Pembukuan tertunda: cara mengejar ketertinggalan langkah demi langkah tanpa kewalahan

Enam bulan di dalam laci

Putri Lestari memimpin studio desain dengan dua rekan kerja. Usahanya berjalan baik: begitu baik sampai dalam enam bulan terakhir ia tidak punya satu sore pun untuk pembukuan. Faktur yang ia terbitkan ada di surelnya, faktur pemasok di sebuah map, kuitansi taksi dan alat tulis di laci yang sudah tidak bisa ditutup.

Suatu Senin akuntannya mengirim pesan: ia membutuhkan pembukuan yang mutakhir dalam tiga minggu untuk menyiapkan SPT tahunan. Putri membuka laci, memandanginya sebentar, lalu menutupnya lagi. Ia tidak tahu harus mulai dari mana, dan justru karena itulah ia tidak pernah mulai.

Mengapa menumpuk

Hampir tidak ada yang tertinggal karena lalai. Orang tertinggal karena pekerjaan untuk klien selalu terasa lebih mendesak, karena mencatat satu minggu terasa ringan sedangkan enam bulan terasa mustahil, dan karena membuka laci membuat cemas akan apa yang mungkin ditemukan. Ketertinggalan memperbesar dirinya sendiri: makin besar, makin sulit dimulai. Karena itu jalan keluarnya bukan tekad yang lebih kuat, melainkan rencana.

Sebelum mulai, kumpulkan ini

• Rekening koran setiap bulan yang tertunda, dalam PDF atau kertas.
• Faktur yang diterbitkan untuk pelanggan dan faktur dari pemasok.
• Kuitansi pengeluaran yang dibayar tunai atau dengan kartu.
• Kontrak pinjaman, sewa, dan pembelian peralatan.
• Neraca terakhir yang sudah ditutup, atau setidaknya saldo pada awal periode.

Rencana tujuh langkah

1. Tentukan titik awal. Pilih tanggal mulai pencatatan dan catat saldo awal setiap akun: kas, bank, piutang, utang usaha, pinjaman, dan modal.
2. Urutkan per bulan. Satu amplop atau map per bulan. Jangan mencatat apa pun dulu.
3. Jadikan bank tulang punggung. Setiap baris rekening koran adalah satu jurnal: penerimaan, pembayaran, biaya. Mulailah dari sana, karena bank tidak melupakan apa pun.
4. Lengkapi yang tidak terlihat oleh bank. Pengeluaran tunai, penjualan kredit yang belum ditagih, dan faktur pemasok yang belum dibayar.
5. Tutup setiap bulan sebelum pindah ke bulan berikutnya. Lakukan rekonsiliasi bank, periksa neraca saldo, dan jika semua seimbang, anggap bulan itu selesai.
6. Tandai yang kurang. Jika ada faktur yang hilang, catat dan mintalah kepada pemasok; jika ada rekening koran yang hilang, mintalah ke bank. Jangan mengarang angkanya.
7. Setelah sampai di masa kini, tetapkan jadwal mingguan. Satu jam setiap Jumat cukup agar laci tidak penuh lagi.

Berapa lama

Tergantung jumlah transaksinya, bukan jumlah bulannya. Bulan pertama paling lambat, karena memaksa Anda memutuskan cara mencatat setiap jenis transaksi; bulan-bulan berikutnya mengulang keputusan itu dan jauh lebih cepat. Jika volumenya sangat besar atau ada kewajiban pajak yang sudah lewat tenggat, mintalah bantuan akuntan sejak awal.

Yang sebaiknya dihindari

• Satu jurnal tunggal “penyesuaian enam bulan” yang kelak tidak bisa dijelaskan siapa pun.
• Melompati bulan agar cepat sampai ke masa kini: setiap bulan bergantung pada saldo bulan sebelumnya.
• Mengarang atau membulatkan angka agar seimbang. Selisih yang belum terjelaskan adalah informasi; angka karangan adalah kesalahan tersembunyi.
• Melupakan uang pribadi: jika usaha membayar pengeluaran pribadi, catat sebagai prive pemilik, bukan sebagai beban.

Tiga minggu Putri

Putri mengosongkan tiga hari Sabtu di agendanya. Sabtu pertama ia pakai untuk mengurutkan berkas per bulan dan memasukkan saldo awal; mencatat Januari menghabiskan seluruh paginya. Februari hanya separuhnya. Pada Sabtu kedua ia menutup Maret, April, dan Mei; pada Sabtu ketiga, Juni dan rekonsiliasi terakhir. Dua faktur dari satu pemasok hilang, dan tiba lewat surel pada hari Selasa.

Ia menyerahkan pembukuan kepada akuntannya dua hari sebelum tenggat. Sejak itu, setiap Jumat pukul lima, Putri mencatat transaksi seminggu. Waktunya kurang dari satu jam dan, katanya, itu jam paling tenang dalam seminggu.

Di mana Aconta Online berperan

Dengan Aconta Online Anda bisa memasukkan saldo awal dan mencatat jurnal dengan tanggal terjadinya setiap transaksi, bulan demi bulan. Setiap jurnal yang tidak seimbang langsung ditolak, neraca saldo diperbarui dengan sendirinya, dan setelah satu bulan diperiksa, Anda menutupnya agar tidak ada yang mengubahnya lagi. Perusahaan pertama gratis, tanpa kartu.