Een beroep met een slechte naam
In films is de boekhouder het grijze personage dat komt vertellen dat er geen budget is. In de echte geschiedenis stonden kasboeken in het middelpunt van branden, rechtszaken en schandalen die de wereld rondgingen. Deze vier verhalen zijn gedocumenteerd, en elk laat een les na die elke ondernemer maandag kan toepassen.
Het parlement dat afbrandde door kerfstokken
Eeuwenlang legde de Engelse schatkist betalingen vast op stokken van hazelaar. Elke stok kreeg kerven van verschillende grootte, al naar het bedrag, en werd in de lengte gespleten: wie betaalde, hield de ene helft, de stock, en de schatkist de andere. Om een betaling te controleren, legde men de twee helften tegen elkaar en keek of de kerven pasten. Het systeem was vrijwel niet te vervalsen.
In 1826 werd het systeem afgeschaft, en in Westminster bleven twee karrenvrachten oude stokken achter. In oktober 1834 besloot iemand ze te verbranden in de kachels onder het Hogerhuis. De kachels raakten oververhit en in de vroege avond van 16 oktober sloeg het vuur over. Die nacht brandde vrijwel het hele Palace of Westminster af; de grote middeleeuwse zaal, Westminster Hall, bleef gespaard. Het paleis dat u vandaag aan de Theems ziet, met de toren van de Big Ben, werd daarna gebouwd. Jaren later vertelde Charles Dickens het verhaal in een toespraak als voorbeeld van bureaucratische dwaasheid.
De les: ook oude registraties moeten worden beheerd. Weten wat u bewaart, hoe lang en hoe u de rest opruimt, hoort bij de boekhouding.
De gangster die over zijn boeken struikelde
Al Capone beheerste jarenlang de drankensmokkel in Chicago en kon nooit worden veroordeeld voor zijn gewelddadigste misdaden. In 1931 werd hij veroordeeld voor ontduiking van de inkomstenbelasting, tot elf jaar gevangenisstraf. De zaak werd opgebouwd door rechercheurs van het Amerikaanse ministerie van Financiën, die zijn inkomen reconstrueerden uit in beslag genomen kasboeken en uit wat hij uitgaf.
De les: geld laat sporen na, en boeken vertellen de waarheid, ook als iemand dat liever niet heeft. Boeken op orde beschermen de eerlijke zaak net zo goed als ze de oneerlijke ontmaskeren.
De verkeerde envelop bij de Oscars
Sinds 1934 telt het accountantskantoor Price Waterhouse, nu PwC, de stemmen voor de Academy Awards en bewaakt het de enveloppen met de winnaars. Bij de uitreiking van 2017 gaf een van de partners Warren Beatty en Faye Dunaway per vergissing de reserve-envelop voor beste actrice in plaats van die voor beste film. Dunaway las „La La Land” voor. De winnaar was Moonlight. De fout werd op het podium rechtgezet, voor miljoenen kijkers, terwijl het team van de andere film al feestvierde.
De les: de telling was foutloos; een controlestap faalde, bij het overhandigen van de envelop. In de boekhouding heeft een goed proces ook een goede controle bij de laatste stap nodig.
De wet die verzonnen cijfers verraadt
Neem alle facturen van een jaar en kijk alleen naar het eerste cijfer van elk bedrag. Men zou verwachten dat de 1 even vaak voorkomt als de 9. Zo is het niet: in veel echte gegevens begint ongeveer 30 % van de getallen met een 1 en minder dan 5 % met een 9. De astronoom Simon Newcomb merkte het op in 1881 en de natuurkundige Frank Benford bevestigde het in 1938 met duizenden gegevens; nu heet het de wet van Benford.
Accountants gebruiken haar om verzonnen cijfers op te sporen: wie getallen verzint, verdeelt de eerste cijfers meestal te gelijkmatig. Op zichzelf bewijst ze geen fraude, maar ze wijst aan waar men moet kijken.
Wat ze gemeen hebben
Een gespleten stok, een in beslag genomen boek, een envelop en een lijst facturen. In alle vier de verhalen besliste een registratie: haar betrouwbaarheid, haar controle of haar lot. Boekhouden is niet alleen optellen; het is vastleggen op een manier waarop anderen kunnen vertrouwen.
Waar Aconta Online in beeld komt
Aconta Online past op elke boeking de controles toe die in deze verhalen ontbraken: het weigert wat niet sluit, wijzigt nooit een vastgelegde boeking, bewaart elke correctie als tegenboeking met datum en maker, en laat u al uw gegevens downloaden wanneer u wilt. Het eerste bedrijf is gratis, zonder creditcard.
Veelgestelde vragen
Is het waar dat een brand in het Britse parlement door de boekhouding begon?
Ja. In oktober 1834 werden de kerfstokken die de schatkist niet meer gebruikte verbrand in de kachels van het Hogerhuis, en het vuur verwoestte het grootste deel van het Palace of Westminster.
Waarom werd Al Capone veroordeeld?
Voor ontduiking van de inkomstenbelasting, in 1931. Rechercheurs van het ministerie van Financiën reconstrueerden zijn inkomen uit in beslag genomen kasboeken en zijn uitgaven.
Wat is de wet van Benford?
Het is de waarneming dat in veel echte gegevens getallen die met een 1 beginnen veel vaker voorkomen dan getallen die met een 9 beginnen. Accountants gebruiken haar om mogelijk verzonnen cijfers te herkennen.