Contabilidad atrasada: cómo ponerse al día paso a paso, sin perder la cabeza

Seis meses en un cajón

Paula Méndez dirige un estudio de diseño con dos colaboradores. Le va bien: tanto que en los últimos seis meses no ha tenido una sola tarde para la contabilidad. Las facturas emitidas están en su correo, las de los proveedores en una carpeta, los recibos de taxi y de papelería en un cajón que ya no cierra.

Un lunes su contador le escribe: necesita los libros al día en tres semanas para preparar la declaración anual. Paula abre el cajón, lo mira un rato y lo vuelve a cerrar. No sabe por dónde empezar, y esa es exactamente la razón por la que nunca empezó.

Por qué se acumula

Casi nadie se atrasa por descuido. Se atrasa porque el trabajo con clientes siempre parece más urgente, porque registrar una semana parece poco y registrar seis meses parece imposible, y porque abrir el cajón da miedo de lo que se pueda encontrar. El atraso se alimenta de sí mismo: cuanto más grande, más difícil empezar. Por eso la salida no es más fuerza de voluntad, sino un plan.

Antes de empezar, reúna esto

• Los estados de cuenta del banco de cada mes atrasado, en PDF o en papel.
• Las facturas emitidas a clientes y las recibidas de proveedores.
• Los recibos de gastos pagados en efectivo o con tarjeta.
• Los contratos de préstamos, arrendamientos y compras de equipo.
• El último balance general cerrado, o al menos los saldos con que empezó el período.

El plan en siete pasos

1. Fije el punto de partida. Elija la fecha desde la que va a registrar y anote los saldos de apertura de cada cuenta: caja, banco, clientes, proveedores, préstamos y capital.
2. Ordene por mes. Un sobre o una carpeta por mes. No registre nada todavía.
3. Use el banco como columna vertebral. Cada línea del estado de cuenta es un asiento: un cobro, un pago, una comisión. Empiece por ahí, porque el banco no olvida nada.
4. Complete con lo que el banco no ve. Los gastos en efectivo, las ventas al crédito aún no cobradas y las facturas de proveedores aún no pagadas.
5. Cierre cada mes antes de pasar al siguiente. Concilie el banco, revise la balanza de comprobación y, cuando todo cuadre, dé el mes por cerrado.
6. Marque lo que falta. Si falta una factura, anótelo y pídala al proveedor; si falta un estado de cuenta, pídalo al banco. No invente la cifra.
7. Al llegar al presente, fije una cita semanal. Una hora cada viernes basta para que el cajón no vuelva a llenarse.

Cuánto tarda

Depende del número de movimientos, no del número de meses. El primer mes es el más lento, porque obliga a decidir cómo se registra cada tipo de operación; los siguientes repiten esas decisiones y van mucho más rápido. Si el volumen es muy alto o hay obligaciones fiscales vencidas, conviene pedir ayuda a su contador desde el principio.

Lo que conviene evitar

• Un asiento único de «ajuste de seis meses» que nadie podrá explicar después.
• Saltarse meses para llegar antes al presente: cada mes depende de los saldos del anterior.
• Inventar o redondear cifras para que algo cuadre. Una diferencia sin explicar es información; una cifra inventada es un error escondido.
• Olvidar el dinero personal: si el negocio pagó gastos personales, regístrelos como retiros del dueño, no como gastos.

Las tres semanas de Paula

Paula bloqueó tres sábados en su agenda. El primero lo dedicó a ordenar papeles por mes y a cargar los saldos de apertura; le costó toda la mañana registrar enero. Febrero le llevó la mitad. En el segundo sábado cerró marzo, abril y mayo; en el tercero, junio y la conciliación final. Le faltaban dos facturas de un proveedor, que llegaron por correo el martes.

Entregó los libros a su contador con dos días de margen. Desde entonces, los viernes a las cinco, Paula registra la semana. Tarda menos de una hora y, dice, es la hora más tranquila de su semana.

Dónde entra Aconta Online

Aconta Online le permite cargar los saldos de apertura y registrar asientos con la fecha en que ocurrió cada operación, mes por mes. Cada asiento que no cuadra se rechaza al momento, la balanza de comprobación se actualiza sola y, cuando un mes está revisado, usted lo cierra para que nada lo cambie después. La primera empresa es gratis, sin tarjeta.