winst wordt vastgelegd wanneer ze verdiend is en geld beweegt wanneer er wordt ontvangen of betaald. Verkopen op rekening, voorraad, aflossingen en investeringen leggen geld vast zonder de winst te verlagen.
Wat is het verschil tussen winst en cashflow?
Winst meet of het bedrijf in een periode waarde schept: verdiende opbrengsten min ontstane kosten. Cashflow meet het geld dat in die periode werkelijk binnenkwam en uitging.
Is een aflossing van een lening een kostenpost?
Alleen de rente. De aflossing verlaagt de schuld, niet de winst, ook al gaat ze wel uit de kas.
Hoe verbetert een klein bedrijf zijn cashflow?
Door eerder te ontvangen, in te kopen naar wat het verkoopt, betalingstermijnen met leveranciers te onderhandelen, de ontvangsten en betalingen van de komende weken te plannen en een reserve aan te houden.