บัญชีค้าง: วิธีตามทำให้ทันทีละขั้นโดยไม่ต้องตื่นตระหนก

หกเดือนในลิ้นชัก

ปาริชาติ บุญมา บริหารสตูดิโอออกแบบกับเพื่อนร่วมงานอีกสองคน งานไปได้ดี ดีจนในหกเดือนที่ผ่านมา เธอไม่มีบ่ายไหนว่างพอจะทำบัญชีเลย ใบแจ้งหนี้ที่ออกให้ลูกค้าอยู่ในอีเมล ใบแจ้งหนี้จากผู้ขายอยู่ในแฟ้ม ส่วนใบเสร็จค่าแท็กซี่และเครื่องเขียนอยู่ในลิ้นชักที่ปิดไม่ได้แล้ว

วันจันทร์หนึ่ง นักบัญชีส่งข้อความมา เขาต้องการบัญชีที่เป็นปัจจุบันภายในสามสัปดาห์เพื่อเตรียมยื่นภาษีประจำปี ปาริชาติเปิดลิ้นชัก มองอยู่ครู่หนึ่ง แล้วปิดกลับ เธอไม่รู้ว่าจะเริ่มตรงไหน และนั่นคือเหตุผลที่เธอไม่เคยเริ่มเลย

ทำไมจึงค้างสะสม

แทบไม่มีใครค้างเพราะไม่ใส่ใจ แต่ค้างเพราะงานของลูกค้าดูเร่งกว่าเสมอ เพราะการบันทึกหนึ่งสัปดาห์ดูเล็กน้อยในขณะที่หกเดือนดูเป็นไปไม่ได้ และเพราะการเปิดลิ้นชักทำให้กังวลว่าจะเจออะไร งานค้างจะพอกพูนตัวเอง ยิ่งมาก ยิ่งเริ่มยาก ทางออกจึงไม่ใช่ความมุ่งมั่นที่มากขึ้น แต่เป็นแผน

ก่อนเริ่ม เตรียมสิ่งเหล่านี้

• รายการเดินบัญชีธนาคารของทุกเดือนที่ค้าง จะเป็น PDF หรือกระดาษก็ได้
• ใบแจ้งหนี้ที่ออกให้ลูกค้า และที่ได้รับจากผู้ขาย
• ใบเสร็จค่าใช้จ่ายที่จ่ายด้วยเงินสดหรือบัตร
• สัญญาเงินกู้ สัญญาเช่า และสัญญาซื้ออุปกรณ์
• งบแสดงฐานะการเงินที่ปิดล่าสุด หรืออย่างน้อยยอดยกมาต้นงวด

แผนเจ็ดขั้นตอน

1. กำหนดจุดเริ่มต้น เลือกวันที่จะเริ่มบันทึก และจดยอดยกมาของทุกบัญชี เงินสด เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ เงินกู้ และทุน
2. แยกตามเดือน หนึ่งซองหรือหนึ่งแฟ้มต่อเดือน ยังไม่ต้องบันทึกอะไร
3. ใช้ธนาคารเป็นแกนหลัก ทุกบรรทัดในรายการเดินบัญชีคือหนึ่งรายการบัญชี ทั้งเงินรับ เงินจ่าย และค่าธรรมเนียม เริ่มจากตรงนี้ เพราะธนาคารไม่ลืมอะไรเลย
4. เติมสิ่งที่ธนาคารมองไม่เห็น ค่าใช้จ่ายเงินสด การขายเชื่อที่ยังไม่ได้รับเงิน และใบแจ้งหนี้ผู้ขายที่ยังไม่ได้จ่าย
5. ปิดทีละเดือนก่อนไปเดือนถัดไป กระทบยอดธนาคาร ตรวจงบทดลอง และเมื่อทุกอย่างลงตัวจึงถือว่าปิดเดือนนั้นแล้ว
6. จดสิ่งที่ขาด ถ้าใบแจ้งหนี้หาย ให้จดไว้และขอจากผู้ขาย ถ้ารายการเดินบัญชีหาย ให้ขอจากธนาคาร อย่าแต่งตัวเลขขึ้นมา
7. เมื่อตามทันแล้ว กำหนดเวลาประจำสัปดาห์ หนึ่งชั่วโมงทุกวันศุกร์ก็พอที่จะไม่ให้ลิ้นชักเต็มอีก

ใช้เวลานานแค่ไหน

ขึ้นอยู่กับจำนวนรายการ ไม่ใช่จำนวนเดือน เดือนแรกช้าที่สุด เพราะต้องตัดสินใจว่าจะบันทึกรายการแต่ละประเภทอย่างไร เดือนต่อ ๆ ไปเพียงทำตามการตัดสินใจเดิม จึงเร็วขึ้นมาก หากรายการมีจำนวนมากหรือมีภาระภาษีที่เลยกำหนดแล้ว ควรขอความช่วยเหลือจากนักบัญชีตั้งแต่แรก

สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง

• รายการเดียวชื่อ “ปรับปรุงหกเดือน” ที่ภายหลังไม่มีใครอธิบายได้
• ข้ามเดือนเพื่อให้ตามทันเร็วขึ้น เพราะแต่ละเดือนขึ้นกับยอดคงเหลือของเดือนก่อน
• แต่งหรือปัดตัวเลขเพื่อให้ลงตัว ผลต่างที่อธิบายไม่ได้คือข้อมูล ตัวเลขที่แต่งขึ้นคือข้อผิดพลาดที่ซ่อนอยู่
• ลืมเงินส่วนตัว ถ้าธุรกิจจ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัวไป ให้บันทึกเป็นเงินถอนของเจ้าของ ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย

สามสัปดาห์ของปาริชาติ

ปาริชาติจองวันเสาร์สามวันในปฏิทิน เสาร์แรกเธอแยกเอกสารตามเดือนและใส่ยอดยกมา การบันทึกเดือนมกราคมใช้เวลาทั้งเช้า เดือนกุมภาพันธ์ใช้เวลาครึ่งหนึ่ง เสาร์ที่สองเธอปิดเดือนมีนาคม เมษายน และพฤษภาคม เสาร์ที่สามปิดเดือนมิถุนายนและกระทบยอดธนาคารครั้งสุดท้าย ใบแจ้งหนี้สองใบจากผู้ขายรายหนึ่งหายไป และมาถึงทางอีเมลในวันอังคาร

เธอส่งบัญชีให้นักบัญชีก่อนกำหนดสองวัน ตั้งแต่นั้นทุกวันศุกร์ห้าโมงเย็น ปาริชาติจะบันทึกรายการของสัปดาห์ ใช้เวลาไม่ถึงชั่วโมง และเธอบอกว่าเป็นชั่วโมงที่สงบที่สุดของสัปดาห์

Aconta Online ช่วยได้อย่างไร

ใน Aconta Online คุณใส่ยอดยกมาต้นงวด และบันทึกรายการตามวันที่ที่เกิดขึ้นจริง ทีละเดือนได้ รายการที่ไม่ลงตัวจะถูกปฏิเสธทันที งบทดลองปรับปรุงเอง และเมื่อตรวจเดือนใดเสร็จแล้ว คุณปิดงวดได้เพื่อไม่ให้อะไรเปลี่ยนแปลงภายหลัง บริษัทแรกใช้ฟรี ไม่ต้องใช้บัตร