Χωρίστε τα προσωπικά από τα χρήματα της επιχείρησης: το λάθος που κρύβει αν η επιχείρησή σας κερδίζει

Το κουτί παπουτσιών της Κατερίνας

Η Κατερίνα Γεωργίου έχει ανθοπωλείο. Οι εισπράξεις μπαίνουν σε ένα μεταλλικό κουτί· από αυτό βγαίνουν καμιά φορά και τα ψώνια της εβδομάδας, η βενζίνη της Κυριακής και τα δίδακτρα του γιου της. Όταν το κουτί δεν φτάνει για τον προμηθευτή των τριαντάφυλλων, η Κατερίνα πληρώνει με την προσωπική της κάρτα. Οι αποδείξεις για όλα καταλήγουν σε ένα κουτί παπουτσιών.

Ένα βράδυ του Δεκεμβρίου η αδελφή της τη ρωτά πόσα βγάζει το ανθοπωλείο. Η Κατερίνα υπολογίζει πρόχειρα: γύρω στα 2.000 τον μήνα. Η αδελφή της επιμένει: με ή χωρίς τα ψώνια; Με ή χωρίς τα τριαντάφυλλα που πληρώθηκαν με την κάρτα; Η Κατερίνα δεν ξέρει. Κι όμως, αυτή η απλή ερώτηση είναι που μετρά για να ορίσει τιμές, να ζητήσει δάνειο ή να αποφασίσει αν αξίζει να ανοίγει τις Κυριακές.

Η επιχείρηση είναι άλλο πρόσωπο

Η λογιστική ξεκινά από μια αρχή που λέγεται αρχή της οικονομικής οντότητας: η επιχείρηση είναι πρόσωπο διαφορετικό από τον ιδιοκτήτη της, ακόμη κι όταν ο νόμος δεν τα ξεχωρίζει, όπως στην ατομική επιχείρηση. Ό,τι έχει και χρωστά η επιχείρηση μπαίνει στα βιβλία της· ό,τι έχει και χρωστά ο ιδιοκτήτης, όχι. Ό,τι περνά από το ένα πρόσωπο στο άλλο καταχωρίζεται ως αυτό που είναι: εισφορά ή ανάληψη.

Τι κοστίζει η ανάμειξη

• Δεν είναι γνωστό το πραγματικό κέρδος: ένα προσωπικό έξοδο από το ταμείο το μειώνει, ενώ ένα επαγγελματικό έξοδο με την προσωπική κάρτα το φουσκώνει.
• Οι τιμές υπολογίζονται λάθος, γιατί κανείς δεν ξέρει πόσο κοστίζει πραγματικά κάθε ανθοδέσμη.
• Ένα προσωπικό έξοδο καταχωρισμένο ως έξοδο της επιχείρησης μπορεί να γίνει πρόβλημα με την εφορία.
• Η τράπεζα δεν βλέπει μια υγιή επιχείρηση, αλλά κινήσεις χρημάτων που κανείς δεν μπορεί να εξηγήσει.
• Αν κάποτε μπει συνέταιρος ή πουληθεί η επιχείρηση, κανείς δεν θα μπορεί να αποδείξει πόσο αξίζει.

Πώς καταχωρίζονται εισφορές και αναλήψεις

Για τη λογιστική, τα χρήματα που βάζει ο ιδιοκτήτης στην επιχείρηση είναι εισφορά στην καθαρή θέση, και όσα παίρνει είναι ανάληψη. Κανένα από τα δύο δεν είναι έσοδο ή έξοδο της επιχείρησης. Ένα έξοδο της επιχείρησης που πληρώθηκε με προσωπικά χρήματα, όμως, είναι έξοδο, που αντισταθμίζεται με εισφορά. Ιδού τέσσερις περιπτώσεις της Κατερίνας:

Ο λογαριασμός αναλήψεων μειώνει την καθαρή θέση και κλείνει σε αυτήν στο τέλος της χρήσης. Το σούπερ μάρκετ δεν εμφανίζεται ποτέ ως έξοδο: δεν είναι.

Ένας μισθός για εσάς

Η πιο υγιής ανάληψη είναι η προγραμματισμένη. Ορίστε ένα μηνιαίο ποσό που αντέχει η επιχείρηση, παίρνετέ το σε σταθερή ημερομηνία και καταχωρίζετέ το πάντα με τον ίδιο τρόπο. Στην ατομική επιχείρηση είναι ανάληψη· αν η επιχείρηση είναι εταιρεία και παίρνετε μισθό, είναι έξοδο με δικές του φορολογικές και ασφαλιστικές υποχρεώσεις, που διαφέρουν από χώρα σε χώρα. Ρωτήστε τον λογιστή σας τι ισχύει για εσάς.

Πέντε συνήθειες για να μην ανακατεύονται πια

1. Ανοίξτε τραπεζικό λογαριασμό μόνο για την επιχείρηση και χρησιμοποιείτε κάρτα μόνο της επιχείρησης.
2. Εισπράττετε όλες τις πωλήσεις στον λογαριασμό ή στο ταμείο της επιχείρησης, ποτέ στον δικό σας.
3. Μετράτε το ταμείο σε κάθε κλείσιμο και σημειώνετε τη διαφορά, αν υπάρχει.
4. Κρατάτε παραστατικό για ό,τι βγαίνει, έστω και μια χειρόγραφη απόδειξη.
5. Αν κάποτε τα ανακατέψετε, καταχωρίστε το αμέσως ως εισφορά ή ανάληψη, όχι στο τέλος της χρονιάς.

Τι ανακάλυψε η Κατερίνα

Η Κατερίνα άνοιξε λογαριασμό για το ανθοπωλείο και όρισε στον εαυτό της ανάληψη 1.200 τον μήνα. Τρεις μήνες αργότερα, με χωριστά βιβλία, η κατάσταση αποτελεσμάτων τής έδειξε κάτι που δεν περίμενε: το ανθοπωλείο κέρδιζε 1.450 τον μήνα, όχι 2.000. Οι νυφικές ανθοδέσμες άφηναν μικρό περιθώριο, οι συνθέσεις για εταιρείες μεγάλο. Ανέβασε την τιμή των πρώτων, αναζήτησε περισσότερες παραγγελίες για τις δεύτερες, και την άνοιξη το κέρδος ξεπέρασε πραγματικά τα 2.000. Το κουτί παπουτσιών έχει πια μόνο παπούτσια.

Πού μπαίνει το Aconta Online

Στο Aconta Online μπορείτε να ανοίξετε τους λογαριασμούς καθαρής θέσης που χρειάζεστε, όπως Κεφάλαιο και Αναλήψεις ιδιοκτήτη, και να καταχωρίζετε κάθε εισφορά και κάθε ανάληψη με την εγγραφή της. Η κατάσταση αποτελεσμάτων δείχνει μόνο τα έσοδα και τα έξοδα της επιχείρησης, και ο ισολογισμός δείχνει τι έχει η επιχείρηση, τι χρωστά και τι ανήκει σε εσάς. Κάθε εγγραφή καταχωρίζεται με την ημερομηνία της και δεν τροποποιείται μετά. Η πρώτη εταιρεία είναι δωρεάν, χωρίς κάρτα.