銀行勘定調整：銀行残高と帳簿が合わないときにすること

一つの口座に二つの残高

中村健さんは小さな印刷所を営んでいます。名刺、招待状、近所のお店のポスター。3月31日に入出金明細をダウンロードすると、銀行の残高は8,940。帳簿では9,615。675の差があり、金曜日には用紙代を払わなければなりません。

最初は最悪の事態を考えました。誤った引き落とし、支払わないお客様、帳簿の誤り。次に取った行動のほうが賢明でした。明細を総勘定元帳の普通預金の欄の横に置き、両方に載っている取引に一つずつ印をつけていったのです。それが、知らず知らずのうちに銀行勘定調整になっていました。

銀行勘定調整とは

銀行勘定調整とは、銀行の明細と帳簿の預金勘定を取引ごとに突き合わせ、差を一つずつ説明して、二つの道筋から同じ残高にたどり着くことです。銀行の残高を帳簿に書き写すことではありません。なぜずれているのかを理解し、本当に記帳が漏れているものだけを直すことです。

ほとんど一致しない理由

• 振り出したものの、仕入先がまだ取り立てていない小切手：帳簿では出金済みでも、銀行ではまだです。
• 未達の預け入れ：帳簿には記録済みでも、銀行が入金処理するのは一、二日後です。
• 手数料、利息、自動引き落とし：銀行は記録済みでも、帳簿にはまだ入っていません。
• 誤り：数字の写し間違いや二重記帳。こちら側のこともあれば、まれに銀行側のこともあります。

五つの手順

1. その月の明細と、同じ期間の総勘定元帳の預金勘定を用意する。
2. 両方に同じ金額で載っている取引に印をつける。
3. 帳簿にだけあるものを書き出す：未取付小切手と未達の預け入れ。これは銀行残高を調整します。
4. 銀行にだけあるものを書き出す：手数料、利息、自動引き落とし。これは帳簿を調整し、一件ずつ仕訳を入れます。
5. 調整後の二つの残高が一致するか確かめる。一致しなければ、まだ見つけるべき誤りがあります。

健さんの例

印をつけ終えると、相手のない取引が四つ残りました。31日に預け入れ、銀行が4月1日に入金処理した1,200、用紙の仕入先に振り出してまだ取り立てられていない小切手650、銀行手数料25、そして記帳を忘れていたインターネットの自動引き落とし100です。

二つの道筋がどちらも9,490にたどり着きました。預け入れと小切手には仕訳は不要で、数日のうちに銀行が処理します。手数料とインターネット代は、帳簿に漏れていた本当の費用なので仕訳が必要です。

どのくらいの頻度で行うか

少なくとも月に一度、明細が届いたら、帳簿の月締めの前に行います。取引が多ければ週に一度。一か月分なら数分で済みますが、一年分をまとめて行うと何日もかかります。

注意すべきサイン

• 説明のつかない差が、毎月繰り返し現れる。
• 何か月も取り立てられていない小切手がある。仕入先に連絡してみましょう。
• 誰も心当たりのない引き落としや、二重の引き落とし。
• 銀行に届かないままの未達の預け入れ。

健さんにとって変わったこと

健さんは金曜日、慌てることなく用紙代を払いました。それ以来、毎月最初の営業日に、コーヒーと明細を手に照合しています。かかるのは二十分です。6月には、照合でカード決済サービスの二重引き落としが見つかりました。異議を申し立て、返金されました。照合していなければ、二度払っていたところです。

Aconta Online の役割

Aconta Online は銀行とは接続しません。照合は明細を手に行います。その代わり、総勘定元帳の預金勘定を、日付順に、取引ごとの残高とともに表示します。これがまさに照合のもう半分です。調整は仕訳として記録されて履歴に残り、照合と確認が済んだ月は締めて、後から何も変わらないようにできます。最初の一社は無料で、カードの登録も不要です。