Μια διαφορά 270
Ο Δημήτρης Αντωνίου έχει σιδηροπωλείο εδώ και έντεκα χρόνια και κρατά ο ίδιος τα βιβλία, σε ένα υπολογιστικό φύλλο που ξέρει απέξω. Είναι η τελευταία μέρα του μήνα. Αθροίζει τη στήλη της χρέωσης: 48.620. Της πίστωσης: 48.350. Λείπουν 270, και δεν ξέρει πού.
Ελέγχει τις εγγραφές της πρώτης εβδομάδας, μετά της δεύτερης. Στις έντεκα το βράδυ έχει περάσει διακόσιες κινήσεις και η διαφορά είναι ακόμη εκεί, ανέγγιχτη, σαν πετραδάκι στο παπούτσι. Τότε θυμάται κάτι που του είχε πει μια καθηγήτρια λογιστικής πριν από χρόνια: πριν ψάξετε, κάντε λογαριασμούς με τη διαφορά.
Τι εντοπίζει το ισοζύγιο και τι όχι
Το ισοζύγιο συγκρίνει το άθροισμα όλων των χρεωστικών υπολοίπων με το άθροισμα όλων των πιστωτικών. Αν δεν είναι ίσα, σίγουρα υπάρχει λάθος. Αν όμως είναι ίσα, αυτό δεν αποδεικνύει ότι λάθος δεν υπάρχει.
| Το ισοζύγιο εντοπίζει | Το ισοζύγιο δεν εντοπίζει |
|---|---|
| Εγγραφή με διαφορετική χρέωση και πίστωση | Εγγραφή που δεν καταχωρίστηκε ποτέ |
| Ποσό που μεταφέρθηκε στο καθολικό μόνο από τη μία πλευρά | Εγγραφή καταχωρισμένη δύο φορές |
| Λάθος άθροισμα | Ποσό σε λάθος λογαριασμό, στη σωστή πλευρά |
| Αριθμό γραμμένο αλλιώς στη χρέωση και αλλιώς στην πίστωση | Το ίδιο λάθος ποσό και στις δύο πλευρές |
Πέντε ενδείξεις για να βρείτε τη διαφορά
- Αθροίστε ξανά. Ακούγεται αυτονόητο, αλλά το λάθος βρίσκεται στο άθροισμα πιο συχνά απ' όσο νομίζουμε.
- Αναζητήστε την ακριβή διαφορά. Ένα ποσό ίσο με τη διαφορά είναι συχνά μια γραμμή που λείπει: εγγραφή με χρέωση χωρίς πίστωση.
- Διαιρέστε με το δύο. Αν ένα ποσό μπήκε στη λάθος πλευρά, η διαφορά είναι διπλάσια από το ποσό. Με 270, ψάξτε για 135.
- Διαιρέστε με το εννέα. Αν η διαφορά διαιρείται ακριβώς με το 9, υποψιαστείτε δύο αντεστραμμένα ψηφία (4.350 γραμμένο 4.530 αφήνει 180) ή μετατοπισμένη υποδιαστολή (300 γραμμένο 30 αφήνει 270).
- Συγκρίνετε με τον προηγούμενο μήνα. Ένας λογαριασμός με πολύ μεγαλύτερη μεταβολή απ' ό,τι συνήθως είναι καλό σημείο εκκίνησης.
Το λάθος του Δημήτρη
Ο Δημήτρης διαιρεί το 270 με το 2: 135. Πουθενά 135. Διαιρεί το 270 με το 9: ακριβώς 30. Ψάχνει λοιπόν ένα 30 που έπρεπε να είναι 300 ή ένα 300 που έπρεπε να είναι 30. Το βρίσκει σε δύο λεπτά: μια αγορά βιδών 300 ευρώ, χρεωμένη στα αποθέματα με 300 και πιστωμένη στο ταμείο με 30. Ένα μηδενικό που έμεινε στο πληκτρολόγιο.
Εκείνο το βράδυ ο Δημήτρης μαθαίνει δύο πράγματα. Πρώτον, η αριθμητική βρίσκει σε λίγα λεπτά ό,τι το μάτι δεν βρίσκει σε ώρες. Δεύτερον, το λάθος δεν έπρεπε καν να μπει: μια εγγραφή με 300 στη χρέωση και 30 στην πίστωση δεν ισοσκελίζεται, και ένα σύστημα διπλογραφίας θα την είχε απορρίψει αμέσως.
Τα λάθη που δεν βλέπει το ισοζύγιο
Τον επόμενο μήνα ο Δημήτρης κρατά πια τα βιβλία του σε σύστημα που απορρίπτει τις μη ισοσκελισμένες εγγραφές, και το ισοζύγιό του ισοσκελίζεται πάντα. Αυτό όμως δεν το κάνει αλάνθαστο. Για τα λάθη που δεν αλλάζουν τα σύνολα, βοηθούν οι εξής έλεγχοι:
- Συμφωνείτε την τράπεζα κάθε μήνα: μια εγγραφή που λείπει ή είναι διπλή συνήθως εμφανίζεται ως διαφορά με το αντίγραφο κίνησης.
