Una differenza di 270
Davide Ferri ha una ferramenta da undici anni e tiene da solo i libri, in un foglio di calcolo che conosce a memoria. È l'ultimo giorno del mese. Somma la colonna del dare: 48.620. Somma quella dell'avere: 48.350. Mancano 270, e non sa dove.
Ricontrolla le scritture della prima settimana, poi quelle della seconda. Alle undici di sera ha ripassato duecento movimenti e la differenza è sempre lì, intatta, come un sassolino nella scarpa. Allora si ricorda di una cosa che gli aveva insegnato una professoressa di ragioneria tanti anni prima: prima di cercare, faccia due conti con la differenza.
Che cosa rileva il bilancio di verifica e che cosa no
Il bilancio di verifica confronta la somma di tutti i saldi in dare con quella di tutti i saldi in avere. Se non sono uguali, c'è di sicuro un errore. Ma se lo sono, questo non prova che non ce ne siano.
| Il bilancio di verifica rileva | Il bilancio di verifica non rileva |
|---|---|
| Una scrittura in cui dare e avere non coincidono | Una scrittura mai registrata |
| Un importo riportato a mastro su un lato solo | Una scrittura registrata due volte |
| Una somma sbagliata | Un importo nel conto sbagliato, sul lato giusto |
| Una cifra scritta diversa in dare e in avere | Lo stesso importo sbagliato su entrambi i lati |
Cinque indizi per trovare la differenza
- Rifaccia la somma. Sembra ovvio, ma l'errore sta nella somma più spesso di quanto si creda.
- Cerchi la differenza esatta. Un importo uguale alla differenza è spesso una riga mancante: una scrittura con il dare e senza l'avere.
- Divida per due. Se una cifra è finita sul lato sbagliato, la differenza è il doppio di quella cifra. Con 270, cerchi un 135.
- Divida per nove. Se la differenza è divisibile per 9 senza resto, sospetti due cifre invertite (4.350 scritto 4.530 lascia 180) o una virgola spostata (300 scritto 30 lascia 270).
- Confronti con il mese precedente. Un conto il cui saldo è cambiato molto più del solito è un buon punto di partenza.
L'errore di Davide
Davide divide 270 per 2: 135. Nessun 135 da nessuna parte. Divide 270 per 9: 30, esatto. Cerca allora un 30 che doveva essere 300, o un 300 che doveva essere 30. Lo trova in due minuti: un acquisto di viti da 300 euro, addebitato al magazzino per 300 e accreditato alla cassa per 30. Uno zero rimasto sulla tastiera.
Quella sera Davide impara due cose. La prima: l'aritmetica trova in pochi minuti quello che l'occhio non trova in ore. La seconda: l'errore non avrebbe dovuto poter entrare. Una scrittura con 300 in dare e 30 in avere non quadra, e un sistema in partita doppia l'avrebbe rifiutata all'istante.
Gli errori che il bilancio di verifica non vede
Il mese dopo Davide tiene già i libri in un sistema che rifiuta le scritture squadrate, e il suo bilancio di verifica quadra sempre. Ma questo non lo rende infallibile. Per gli errori che non alterano i totali, questi controlli funzionano:
- Riconcili la banca ogni mese: una scrittura omessa o duplicata di solito emerge come differenza con l'estratto conto.
- Controlli i saldi normali: una cassa con saldo in avere o un costo con saldo in avere sono impossibili e rivelano un lato o un conto sbagliati.
- Confronti ogni conto con lo stesso mese dell'anno precedente e chieda il perché di ogni salto grande.
- Conti il magazzino e lo confronti con ciò che dicono i libri.
Così Davide ha trovato il secondo errore: l'affitto del negozio, 1.000 euro, registrato nel conto dell'energia elettrica. Il bilancio di verifica quadrava, ma la bolletta della luce del mese sembrava quella di una fabbrica.
Come correggere una scrittura senza cancellare nulla
Una scrittura registrata non si cancella né si sovrascrive. Si corregge con uno storno, cioè la stessa scrittura con i lati invertiti, e poi si registra la scrittura corretta. Tutte e tre restano nel libro giornale e chiunque può seguire quanto è accaduto.
| Scrittura | Dare | Avere | Importo |
|---|---|---|---|
| Originale, errata | Energia elettrica | Cassa | 1.000 |
| Storno | Cassa | Energia elettrica | 1.000 |
| Scrittura corretta | Affitti passivi | Cassa | 1.000 |
Cancellare sarebbe stato più veloce, ma un libro che si può cancellare è un libro di cui nessuno può fidarsi: né il commercialista, né la banca, né lei fra un anno.
Dove entra Aconta Online
Aconta Online rifiuta qualsiasi scrittura in cui dare e avere non coincidono, quindi la differenza di 270 non arriva nemmeno a esistere. Non modifica mai una scrittura registrata: la annulla con uno storno e le conserva entrambe, con la data e la persona che ha fatto ciascuna. Il bilancio di verifica è sempre aggiornato, e il glossario spiega il saldo normale di ogni tipo di conto, così da notare a colpo d'occhio ciò che non torna. La prima impresa è gratuita, senza carta.
Domande frequenti
Perché il mio bilancio di verifica non quadra?
Quasi sempre per una scrittura in cui dare e avere non coincidono, un importo riportato a mastro su un lato solo o una somma sbagliata. Divida la differenza per 2 e per 9 per orientare la ricerca.
Che cosa significa se la differenza è divisibile per 9?
Che probabilmente ci sono due cifre invertite, come 54 scritto 45, o una virgola spostata, come 300 scritto 30. Entrambi i casi lasciano una differenza multipla di 9.
Si può cancellare una scrittura contabile sbagliata?
Non va cancellata. Si registra uno storno con i lati invertiti e poi la scrittura corretta, così che tutta la storia resti nel libro giornale.
Se il bilancio di verifica quadra, i miei libri sono corretti?
Non necessariamente. Il bilancio di verifica non vede una scrittura omessa, una duplicata né un importo nel conto sbagliato. Per questo servono la riconciliazione bancaria, il controllo dei saldi e la conta del magazzino.