Сверка с банком: что делать, если банк и ваш учёт не совпадают

Два остатка по одному счёту

У Андрея Морозова небольшая типография: визитки, приглашения, афиши для магазинов района. 31 марта он скачивает выписку: банк сообщает, что у него 8 940. В учёте — 9 615. Расхождение 675, а в пятницу нужно платить за бумагу.

Первая реакция — думать о худшем: ошибочное списание, клиент, который не заплатил, ошибка в учёте. Вторая реакция лучше. Он кладёт выписку рядом со счётом «Банк» в главной книге и начинает отмечать по одной операции, которые есть с обеих сторон. Сам того не зная, он проводит сверку с банком.

Что такое сверка с банком

Сверить — значит сравнить банковскую выписку со счётом банка в вашем учёте, операцию за операцией, и объяснить каждое расхождение, пока оба пути не приведут к одному остатку. Речь не о том, чтобы переписать остаток банка в учёт, а о том, чтобы понять, почему они расходятся, и исправить только то, чего действительно не хватает.

Почему они почти никогда не совпадают

• Выписанные чеки, которые поставщик ещё не предъявил: в учёте они уже списаны, а в банке ещё нет.
• Деньги в пути: вы их уже отразили, а банк зачислит через день-два.
• Комиссии, проценты и автоматические списания: банк их уже провёл, вы ещё нет.
• Ошибки: неверно перенесённая сумма, операция, записанная дважды, с вашей стороны или, изредка, со стороны банка.

Сверка за пять шагов

1. Возьмите выписку за месяц и карточку счёта «Банк» из главной книги за тот же период.
2. Отметьте каждую операцию, которая есть и там и там на одну и ту же сумму.
3. Выпишите то, что есть только в учёте: непредъявленные чеки и деньги в пути. Они корректируют остаток банка.
4. Выпишите то, что есть только в банке: комиссии, проценты, автоматические списания. Они корректируют учёт, каждая своей проводкой.
5. Проверьте, что оба скорректированных остатка равны. Если нет, осталась ошибка, которую нужно найти.

Пример Андрея, разобранный

После отметок у Андрея остаются четыре операции без пары: взнос 1 200, который он сделал 31-го, а банк зачислил 1 апреля, чек на 650 поставщику бумаги, ещё не предъявленный, банковская комиссия 25 и автоматическая оплата интернета, 100, которую он забыл отразить.

Оба пути приводят к 9 490. Взнос и чек проводок не требуют: банк отразит их в ближайшие дни. А комиссия и интернет требуют, потому что это реальные расходы, которых не было в учёте:

Как часто проводить сверку

Минимум раз в месяц, когда приходит выписка, и до закрытия месяца в учёте. Если операций много — раз в неделю. Сверка за месяц занимает минуты; за целый год — дни.

Тревожные признаки

• Расхождение, которое не удаётся объяснить и которое повторяется месяц за месяцем.
• Чеки, не предъявленные много месяцев: стоит позвонить поставщику.
• Списания, которые никто не узнаёт, или повторяющиеся дважды.
• Деньги в пути, которые так и не доходят до банка.

Что изменилось для Андрея

Андрей оплатил бумагу в пятницу, без нервов. С тех пор он проводит сверку в первый рабочий день каждого месяца, с чашкой кофе и выпиской; на это уходит двадцать минут. В июне сверка показала двойное списание от эквайера. Он оспорил его и получил деньги обратно. Без сверки он заплатил бы дважды.

Где помогает Aconta Online

Aconta Online не подключается к вашему банку: сверку вы проводите с выпиской в руках. Зато она даёт карточку счёта «Банк» в главной книге, по датам, с каждой операцией и остатком, то есть ровно вторую половину сверки. Корректировки отражаются проводками и остаются в истории, а когда месяц сверен и проверен, его можно закрыть, чтобы ничто его потом не изменило. Первая компания бесплатна, без карты.