- Ελέγχετε τα κανονικά υπόλοιπα: ταμείο με πιστωτικό υπόλοιπο ή λογαριασμός εξόδων με πιστωτικό υπόλοιπο είναι αδύνατα και προδίδουν λάθος πλευρά ή λάθος λογαριασμό.
- Συγκρίνετε κάθε λογαριασμό με τον ίδιο μήνα της προηγούμενης χρονιάς και ρωτήστε για κάθε μεγάλο άλμα.
- Μετρήστε το απόθεμα και συγκρίνετέ το με ό,τι λένε τα βιβλία.
Έτσι βρήκε ο Δημήτρης το δεύτερο λάθος του: το ενοίκιο του καταστήματος, 1.000 ευρώ, είχε καταχωριστεί στον λογαριασμό ηλεκτρικού ρεύματος. Το ισοζύγιο ισοσκελιζόταν, αλλά ο λογαριασμός του ρεύματος εκείνου του μήνα έμοιαζε με εργοστασίου.
Πώς διορθώνεται μια εγγραφή χωρίς να σβηστεί τίποτα
Μια καταχωρισμένη εγγραφή δεν σβήνεται ούτε αντικαθίσταται. Διορθώνεται με αντιλογισμό, δηλαδή την ίδια εγγραφή με αντεστραμμένες πλευρές, και στη συνέχεια καταχωρίζεται η σωστή. Και οι τρεις μένουν στο ημερολόγιο και ο καθένας μπορεί να δει τι συνέβη.
| Εγγραφή | Χρέωση | Πίστωση | Ποσό |
|---|---|---|---|
| Αρχική, λανθασμένη | Ηλεκτρικό ρεύμα | Ταμείο | 1.000 |
| Αντιλογισμός | Ταμείο | Ηλεκτρικό ρεύμα | 1.000 |
| Σωστή εγγραφή | Ενοίκια | Ταμείο | 1.000 |
Το σβήσιμο θα ήταν πιο γρήγορο, αλλά σε ένα βιβλίο που σβήνεται δεν μπορεί να εμπιστευτεί κανείς: ούτε ο λογιστής, ούτε η τράπεζα, ούτε εσείς οι ίδιοι σε έναν χρόνο.
Πού μπαίνει το Aconta Online
Το Aconta Online απορρίπτει κάθε εγγραφή της οποίας η χρέωση και η πίστωση δεν συμφωνούν, οπότε η διαφορά των 270 δεν δημιουργείται καν. Δεν τροποποιεί ποτέ καταχωρισμένη εγγραφή: την ακυρώνει με αντιλογισμό και κρατά και τις δύο, με την ημερομηνία και το πρόσωπο που έκανε την καθεμία. Το ισοζύγιο είναι πάντα ενημερωμένο, και το γλωσσάριο εξηγεί το κανονικό υπόλοιπο κάθε είδους λογαριασμού, ώστε να βλέπετε με μια ματιά ό,τι δεν ταιριάζει. Η πρώτη εταιρεία είναι δωρεάν, χωρίς κάρτα.
Συχνές ερωτήσεις
Γιατί δεν ισοσκελίζεται το ισοζύγιό μου;
Σχεδόν πάντα λόγω εγγραφής με διαφορετική χρέωση και πίστωση, ποσού που μεταφέρθηκε στο καθολικό μόνο από τη μία πλευρά ή λάθους στο άθροισμα. Διαιρέστε τη διαφορά με το 2 και με το 9 για να στενέψετε την αναζήτηση.
Τι σημαίνει όταν η διαφορά διαιρείται με το 9;
Ότι πιθανότατα έχουν αντιστραφεί δύο ψηφία, όπως 54 γραμμένο 45, ή έχει μετατοπιστεί η υποδιαστολή, όπως 300 γραμμένο 30. Και στις δύο περιπτώσεις η διαφορά είναι πολλαπλάσιο του 9.
Μπορεί να σβηστεί μια λανθασμένη εγγραφή;
Δεν πρέπει να σβηστεί. Καταχωρίζεται αντιλογισμός με αντεστραμμένες πλευρές και μετά η σωστή εγγραφή, ώστε όλη η ιστορία να μένει στο ημερολόγιο.
Αν το ισοζύγιο ισοσκελίζεται, είναι σωστά τα βιβλία μου;
Όχι απαραίτητα. Το ισοζύγιο δεν βλέπει μια εγγραφή που λείπει, μια διπλή ή ένα ποσό σε λάθος λογαριασμό. Γι' αυτό υπάρχουν η συμφωνία τράπεζας, ο έλεγχος υπολοίπων και η απογραφή.