Ο καλύτερος μήνας και ένα άδειο ταμείο
Ο Γιώργος Οικονόμου διανέμει προϊόντα καθαρισμού σε ξενοδοχεία, γραφεία και εστιατόρια. Ο Σεπτέμβριος ήταν ο καλύτερός του μήνας: πούλησε 12.000 και η κατάσταση αποτελεσμάτων δείχνει κέρδος 2.500. Ο Γιώργος το γιορτάζει τη Δευτέρα. Την Τετάρτη κοιτάζει την τράπεζα για να πληρώσει τη μισθοδοσία της Παρασκευής, 1.800, και βρίσκει 600.
Η πρώτη του σκέψη είναι ότι τα λογιστικά είναι λάθος. Δεν είναι. Ο Γιώργος μόλις συνάντησε μία από τις λιγότερο διαισθητικές αλήθειες των επιχειρήσεων: μπορεί κανείς να βγάζει χρήματα και ταυτόχρονα να μένει χωρίς αυτά.
Κέρδος και ρευστότητα δεν είναι το ίδιο
Η λογιστική καταχωρίζει ένα έσοδο όταν αποκτάται, όχι όταν εισπράττεται, και ένα έξοδο όταν πραγματοποιείται, όχι όταν πληρώνεται. Γι' αυτό η κατάσταση αποτελεσμάτων μετρά αν η επιχείρηση δημιουργεί αξία. Τα μετρητά, αντίθετα, κινούνται μόνο όταν τα χρήματα μπαίνουν ή βγαίνουν πραγματικά. Οι δύο αριθμοί απομακρύνονται κάθε φορά που μεσολαβεί χρόνος ανάμεσα στο κέρδος και την είσπραξη ή ανάμεσα στην αγορά και την κατανάλωση.
Πέντε μέρη όπου κρύβονται τα χρήματα
- Απαιτήσεις από πελάτες: μια πώληση με πίστωση είναι κέρδος σήμερα και μετρητά σε 30, 60 ή 90 μέρες.
- Αποθέματα: τα εμπορεύματα που αγοράστηκαν και είναι ακόμη στην αποθήκη έχουν φύγει από το ταμείο, αλλά δεν είναι ακόμη έξοδο.
- Αποπληρωμή δανείων: οι τόκοι είναι έξοδο· το κεφάλαιο που επιστρέφεται δεν είναι, αλλά φεύγει κι αυτό από το ταμείο.
- Αγορές εξοπλισμού: ένα ράφι ή ένα όχημα είναι περιουσιακά στοιχεία· φεύγουν από το ταμείο μονομιάς και γίνονται έξοδο σιγά σιγά.
- Αναλήψεις ιδιοκτήτη: δεν μειώνουν το κέρδος, μειώνουν όμως τα μετρητά.
Ο μήνας του Γιώργου σε αριθμούς
Έτσι εξηγείται, γραμμή γραμμή, πώς ένα κέρδος 2.500 κατέληξε σε 600 μετρητά:
| Στοιχείο | Επίδραση στα μετρητά |
|---|---|
| Μετρητά στην αρχή του μήνα | 5.000 |
| Κέρδος του μήνα | +2.500 |
| Πωλήσεις με πίστωση που δεν εισπράχθηκαν | -4.000 |
| Εμπορεύματα που αγοράστηκαν και μένουν στην αποθήκη | -1.500 |
| Κεφάλαιο δανείου που αποπληρώθηκε | -800 |
| Αγορά ραφιού | -600 |
| Μετρητά στο τέλος του μήνα | 600 |
Τα χρήματα δεν εξαφανίστηκαν. Βρίσκονται στα τιμολόγια των ξενοδοχείων, στα κιβώτια της αποθήκης, στο δάνειο που είναι πια λίγο μικρότερο και στο καινούργιο ράφι. Απλώς δεν είναι στην τράπεζα, και η μισθοδοσία πληρώνεται από την τράπεζα.
Πώς φαίνεται στις καταστάσεις σας
Η κατάσταση αποτελεσμάτων σας λέει πόσα κερδίσατε. Ο ισολογισμός σας λέει πού βρίσκονται όσα κερδίσατε. Συγκρίνετε δύο ισολογισμούς, της αρχής και του τέλους του μήνα: αν αυξήθηκαν οι απαιτήσεις ή τα αποθέματα, εκεί πήγαν τα μετρητά· αν αυξήθηκαν οι υποχρεώσεις προς προμηθευτές, αυτοί σας χρηματοδοτούν. Αυτή η σύγκριση, λογαριασμό προς λογαριασμό, είναι η αφετηρία της κατάστασης ταμειακών ροών που συντάσσουν οι λογιστές.
