Buchhaltung nachholen: wie Sie Ihre Bücher Schritt für Schritt aufholen, ohne den Überblick zu verlieren

Sechs Monate in einer Schublade

Julia Schulz leitet ein Designstudio mit zwei Mitarbeitenden. Es läuft gut: so gut, dass sie in den letzten sechs Monaten keinen einzigen Nachmittag für die Buchhaltung hatte. Die Ausgangsrechnungen liegen in ihrem Postfach, die Lieferantenrechnungen in einem Ordner, die Taxi- und Bürobedarfsbelege in einer Schublade, die nicht mehr schließt.

An einem Montag schreibt ihr Steuerberater: Er braucht die Bücher in drei Wochen auf dem aktuellen Stand, um die Jahreserklärung vorzubereiten. Julia öffnet die Schublade, schaut eine Weile hinein und schließt sie wieder. Sie weiß nicht, womit sie beginnen könnte, und genau deshalb hat sie nie angefangen.

Warum sich das ansammelt

Kaum jemand gerät aus Nachlässigkeit in Rückstand. Man gerät in Rückstand, weil die Arbeit für Kunden immer dringender wirkt, weil eine Woche zu buchen nach wenig klingt und sechs Monate nach unmöglich, und weil das Öffnen der Schublade Angst macht vor dem, was man finden könnte. Der Rückstand nährt sich selbst: Je größer er wird, desto schwerer fällt der Anfang. Deshalb liegt der Ausweg nicht in mehr Willenskraft, sondern in einem Plan.

Bevor Sie anfangen, legen Sie das bereit

• Die Kontoauszüge aller rückständigen Monate, als PDF oder auf Papier.
• Die Rechnungen an Kunden und die Rechnungen von Lieferanten.
• Die Belege für Ausgaben, die bar oder mit Karte bezahlt wurden.
• Die Verträge über Kredite, Mieten und Anschaffungen.
• Die letzte abgeschlossene Bilanz oder wenigstens die Salden, mit denen der Zeitraum begann.

Der Plan in sieben Schritten

1. Legen Sie den Startpunkt fest. Wählen Sie das Datum, ab dem Sie buchen, und notieren Sie den Eröffnungssaldo jedes Kontos: Kasse, Bank, Kunden, Lieferanten, Kredite und Kapital.
2. Sortieren Sie nach Monaten. Ein Umschlag oder ein Ordner pro Monat. Buchen Sie noch nichts.
3. Nehmen Sie die Bank als Rückgrat. Jede Zeile des Kontoauszugs ist eine Buchung: ein Zahlungseingang, eine Zahlung, eine Gebühr. Beginnen Sie dort, denn die Bank vergisst nichts.
4. Ergänzen Sie, was die Bank nicht sieht. Barausgaben, noch nicht bezahlte Kundenrechnungen und noch nicht beglichene Lieferantenrechnungen.
5. Schließen Sie jeden Monat ab, bevor Sie weitergehen. Stimmen Sie die Bank ab, prüfen Sie die Saldenliste und betrachten Sie den Monat als abgeschlossen, wenn alles aufgeht.
6. Markieren Sie, was fehlt. Fehlt eine Rechnung, notieren Sie das und fordern Sie sie beim Lieferanten an; fehlt ein Kontoauszug, bei der Bank. Erfinden Sie keine Zahl.
7. In der Gegenwart angekommen, legen Sie einen festen Wochentermin fest. Eine Stunde jeden Freitag genügt, damit sich die Schublade nicht wieder füllt.

Wie lange es dauert

Das hängt von der Zahl der Vorgänge ab, nicht von der Zahl der Monate. Der erste Monat ist der langsamste, weil Sie entscheiden müssen, wie jede Art von Vorgang gebucht wird; die folgenden wiederholen diese Entscheidungen und gehen viel schneller. Ist das Volumen sehr groß oder sind steuerliche Pflichten überfällig, holen Sie Ihre Steuerberatung von Anfang an dazu.

Was Sie vermeiden sollten

• Eine einzige Buchung „Korrektur sechs Monate“, die später niemand erklären kann.
• Monate überspringen, um schneller in der Gegenwart zu sein: Jeder Monat hängt von den Salden des vorherigen ab.
• Zahlen erfinden oder runden, damit etwas aufgeht. Eine unerklärte Differenz ist eine Information; eine erfundene Zahl ist ein versteckter Fehler.
• Das private Geld vergessen: Hat das Geschäft private Ausgaben bezahlt, buchen Sie sie als Privatentnahmen, nicht als Aufwand.

Julias drei Wochen

Julia blockte drei Samstage in ihrem Kalender. Am ersten sortierte sie die Unterlagen nach Monaten und erfasste die Eröffnungssalden; den Januar zu buchen kostete sie den ganzen Vormittag. Der Februar die Hälfte davon. Am zweiten Samstag schloss sie März, April und Mai ab, am dritten Juni und die letzte Bankabstimmung. Zwei Rechnungen eines Lieferanten fehlten; sie kamen am Dienstag per E-Mail.

Sie übergab die Bücher ihrem Steuerberater mit zwei Tagen Vorsprung. Seitdem bucht Julia freitags um fünf die Woche. Es dauert weniger als eine Stunde und ist, sagt sie, die ruhigste Stunde ihrer Woche.

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Mit Aconta Online erfassen Sie die Eröffnungssalden und buchen jeden Vorgang mit dem Datum, an dem er stattfand, Monat für Monat. Jede Buchung, die nicht aufgeht, wird sofort zurückgewiesen, die Saldenliste aktualisiert sich von selbst, und wenn ein Monat geprüft ist, schließen Sie ihn ab, damit ihn nichts mehr ändert. Das erste Unternehmen ist kostenlos, ohne Karte.