Comptabilité en retard : comment la rattraper étape par étape, sans perdre pied

Six mois dans un tiroir

Pauline Lambert dirige un studio de design avec deux collaborateurs. Les affaires vont bien : si bien qu'en six mois elle n'a pas eu un seul après-midi pour la comptabilité. Les factures émises sont dans sa messagerie, celles des fournisseurs dans un dossier, les reçus de taxi et de papeterie dans un tiroir qui ne ferme plus.

Un lundi, son comptable lui écrit : il lui faut les livres à jour dans trois semaines pour préparer la déclaration annuelle. Pauline ouvre le tiroir, le regarde un moment et le referme. Elle ne sait pas par où commencer, et c'est exactement pour cela qu'elle n'a jamais commencé.

Pourquoi le retard s'accumule

Presque personne ne prend du retard par négligence. On en prend parce que le travail pour les clients paraît toujours plus urgent, parce qu'enregistrer une semaine semble peu de chose et enregistrer six mois semble impossible, et parce qu'ouvrir le tiroir fait peur. Le retard se nourrit de lui-même : plus il grandit, plus il est difficile de s'y mettre. C'est pourquoi la solution n'est pas plus de volonté, mais un plan.

Avant de commencer, réunissez ceci

• Les relevés bancaires de chaque mois en retard, en PDF ou sur papier.
• Les factures émises aux clients et celles reçues des fournisseurs.
• Les reçus des dépenses payées en espèces ou par carte.
• Les contrats de prêt, de location et d'achat de matériel.
• Le dernier bilan clôturé ou, au moins, les soldes avec lesquels la période a commencé.

Le plan en sept étapes

1. Fixez le point de départ. Choisissez la date à partir de laquelle vous enregistrez et notez le solde d'ouverture de chaque compte : caisse, banque, clients, fournisseurs, emprunts et capital.
2. Classez par mois. Une enveloppe ou un dossier par mois. N'enregistrez encore rien.
3. Faites de la banque la colonne vertébrale. Chaque ligne du relevé est une écriture : un encaissement, un paiement, des frais. Commencez par là, car la banque n'oublie rien.
4. Complétez avec ce que la banque ne voit pas. Les dépenses en espèces, les ventes à crédit pas encore encaissées et les factures de fournisseurs pas encore payées.
5. Clôturez chaque mois avant de passer au suivant. Rapprochez la banque, revoyez la balance de vérification et, quand tout s'équilibre, considérez le mois comme clos.
6. Notez ce qui manque. S'il manque une facture, notez-le et demandez-la au fournisseur ; s'il manque un relevé, demandez-le à la banque. N'inventez pas le chiffre.
7. Une fois à jour, fixez un rendez-vous hebdomadaire. Une heure chaque vendredi suffit pour que le tiroir ne se remplisse plus.

Combien de temps cela prend

Cela dépend du nombre de mouvements, pas du nombre de mois. Le premier mois est le plus lent, car il oblige à décider comment enregistrer chaque type d'opération ; les suivants reprennent ces décisions et vont beaucoup plus vite. Si le volume est très élevé ou si des obligations fiscales sont échues, demandez l'aide de votre comptable dès le départ.

Ce qu'il vaut mieux éviter

• Une écriture unique d'« ajustement sur six mois » que personne ne saura expliquer ensuite.
• Sauter des mois pour arriver plus vite au présent : chaque mois dépend des soldes du précédent.
• Inventer ou arrondir des chiffres pour que tout s'équilibre. Un écart inexpliqué est une information ; un chiffre inventé est une erreur cachée.
• Oublier l'argent personnel : si l'entreprise a payé des dépenses personnelles, enregistrez-les comme prélèvements de l'exploitant, pas comme charges.

Les trois semaines de Pauline

Pauline a bloqué trois samedis dans son agenda. Le premier, elle a classé ses papiers par mois et saisi les soldes d'ouverture ; enregistrer janvier lui a pris toute la matinée. Février, moitié moins. Le deuxième samedi, elle a clôturé mars, avril et mai ; le troisième, juin et le rapprochement final. Il manquait deux factures d'un fournisseur, arrivées par courriel le mardi.

Elle a remis les livres à son comptable avec deux jours d'avance. Depuis, le vendredi à dix-sept heures, Pauline enregistre la semaine. Cela lui prend moins d'une heure et, dit-elle, c'est l'heure la plus tranquille de sa semaine.

Où intervient Aconta Online

Aconta Online vous permet de saisir les soldes d'ouverture et d'enregistrer les écritures à la date où chaque opération a eu lieu, mois par mois. Chaque écriture déséquilibrée est refusée sur-le-champ, la balance de vérification se met à jour toute seule et, quand un mois est contrôlé, vous le clôturez pour que rien ne le modifie ensuite. La première entreprise est gratuite, sans carte.