Πέντε μέτρα για να φτάνουν τα μετρητά
- Εισπράττετε νωρίτερα. Σαφείς όροι σε κάθε τιμολόγιο, προκαταβολή στις μεγάλες παραγγελίες και ένα ευγενικό τηλεφώνημα τη μέρα που λήγει ένα τιμολόγιο.
- Αγοράζετε με βάση όσα πουλάτε. Το απόθεμα που δεν κινείται είναι κοιμισμένα χρήματα.
- Διαπραγματευτείτε προθεσμίες με τους προμηθευτές. Αν δίνετε 60 μέρες στους πελάτες και πληρώνετε τους προμηθευτές σε 15, χρηματοδοτείτε όλους εκτός από τη δική σας επιχείρηση.
- Προβλέψτε τις επόμενες εβδομάδες. Ένας απλός πίνακας, εβδομάδα προς εβδομάδα, με τις αναμενόμενες εισπράξεις και πληρωμές προειδοποιεί για το πρόβλημα πριν έρθει.
- Κρατήστε ένα απόθεμα ασφαλείας. Ένας μήνας πάγιων εξόδων σε χωριστό λογαριασμό κάνει μια κρίση απλή ενόχληση.
Τι έκανε ο Γιώργος
Εκείνη την Παρασκευή ο Γιώργος πλήρωσε τη μισθοδοσία με ένα πιστωτικό όριο, με κόστος που τον πόνεσε. Την επόμενη Δευτέρα άλλαξε τρία πράγματα: ζήτησε προκαταβολή 30% στις παραγγελίες των ξενοδοχείων, συμφώνησε προθεσμία 30 ημερών με τον κύριο προμηθευτή του και άρχισε να ελέγχει κάθε εβδομάδα έναν πίνακα με τις εισπράξεις και πληρωμές των επόμενων οκτώ εβδομάδων. Τον Δεκέμβριο, άλλον έναν μήνα ρεκόρ, το κέρδος και τα μετρητά είπαν επιτέλους την ίδια ιστορία.
Πού μπαίνει το Aconta Online
Με κάθε εγγραφή ενημερωμένη, το Aconta Online σας δίνει την κατάσταση αποτελεσμάτων για να ξέρετε πόσα κερδίζετε και τον ισολογισμό σε οποιαδήποτε ημερομηνία για να βλέπετε πού βρίσκονται αυτά τα χρήματα: στους πελάτες, στα αποθέματα, στον εξοπλισμό ή στην τράπεζα. Το καθολικό κάθε λογαριασμού δείχνει τι μπήκε, τι βγήκε και τι μένει να εισπραχθεί. Το Aconta δεν συντάσσει προβλέψεις ρευστότητας, σας δίνει όμως τους σωστούς αριθμούς για να τις φτιάξετε. Η πρώτη εταιρεία είναι δωρεάν, χωρίς κάρτα.
Συχνές ερωτήσεις
Γιατί η επιχείρησή μου έχει κέρδος αλλά όχι χρήματα;
Γιατί το κέρδος καταχωρίζεται όταν αποκτάται, ενώ τα μετρητά κινούνται όταν εισπράττονται ή πληρώνονται. Οι πωλήσεις με πίστωση, τα αποθέματα, το κεφάλαιο των δανείων και οι αγορές εξοπλισμού απορροφούν μετρητά χωρίς να μειώνουν το κέρδος.
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε κέρδος και ταμειακές ροές;
Το κέρδος μετρά αν η επιχείρηση δημιουργεί αξία σε μια περίοδο: έσοδα που αποκτήθηκαν μείον έξοδα που πραγματοποιήθηκαν. Οι ταμειακές ροές μετρούν τα χρήματα που πραγματικά μπήκαν και βγήκαν στην ίδια περίοδο.
Είναι έξοδο η αποπληρωμή ενός δανείου;
Μόνο οι τόκοι. Το κεφάλαιο που αποπληρώνεται μειώνει το χρέος, όχι το κέρδος, παρότι φεύγει κι αυτό από το ταμείο.
Πώς βελτιώνει μια μικρή επιχείρηση τις ταμειακές ροές της;
Εισπράττοντας νωρίτερα, αγοράζοντας με βάση τις πωλήσεις, διαπραγματευόμενη προθεσμίες με τους προμηθευτές, προβλέποντας τις εισπράξεις και πληρωμές των επόμενων εβδομάδων και κρατώντας απόθεμα ασφαλείας.