Séparer l'argent personnel de celui de l'entreprise : l'erreur qui cache si votre activité gagne de l'argent

La boîte à chaussures de Catherine

Catherine Moreau tient une boutique de fleurs. Les ventes vont dans une caisse en métal ; de cette caisse sortent aussi, parfois, les courses de la semaine, l'essence du dimanche et la cantine de son fils. Quand la caisse ne suffit pas à payer le fournisseur de roses, Catherine paie avec sa carte personnelle. Les reçus de tout finissent dans une boîte à chaussures.

Un soir de décembre, sa sœur lui demande combien gagne la boutique. Catherine calcule de tête : environ 2 000 par mois. Sa sœur insiste : avec ou sans les courses ? Avec ou sans les roses payées par carte ? Catherine ne sait pas répondre. Et cette question toute simple est celle qui sert à fixer les prix, demander un prêt ou décider s'il vaut la peine d'ouvrir le dimanche.

L'entreprise est une autre personne

La comptabilité part d'un principe dit de l'entité : l'entreprise est une personne distincte de son exploitant, même quand la loi ne les sépare pas, comme pour une entreprise individuelle. Ce que l'entreprise possède et doit va dans ses livres ; ce que possède et doit l'exploitant, non. Ce qui passe de l'une à l'autre s'enregistre pour ce qu'il est : un apport ou un prélèvement.

Ce que coûte le mélange

• On ne connaît pas le vrai bénéfice : une dépense personnelle payée par la caisse le réduit, et une charge de l'entreprise payée par carte personnelle le gonfle.
• Les prix sont mal calculés, parce qu'on ignore ce que coûte vraiment chaque bouquet.
• Une dépense personnelle enregistrée comme charge de l'entreprise peut devenir un problème avec l'administration fiscale.
• La banque ne voit pas une activité saine, mais des mouvements d'argent que personne ne sait expliquer.
• Si un associé entre un jour ou si l'activité est vendue, personne ne pourra prouver ce qu'elle vaut.

Comment enregistrer ce que l'exploitant apporte et prélève

Pour la comptabilité, l'argent que l'exploitant met dans l'entreprise est un apport aux capitaux propres, et celui qu'il emporte est un prélèvement. Ni l'un ni l'autre n'est un produit ou une charge de l'entreprise. Une charge de l'entreprise payée avec de l'argent personnel est bien une charge, compensée par un apport. Voici quatre situations de Catherine :

Le compte de prélèvements diminue les capitaux propres et se solde contre eux en fin d'exercice. Les courses n'apparaissent jamais comme une charge : elles n'en sont pas une.

Une rémunération pour vous

Le prélèvement le plus sain est celui qu'on planifie. Fixez un montant mensuel que l'activité peut supporter, prélevez-le à date fixe et enregistrez-le toujours de la même façon. Dans une entreprise individuelle, c'est un prélèvement ; si l'entreprise est une société et que vous percevez une rémunération, c'est une charge avec ses propres obligations fiscales et sociales, qui varient d'un pays à l'autre. Demandez à votre comptable ce qui s'applique à votre cas.

Cinq habitudes pour ne plus mélanger

1. Ouvrez un compte bancaire réservé à l'entreprise et utilisez une carte réservée à l'entreprise.
2. Encaissez toutes les ventes sur le compte ou dans la caisse de l'entreprise, jamais sur le vôtre.
3. Comptez la caisse à chaque fermeture et notez l'écart éventuel.
4. Gardez une pièce pour tout ce qui sort, même un reçu écrit à la main.
5. S'il vous arrive de mélanger, enregistrez-le aussitôt comme apport ou prélèvement, pas en fin d'année.

Ce qu'a découvert Catherine

Catherine a ouvert un compte pour la boutique et s'est fixé un prélèvement de 1 200 par mois. Trois mois plus tard, avec des livres séparés, son compte de résultat lui a appris ce qu'elle n'attendait pas : la boutique gagnait 1 450 par mois, pas 2 000. Les bouquets de mariage laissaient peu de marge ; les compositions pour les entreprises, beaucoup. Elle a augmenté le prix des premiers, cherché davantage des secondes et, au printemps, le bénéfice a vraiment dépassé 2 000. La boîte à chaussures ne contient plus que des chaussures.

Où intervient Aconta Online

Dans Aconta Online, vous pouvez ouvrir les comptes de capitaux propres dont vous avez besoin, comme Capital et Prélèvements de l'exploitant, et enregistrer chaque apport et chaque prélèvement avec son écriture. Le compte de résultat ne montre que les produits et les charges de l'entreprise, et le bilan montre ce que l'entreprise possède, ce qu'elle doit et ce qui vous revient. Chaque écriture est enregistrée avec sa date et n'est plus modifiée ensuite. La première entreprise est gratuite, sans carte.