Contabilidade atrasada: como colocar em dia, passo a passo, sem perder a cabeça

Seis meses em uma gaveta

Paula Ribeiro dirige um estúdio de design com dois colaboradores. O negócio vai bem: tão bem que nos últimos seis meses ela não teve uma única tarde para a contabilidade. As notas emitidas estão no e-mail, as dos fornecedores em uma pasta, os recibos de táxi e papelaria em uma gaveta que já não fecha.

Numa segunda-feira o contador escreve: precisa dos livros em dia em três semanas para preparar a declaração anual. Paula abre a gaveta, olha por um tempo e fecha de novo. Não sabe por onde começar, e é exatamente por isso que nunca começou.

Por que acumula

Quase ninguém atrasa por descuido. Atrasa porque o trabalho com clientes sempre parece mais urgente, porque registrar uma semana parece pouco e registrar seis meses parece impossível, e porque abrir a gaveta dá medo do que se pode encontrar. O atraso se alimenta de si mesmo: quanto maior, mais difícil começar. Por isso a saída não é mais força de vontade, e sim um plano.

Antes de começar, reúna isto

• Os extratos bancários de cada mês atrasado, em PDF ou em papel.
• As notas emitidas para clientes e as recebidas de fornecedores.
• Os recibos de despesas pagas em dinheiro ou no cartão.
• Os contratos de empréstimos, aluguéis e compras de equipamentos.
• O último balanço patrimonial encerrado ou, pelo menos, os saldos com que o período começou.

O plano em sete passos

1. Defina o ponto de partida. Escolha a data a partir da qual vai registrar e anote os saldos de abertura de cada conta: caixa, banco, clientes, fornecedores, empréstimos e capital.
2. Organize por mês. Um envelope ou uma pasta por mês. Não registre nada ainda.
3. Use o banco como coluna vertebral. Cada linha do extrato é um lançamento: um recebimento, um pagamento, uma tarifa. Comece por aí, porque o banco não esquece nada.
4. Complete com o que o banco não vê. As despesas em dinheiro, as vendas a prazo ainda não recebidas e as notas de fornecedores ainda não pagas.
5. Feche cada mês antes de passar ao seguinte. Concilie o banco, revise o balancete e, quando tudo fechar, dê o mês por encerrado.
6. Marque o que falta. Se faltar uma nota, anote e peça ao fornecedor; se faltar um extrato, peça ao banco. Não invente o valor.
7. Ao chegar ao presente, marque um horário semanal. Uma hora toda sexta-feira basta para que a gaveta não volte a encher.

Quanto tempo leva

Depende do número de movimentos, não do número de meses. O primeiro mês é o mais lento, porque obriga a decidir como se registra cada tipo de operação; os seguintes repetem essas decisões e andam muito mais rápido. Se o volume for muito alto ou houver obrigações fiscais vencidas, convém pedir ajuda ao seu contador desde o início.

O que convém evitar

• Um lançamento único de “ajuste de seis meses” que ninguém conseguirá explicar depois.
• Pular meses para chegar logo ao presente: cada mês depende dos saldos do anterior.
• Inventar ou arredondar valores para algo fechar. Uma diferença sem explicação é informação; um valor inventado é um erro escondido.
• Esquecer o dinheiro pessoal: se a empresa pagou despesas pessoais, registre-as como retiradas do dono, não como despesas.

As três semanas de Paula

Paula bloqueou três sábados na agenda. O primeiro ela dedicou a organizar os papéis por mês e a lançar os saldos de abertura; registrar janeiro levou a manhã inteira. Fevereiro levou metade do tempo. No segundo sábado fechou março, abril e maio; no terceiro, junho e a conciliação final. Faltavam duas notas de um fornecedor, que chegaram por e-mail na terça-feira.

Ela entregou os livros ao contador com dois dias de folga. Desde então, às sextas-feiras às cinco, Paula registra a semana. Leva menos de uma hora e, segundo ela, é a hora mais tranquila da semana.

Onde entra o Aconta Online

O Aconta Online permite lançar os saldos de abertura e registrar lançamentos com a data em que cada operação aconteceu, mês a mês. Cada lançamento que não fecha é recusado na hora, o balancete de verificação se atualiza sozinho e, quando um mês está revisado, você o fecha para que nada o altere depois. A primeira empresa é grátis, sem cartão.