Запущенный учёт: как восстановить его шаг за шагом и не потерять голову

Полгода в ящике стола

Полина Волкова руководит дизайн-студией, в которой работают ещё два человека. Дела идут хорошо: настолько, что за последние полгода у неё не нашлось ни одного вечера для учёта. Выставленные счета лежат в почте, счета поставщиков — в папке, чеки за такси и канцтовары — в ящике, который уже не закрывается.

В понедельник бухгалтер пишет: через три недели ему нужен актуальный учёт, чтобы подготовить годовую декларацию. Полина открывает ящик, какое-то время смотрит на него и закрывает. Она не знает, с чего начать, и именно поэтому так и не начала.

Почему накапливается

Почти никто не отстаёт из-за небрежности. Отстают потому, что работа с клиентами всегда кажется срочнее, потому что внести неделю — это мало, а полгода — невозможно, и потому что открывать ящик страшно. Отставание подпитывает само себя: чем оно больше, тем труднее начать. Поэтому выход не в силе воли, а в плане.

Перед началом соберите

• Банковские выписки за каждый пропущенный месяц, в PDF или на бумаге.
• Счета, выставленные клиентам, и счета от поставщиков.
• Чеки по расходам, оплаченным наличными или картой.
• Договоры займов, аренды и покупки оборудования.
• Последний закрытый баланс или хотя бы остатки на начало периода.

План из семи шагов

1. Определите точку отсчёта. Выберите дату, с которой начнёте записи, и зафиксируйте вводный остаток каждого счёта: касса, банк, клиенты, поставщики, займы и капитал.
2. Разложите по месяцам. По конверту или папке на месяц. Пока ничего не вносите.
3. Сделайте банк опорой. Каждая строка выписки — это проводка: поступление, платёж, комиссия. Начните с них, потому что банк ничего не забывает.
4. Дополните тем, чего банк не видит. Наличные расходы, ещё не оплаченные продажи в кредит и ещё не оплаченные счета поставщиков.
5. Закрывайте каждый месяц, прежде чем переходить к следующему. Сверьте банк, проверьте оборотно-сальдовую ведомость и, когда всё сходится, считайте месяц закрытым.
6. Отмечайте, чего не хватает. Если нет счёта, запишите это и запросите его у поставщика; если нет выписки, запросите в банке. Не придумывайте цифру.
7. Дойдя до настоящего, назначьте еженедельное время. Одного часа каждую пятницу достаточно, чтобы ящик больше не переполнялся.

Сколько это займёт

Всё зависит от числа операций, а не от числа месяцев. Первый месяц самый медленный, потому что приходится решать, как отражать каждый тип операции; следующие повторяют эти решения и идут гораздо быстрее. Если объём очень большой или есть просроченные налоговые обязательства, лучше с самого начала привлечь бухгалтера.

Чего лучше избегать

• Одной проводки «корректировка за полгода», которую потом никто не сможет объяснить.
• Пропуска месяцев ради того, чтобы быстрее дойти до настоящего: каждый месяц зависит от остатков предыдущего.
• Выдуманных или округлённых цифр, чтобы что-то сошлось. Необъяснённое расхождение — это информация; выдуманная цифра — спрятанная ошибка.
• Забытых личных денег: если бизнес оплачивал личные расходы, отразите их как изъятия владельца, а не как расходы.

Три недели Полины

Полина выделила в календаре три субботы. В первую разложила бумаги по месяцам и ввела вводные остатки; на январь ушло всё утро. Февраль — вдвое меньше. Во вторую субботу она закрыла март, апрель и май, в третью — июнь и итоговую сверку с банком. Не хватало двух счетов от одного поставщика; они пришли по почте во вторник.

Она передала учёт бухгалтеру за два дня до срока. С тех пор по пятницам в пять Полина вносит операции за неделю. Это занимает меньше часа и, по её словам, это самый спокойный час недели.

Где помогает Aconta Online

В Aconta Online можно ввести вводные остатки и записывать проводки датой, когда произошла каждая операция, месяц за месяцем. Каждая проводка, которая не сходится, отклоняется сразу, оборотно-сальдовая ведомость обновляется сама, а когда месяц проверен, вы закрываете его, чтобы ничто его потом не изменило. Первая компания бесплатна, без карты.