Deux soldes pour le même compte
Antoine Girard tient une petite imprimerie : cartes de visite, faire-part, affiches pour les commerces du quartier. Le 31 mars, il télécharge son relevé : la banque dit qu'il a 8 940. Ses livres disent 9 615. Il y a 675 d'écart, et vendredi il doit payer le papier.
Sa première réaction est de craindre le pire : un prélèvement indu, un client qui n'a pas payé, une erreur dans ses livres. Sa deuxième réaction est meilleure. Il pose le relevé à côté du compte Banque de son grand livre et commence à pointer, un par un, les mouvements qui figurent des deux côtés. C'est, sans le savoir, un rapprochement bancaire.
Ce qu'est le rapprochement bancaire
Rapprocher, c'est comparer le relevé de la banque au compte banque de vos livres, mouvement par mouvement, et expliquer chaque écart jusqu'à arriver au même solde par les deux chemins. Il ne s'agit pas de recopier le solde de la banque dans les livres : il s'agit de comprendre pourquoi ils diffèrent et de corriger seulement ce qui manque vraiment.
Pourquoi ils ne concordent presque jamais
- Les chèques émis que le fournisseur n'a pas encore encaissés : ils sont sortis de vos livres, mais pas encore de la banque.
- Les dépôts en transit : vous les avez enregistrés, mais la banque les crédite un ou deux jours plus tard.
- Les frais, intérêts et prélèvements automatiques : la banque les a enregistrés, pas encore vous.
- Les erreurs : un chiffre mal recopié, un mouvement enregistré deux fois, de votre côté ou, rarement, du côté de la banque.
Le rapprochement en cinq étapes
- Réunissez le relevé du mois et le grand livre du compte Banque, sur la même période.
- Pointez chaque mouvement qui figure dans les deux pour le même montant.
- Listez ce qui figure seulement dans vos livres : chèques non encaissés et dépôts en transit. Ils corrigent le solde de la banque.
- Listez ce qui figure seulement à la banque : frais, intérêts, prélèvements automatiques. Ils corrigent vos livres, avec une écriture chacun.
- Vérifiez que les deux soldes corrigés sont égaux. Sinon, il reste une erreur à trouver.
L'exemple d'Antoine, chiffré
Après le pointage, il reste à Antoine quatre mouvements sans correspondance : un dépôt de 1 200 fait le 31 et crédité par la banque le 1er avril, un chèque de 650 au fournisseur de papier pas encore encaissé, des frais bancaires de 25 et le prélèvement automatique de l'abonnement internet, 100, qu'il a oublié d'enregistrer.
| Élément | Banque | Livres |
|---|---|---|
| Solde au 31 mars | 8 940 | 9 615 |
| Plus le dépôt en transit | 1 200 | |
| Moins le chèque non encaissé | -650 | |
| Moins les frais bancaires | -25 | |
| Moins le prélèvement internet | -100 | |
| Solde rapproché | 9 490 | 9 490 |
Les deux chemins aboutissent à 9 490. Le dépôt et le chèque ne demandent aucune écriture : la banque les enregistrera dans les prochains jours. Les frais et l'internet, si, car ce sont de vraies charges qui manquaient dans les livres :
| Écriture | Débit | Crédit | Montant |
|---|---|---|---|
| Frais bancaires de mars | Services bancaires | Banque | 25 |
| Abonnement internet de mars | Frais de télécommunications | Banque | 100 |
À quelle fréquence rapprocher
Au moins une fois par mois, à l'arrivée du relevé, et avant de clôturer le mois dans vos livres. Si l'entreprise a beaucoup de mouvements, une fois par semaine. Rapprocher un mois prend quelques minutes ; rapprocher une année entière prend des jours.
Signaux d'alerte
- Un écart qu'on n'explique pas et qui revient mois après mois.
- Des chèques non encaissés depuis de nombreux mois : un appel au fournisseur s'impose.
- Des prélèvements que personne ne reconnaît ou qui apparaissent deux fois.
- Des dépôts en transit qui n'arrivent jamais à la banque.
Ce qui a changé pour Antoine
Antoine a payé le papier le vendredi, sans frayeur. Depuis, il rapproche le premier jour ouvré de chaque mois avec un café et le relevé ; cela lui prend vingt minutes. En juin, le rapprochement lui a montré un débit en double du prestataire de paiement par carte. Il l'a contesté et a été remboursé. Sans rapprochement, il l'aurait payé deux fois.
Où intervient Aconta Online
Aconta Online ne se connecte pas à votre banque : vous rapprochez, le relevé à la main. Ce qu'il vous donne, c'est le grand livre du compte Banque, par ordre de date, avec chaque mouvement et son solde, soit exactement l'autre moitié du rapprochement. Les ajustements s'enregistrent comme des écritures et restent dans l'historique, et quand le mois est rapproché et contrôlé, vous pouvez le clôturer pour que rien ne le modifie ensuite. La première entreprise est gratuite, sans carte.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un rapprochement bancaire ?
C'est la comparaison, mouvement par mouvement, du relevé de la banque avec le compte banque de vos livres, jusqu'à expliquer chaque écart et arriver au même solde.
Pourquoi le solde de ma banque ne concorde-t-il pas avec mes livres ?
Généralement à cause de chèques pas encore encaissés, de dépôts que la banque n'a pas encore crédités, de frais ou de prélèvements automatiques que vous n'avez pas enregistrés, ou d'une erreur d'un côté.
Quels éléments du rapprochement s'enregistrent dans les livres ?
Seulement ceux que la banque a déjà enregistrés et pas vous : frais, intérêts, prélèvements automatiques et vos propres erreurs. Les chèques non encaissés et les dépôts en transit ne demandent pas d'écriture, car ils sont déjà dans vos livres.
À quelle fréquence faire le rapprochement bancaire ?
Au moins une fois par mois, avant de clôturer la période. Avec beaucoup de mouvements, mieux vaut le faire chaque semaine.