Bankafstemming: wat te doen als de bank en uw boeken niet overeenkomen

Twee saldi voor dezelfde rekening

Arjen Smit heeft een kleine drukkerij: visitekaartjes, uitnodigingen, affiches voor de winkels in de buurt. Op 31 maart downloadt hij zijn bankafschrift: de bank zegt dat hij 8.940 heeft. Zijn boeken zeggen 9.615. Dat is 675 verschil, en vrijdag moet hij het papier betalen.

Zijn eerste reactie is het ergste te vrezen: een onterechte afschrijving, een klant die niet betaalde, een fout in zijn boeken. Zijn tweede reactie is beter. Hij legt het bankafschrift naast de rekening Bank in zijn grootboek en vinkt een voor een de mutaties af die aan beide kanten staan. Dat is, zonder dat hij het weet, een bankafstemming.

Wat een bankafstemming is

Afstemmen betekent het bankafschrift vergelijken met de bankrekening in uw boeken, mutatie voor mutatie, en elk verschil verklaren tot beide wegen bij hetzelfde saldo uitkomen. Het gaat er niet om het banksaldo in de boeken over te nemen, maar om te begrijpen waarom ze verschillen en alleen te corrigeren wat echt ontbreekt.

Waarom ze bijna nooit overeenkomen

• Uitgeschreven cheques die de leverancier nog niet heeft verzilverd: ze zijn uit uw boeken, maar nog niet van de bank.
• Stortingen onderweg: u hebt ze geboekt, maar de bank schrijft ze pas een of twee dagen later bij.
• Kosten, rente en automatische incasso's: de bank heeft ze geboekt, u nog niet.
• Fouten: een verkeerd overgenomen bedrag, een mutatie die twee keer is geboekt, aan uw kant of, zelden, aan die van de bank.

Afstemmen in vijf stappen

1. Leg het bankafschrift van de maand en het grootboek van de rekening Bank over dezelfde periode klaar.
2. Vink elke mutatie af die in beide met hetzelfde bedrag staat.
3. Noteer wat alleen in uw boeken staat: niet-verzilverde cheques en stortingen onderweg. Die corrigeren het saldo van de bank.
4. Noteer wat alleen bij de bank staat: kosten, rente, automatische incasso's. Die corrigeren uw boeken, met elk een eigen boeking.
5. Controleer of de twee gecorrigeerde saldi gelijk zijn. Zo niet, dan is er nog een fout te vinden.

Het voorbeeld van Arjen, uitgewerkt

Na het afvinken houdt Arjen vier mutaties zonder tegenhanger over: een storting van 1.200 die hij op de 31e deed en die de bank op 1 april bijschreef, een cheque van 650 aan de papierleverancier die nog niet is verzilverd, bankkosten van 25 en de automatische incasso voor internet, 100, die hij was vergeten te boeken.

Beide wegen komen uit op 9.490. De storting en de cheque hebben geen boeking nodig: de bank verwerkt ze de komende dagen. De kosten en het internet wel, want dat zijn echte kosten die in de boeken ontbraken:

Hoe vaak afstemmen

Minstens één keer per maand, als het afschrift binnenkomt, en voordat u de maand in uw boeken afsluit. Met veel mutaties één keer per week. Een maand afstemmen kost minuten; een heel jaar kost dagen.

Waarschuwingssignalen

• Een verschil dat niet te verklaren is en maand na maand terugkomt.
• Cheques die al maanden niet zijn verzilverd: bel dan de leverancier.
• Afschrijvingen die niemand herkent of die twee keer voorkomen.
• Stortingen onderweg die nooit bij de bank aankomen.

Wat er veranderde voor Arjen

Arjen betaalde het papier op vrijdag, zonder schrik. Sindsdien stemt hij op de eerste werkdag van elke maand af, met een kop koffie en het afschrift; dat kost hem twintig minuten. In juni liet de afstemming een dubbele afschrijving van de pinprovider zien. Hij maakte bezwaar en kreeg het geld terug. Zonder afstemming had hij twee keer betaald.

Waar Aconta Online in beeld komt

Aconta Online maakt geen verbinding met uw bank: u stemt af met het afschrift in de hand. Wat het u wel geeft, is het grootboek van de rekening Bank, op datum, met elke mutatie en haar saldo, precies de andere helft van de afstemming. Correcties worden als boekingen vastgelegd en blijven in de geschiedenis, en als de maand is afgestemd en gecontroleerd, kunt u haar afsluiten zodat niets haar later verandert. Het eerste bedrijf is gratis, zonder creditcard.