Contabilità arretrata: come rimettersi in pari passo dopo passo, senza perdere la testa

Sei mesi in un cassetto

Paola Gallo dirige uno studio di grafica con due collaboratori. Il lavoro va bene: così bene che negli ultimi sei mesi non ha avuto un solo pomeriggio per la contabilità. Le fatture emesse sono nella posta elettronica, quelle dei fornitori in una cartella, le ricevute di taxi e cancelleria in un cassetto che non si chiude più.

Un lunedì il commercialista le scrive: gli servono i libri aggiornati entro tre settimane per preparare la dichiarazione annuale. Paola apre il cassetto, lo guarda per un po' e lo richiude. Non sa da dove cominciare, ed è esattamente per questo che non ha mai cominciato.

Perché si accumula

Quasi nessuno resta indietro per trascuratezza. Si resta indietro perché il lavoro con i clienti sembra sempre più urgente, perché registrare una settimana sembra poco e registrare sei mesi sembra impossibile, e perché aprire il cassetto fa paura per quello che si potrebbe trovare. L'arretrato si alimenta da solo: più è grande, più è difficile cominciare. Per questo la via d'uscita non è più forza di volontà, ma un piano.

Prima di cominciare, raccolga questo

• Gli estratti conto di ogni mese arretrato, in PDF o su carta.
• Le fatture emesse ai clienti e quelle ricevute dai fornitori.
• Le ricevute delle spese pagate in contanti o con carta.
• I contratti di prestiti, affitti e acquisti di attrezzature.
• L'ultimo stato patrimoniale chiuso o, almeno, i saldi con cui è iniziato il periodo.

Il piano in sette passaggi

1. Fissi il punto di partenza. Scelga la data da cui registrare e annoti il saldo di apertura di ogni conto: cassa, banca, clienti, fornitori, prestiti e capitale.
2. Ordini per mese. Una busta o una cartella per mese. Non registri ancora nulla.
3. Usi la banca come spina dorsale. Ogni riga dell'estratto conto è una scrittura: un incasso, un pagamento, una commissione. Cominci da lì, perché la banca non dimentica nulla.
4. Completi con ciò che la banca non vede. Le spese in contanti, le vendite a credito non ancora incassate e le fatture dei fornitori non ancora pagate.
5. Chiuda ogni mese prima di passare al successivo. Riconcili la banca, controlli il bilancio di verifica e, quando tutto quadra, consideri chiuso il mese.
6. Segni ciò che manca. Se manca una fattura, lo annoti e la chieda al fornitore; se manca un estratto conto, lo chieda alla banca. Non inventi la cifra.
7. Raggiunto il presente, fissi un appuntamento settimanale. Un'ora ogni venerdì basta perché il cassetto non torni a riempirsi.

Quanto tempo ci vuole

Dipende dal numero di movimenti, non dal numero di mesi. Il primo mese è il più lento, perché obbliga a decidere come si registra ogni tipo di operazione; i mesi successivi ripetono quelle decisioni e vanno molto più veloci. Se il volume è molto alto o ci sono adempimenti fiscali scaduti, conviene chiedere aiuto al commercialista fin dall'inizio.

Che cosa conviene evitare

• Un'unica scrittura di «rettifica di sei mesi» che nessuno saprà spiegare dopo.
• Saltare dei mesi per arrivare prima al presente: ogni mese dipende dai saldi del precedente.
• Inventare o arrotondare cifre per far quadrare qualcosa. Una differenza non spiegata è un'informazione; una cifra inventata è un errore nascosto.
• Dimenticare i soldi personali: se l'impresa ha pagato spese personali, le registri come prelevamenti del titolare, non come costi.

Le tre settimane di Paola

Paola ha bloccato tre sabati in agenda. Il primo l'ha dedicato a ordinare le carte per mese e a inserire i saldi di apertura; registrare gennaio le ha preso tutta la mattina. Febbraio la metà del tempo. Il secondo sabato ha chiuso marzo, aprile e maggio; il terzo, giugno e la riconciliazione finale. Mancavano due fatture di un fornitore, arrivate per posta elettronica il martedì.

Ha consegnato i libri al commercialista con due giorni di margine. Da allora, il venerdì alle cinque, Paola registra la settimana. Le serve meno di un'ora e, dice, è l'ora più tranquilla della sua settimana.

Dove entra Aconta Online

Aconta Online le permette di inserire i saldi di apertura e di registrare le scritture con la data in cui è avvenuta ogni operazione, mese per mese. Ogni scrittura che non quadra viene rifiutata all'istante, il bilancio di verifica si aggiorna da solo e, quando un mese è controllato, lei lo chiude perché nulla lo modifichi in seguito. La prima impresa è gratuita, senza carta.