Eine Differenz von 270
Daniel Hoffmann führt seit elf Jahren eine Eisenwarenhandlung und macht die Buchhaltung selbst, in einer Tabelle, die er auswendig kennt. Es ist der letzte Tag des Monats. Er addiert die Sollspalte: 48.620. Die Habenspalte: 48.350. Es fehlen 270, und er weiß nicht, wo.
Er prüft die Buchungen der ersten Woche, dann die der zweiten. Um elf Uhr abends ist er zweihundert Vorgänge durchgegangen, und die Differenz ist immer noch da, unverändert, wie ein Stein im Schuh. Da erinnert er sich an einen Rat einer Buchhaltungslehrerin von vor vielen Jahren: Bevor Sie suchen, rechnen Sie mit der Differenz.
Was die Saldenliste erkennt und was nicht
Die Saldenliste vergleicht die Summe aller Sollsalden mit der Summe aller Habensalden. Weichen sie ab, gibt es sicher einen Fehler. Stimmen sie überein, beweist das aber nicht, dass es keinen gibt.
| Die Saldenliste erkennt | Die Saldenliste erkennt nicht |
|---|---|
| Eine Buchung, bei der Soll und Haben abweichen | Eine Buchung, die nie erfasst wurde |
| Einen Betrag, der nur auf einer Seite ins Hauptbuch übertragen wurde | Eine doppelt erfasste Buchung |
| Eine falsche Summe | Einen Betrag auf dem falschen Konto, auf der richtigen Seite |
| Eine Zahl, die im Soll anders steht als im Haben | Denselben falschen Betrag auf beiden Seiten |
Fünf Hinweise, um die Differenz zu finden
- Addieren Sie neu. Es klingt banal, aber der Fehler steckt öfter in der Summe, als man denkt.
- Suchen Sie die genaue Differenz. Ein Betrag in Höhe der Differenz ist oft eine fehlende Zeile: eine Buchung mit Soll, aber ohne Haben.
- Teilen Sie durch zwei. Steht ein Betrag auf der falschen Seite, ist die Differenz doppelt so groß wie dieser Betrag. Bei 270 suchen Sie eine 135.
- Teilen Sie durch neun. Ist die Differenz ohne Rest durch 9 teilbar, vermuten Sie zwei vertauschte Ziffern (4.350 als 4.530 geschrieben ergibt 180) oder ein verrutschtes Komma (300 als 30 geschrieben ergibt 270).
- Vergleichen Sie mit dem Vormonat. Ein Konto, dessen Saldo sich viel stärker als üblich verändert hat, ist ein guter Startpunkt.
Daniels Fehler
Daniel teilt 270 durch 2: 135. Nirgends eine 135. Er teilt 270 durch 9: genau 30. Also sucht er eine 30, die 300 hätte sein sollen, oder eine 300, die 30 hätte sein sollen. Er findet sie in zwei Minuten: ein Einkauf von Schrauben für 300 Euro, im Soll auf Vorräte mit 300 gebucht und im Haben auf Kasse mit 30. Eine Null, die auf der Tastatur geblieben war.
An diesem Abend lernt Daniel zwei Dinge. Erstens: Arithmetik findet in Minuten, was das Auge in Stunden nicht findet. Zweitens: Der Fehler hätte nie hineinkommen dürfen. Eine Buchung mit 300 im Soll und 30 im Haben geht nicht auf, und ein System mit doppelter Buchführung hätte sie sofort zurückgewiesen.
Die Fehler, die die Saldenliste nicht sieht
Im nächsten Monat führt Daniel seine Bücher in einem System, das unausgeglichene Buchungen zurückweist, und seine Saldenliste geht immer auf. Unfehlbar wird sie dadurch nicht. Für Fehler, die die Summen nicht verändern, helfen diese Prüfungen:
- Stimmen Sie jeden Monat die Bank ab: Eine fehlende oder doppelte Buchung zeigt sich meist als Differenz zum Kontoauszug.
- Prüfen Sie die Normalsalden: Eine Kasse mit Habensaldo oder ein Aufwandskonto mit Habensaldo sind unmöglich und verraten eine falsche Seite oder ein falsches Konto.
- Vergleichen Sie jedes Konto mit demselben Monat des Vorjahres und fragen Sie nach jedem großen Sprung.
- Zählen Sie den Lagerbestand und vergleichen Sie ihn mit den Büchern.
So fand Daniel seinen zweiten Fehler: die Ladenmiete, 1.000 Euro, gebucht auf das Stromkonto. Die Saldenliste ging auf, aber die Stromrechnung des Monats sah aus wie die einer Fabrik.
Wie man eine Buchung korrigiert, ohne etwas zu löschen
Eine erfasste Buchung wird weder gelöscht noch überschrieben. Sie wird mit einer Stornobuchung korrigiert, also derselben Buchung mit vertauschten Seiten, und danach wird die richtige Buchung erfasst. Alle drei bleiben im Journal, und jeder kann nachvollziehen, was geschehen ist.
| Buchung | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| Ursprünglich, falsch | Strom | Kasse | 1.000 |
| Stornobuchung | Kasse | Strom | 1.000 |
| Richtige Buchung | Mietaufwand | Kasse | 1.000 |
Löschen wäre schneller gewesen, aber einem Buch, das man löschen kann, kann niemand vertrauen: nicht die Steuerberatung, nicht die Bank und nicht Sie selbst in einem Jahr.
Wo Aconta Online ins Spiel kommt
Aconta Online weist jede Buchung zurück, bei der Soll und Haben nicht übereinstimmen, die Differenz von 270 entsteht also gar nicht erst. Es ändert nie eine erfasste Buchung: Es hebt sie mit einer Stornobuchung auf und bewahrt beide, mit Datum und der Person, die sie jeweils erfasst hat. Die Saldenliste ist immer aktuell, und das Glossar erklärt den Normalsaldo jeder Kontenart, damit Sie auf einen Blick sehen, was nicht passt. Das erste Unternehmen ist kostenlos, ohne Karte.
Häufige Fragen
Warum geht meine Saldenliste nicht auf?
Fast immer wegen einer Buchung, bei der Soll und Haben abweichen, eines Betrags, der nur auf einer Seite ins Hauptbuch übertragen wurde, oder einer falschen Summe. Teilen Sie die Differenz durch 2 und durch 9, um die Suche einzugrenzen.
Was bedeutet es, wenn die Differenz durch 9 teilbar ist?
Dass wahrscheinlich zwei Ziffern vertauscht sind, etwa 54 als 45, oder ein Komma verrutscht ist, etwa 300 als 30. Beides ergibt eine Differenz, die ein Vielfaches von 9 ist.
Kann man eine falsche Buchung löschen?
Sie sollte nicht gelöscht werden. Man erfasst eine Stornobuchung mit vertauschten Seiten und danach die richtige Buchung, damit die ganze Geschichte im Journal bleibt.
Wenn die Saldenliste aufgeht, sind meine Bücher dann richtig?
Nicht unbedingt. Die Saldenliste sieht keine fehlende Buchung, keine doppelte und keinen Betrag auf dem falschen Konto. Dafür gibt es die Bankabstimmung, die Prüfung der Salden und die Inventur.